¿Quiere garantizar una transición fluida para los empleados que se van de su empresa? Sigue esta guía para entender y crear la lista de verificación perfecta para la baja laboral.
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Un proceso formal de baja puede ayudar a las empresas a retener 71% de sus empleados. Por el contrario, las empresas que no tienen una política de baja laboral solo pueden retener al 57% de sus empleados. Sin embargo, muchas empresas pasan por alto esta tarea esencial. Esto perjudica la reputación de la empresa y hace que los antiguos empleados duden en recomendarlos.
Sin embargo, tener una lista de verificación clara para la subcontratación, que abarque elementos como la tecnología, los grupos de exalumnos y un esqueleto personalizado y estandarizado, puede facilitar este proceso en gran medida. Garantiza un despido sin contratiempos del empleado, sin que se pierda ningún paso.
Esta guía lo guiará a través de todos los detalles de la baja de empleados para ayudar a su empresa a dejar una impresión duradera en los empleados que se van. Así que, ¡empecemos!
El proceso de baja de un empleado es una herramienta estructurada que ayuda a los profesionales y a la administración de recursos humanos a gestionar todos los detalles del proceso de baja. Ya sea que el empleado renuncie o que la organización decida despedirlo, una lista de verificación para la baja realmente ayuda a reducir las posibilidades de que se produzcan malentendidos.
Esta lista de verificación ayuda a reducir riesgos como las filtraciones de datos, protege la reputación de la empresa y mantiene una relación positiva con los empleados que se van. Los despidos suelen ser emocionales para los empleados, por lo que es fundamental tratar a los empleados que se van con el mismo respeto y cuidado con los que se incorporaron por primera vez.
La salida de los empleados puede resultar realmente caótica, especialmente sin un plan claro. No contar con un proceso formal de baja laboral puede dañar la reputación de la empresa, provocar interrupciones en los proyectos y poner en riesgo problemas de seguridad.
Una desvinculación mal gestionada puede costar miles de dólares en pérdida de productividad y mala gestión de los datos. Entonces, ¿por qué correr ese riesgo? Una lista de verificación para la baja puede evitar todos estos errores costosos.
Ayuda con:
Con una lista de verificación para la baja de empleados, puede asegurarse de que todos los detalles se manejen sin problemas. Dicho esto, puede revocar correctamente el acceso a sistemas sensibles para finalizar la nómina sin estrés y tener vídeos de formación para los nuevos empleados. Además, una lista de verificación estructurada puede dejar a los empleados que se van con una impresión positiva.
Descontratar a los empleados de forma positiva es muy importante tanto para la empresa como para el empleado. Así es como se ve un proceso general de baja:
Cuando un empleado decida irse, trátelo de manera profesional y con empatía. Cuando reciba la carta de renuncia, confirme la aceptación por escrito, mencione el último día hábil y los pasos a seguir. Recuerda que la renuncia puede ser emocional, así que mantén un tono de apoyo durante todo el proceso.
La comunicación abierta es clave aquí. Asegúrese de que el departamento de recursos humanos y el gerente estén de acuerdo sobre lo que viene a continuación. Analice el plan de transición y solicite la ayuda de los empleados para gestionar las tareas y los proyectos.
Al final, agradezca al empleado por su tiempo y contribución. Un simple y sincero agradecimiento puede dejar un impacto duradero.
Informar a los equipos sobre la partida de un miembro del equipo hace que las cosas sean realmente cómodas más adelante. Porque la baja laboral no es solo un trabajo de RRHH, es un esfuerzo de equipo.
Por lo tanto, las primeras personas que merecen conocer los recursos humanos, la TI y el gerente del empleado. Esto les da tiempo para prepararse para los cambios necesarios.
La notificación oportuna permite a RRHH iniciar el papeleo, como los formularios de autorización y los procesos de liquidación final. Mientras tanto, el departamento de TI puede programar la desactivación de las cuentas, las herramientas de la empresa, el acceso al correo electrónico, etc.
Si el empleado trata con los clientes, infórmele cortésmente y dígales quién asumirá sus responsabilidades. Recuerde siempre documentar todo para evitar confusiones. Tener una lista de verificación para la baja realmente ayuda a realizar un seguimiento eficiente de las tareas.
El último día hábil del empleado debe estar bien planificado. Por lo tanto, comience por confirmar la fecha con el empleado y comunicarla al equipo. Planifique una entrega adecuada antes de este día. Pídale al empleado que documente las tareas en curso, comparta todos los archivos importantes y capacitar a alguien en el trabajo si es necesario.
Programa el último día para que el empleado devuelva los activos de la empresa, como identificaciones, ordenadores portátiles y llaves. El departamento de TI debe ayudar al empleado a realizar copias de seguridad de los datos y a cerrar cualquier cuenta. Al final, debe celebrarse una reunión final o una entrevista de fin de servicio con el gerente o el departamento de recursos humanos del empleado.
La entrevista de fin de servicio es una mayor oportunidad para conocer tu empresa a través de los puntos de vista de los empleados. Esto se puede programar para su último día o antes. Si bien el 91% de las empresas ahora realizan estas entrevistas, es importante crear un entorno cómodo para que se sientan libres de compartir sus comentarios honestos.
Fuente: Talentlyft
Puede preguntar a los empleados acerca de:
Y cualquier otra cosa que consideres necesaria.
Lo importante es utilizar esta retroalimentación para mejorar las políticas y los procesos del lugar de trabajo. Por ejemplo, si varios empleados se van debido a una gran carga de trabajo, puedes considerar la posibilidad de redistribuir las tareas.
Durante todo este tiempo, mantenga la conversación de manera profesional, agradézcales su honestidad y explíqueles cómo se utilizarán sus comentarios.
Para garantizar un procesamiento de nómina puntual y preciso, comience por liquidar las cuotas pendientes, como bonificaciones, horas extras no pagadas o vacaciones no utilizadas. Asegúrese de que todo esto esté incluido en el cheque de pago final. Si el empleado tiene algún beneficio de salud, como contribuciones para la jubilación o un seguro médico, explíquele lo que sucede a continuación o proporcione documentación por escrito para mayor claridad.
Mientras tanto, verifica los datos bancarios del empleado para evitar los detalles de pago. En este punto, coordínate con el equipo de finanzas para asegurarte de que todo se procese antes del último día de trabajo del empleado.
Todo el mundo quiere sentirse valorado y apreciado, y se convierte en algo muy importante cuando el aprecio proviene del lugar de trabajo, donde se ha dado todo como empleado. Por lo tanto, es responsabilidad de la empresa hacer que el proceso de baja sea memorable.
Para ello, puede organizar una pequeña reunión en la que pueda compartir las historias y los logros de los empleados durante su estancia en la empresa. Si el equipo no puede reunirse en persona, una videollamada o un correo electrónico funcionan igual de bien.
¡Esas despedidas tienen más que ver con irse en buenos términos que con simples despedidas!
Si la pregunta sobre el proceso ideal de baja de los empleados persiste en tu mente, no estás solo. Dado que el 71% de las empresas no tienen un proceso formal de desincorporación, suelen tener problemas para desarrollar buenas relaciones con sus antiguos alumnos y proteger los datos de la empresa.
Por lo tanto, aquí tienes la lista de verificación para la baja, que contiene todo lo que necesitas para despedir a los empleados de forma positiva.
La partida de una persona suele afectar a todo el equipo; por lo tanto, cada uno de los miembros del equipo merece un aviso. Esto es para evitar cualquier tipo de retraso o confusión. Además, la forma en que te comunicas sobre los empleados que se van a marchar es muy importante.
La comunicación con el miembro saliente es de igual importancia, especialmente para mantener la transparencia sobre los plazos y las expectativas. Abordar las preocupaciones de esta manera reduce la incertidumbre tanto para el empleado como para el equipo que deja atrás.
Una carta de renuncia formal tiene la intención de proteger a ambas partes, por lo que es una parte importante de la lista de verificación para la baja. Sin ella, pueden surgir muchos malentendidos sobre las condiciones de renuncia.
Es mucho más fácil garantizar la rendición de cuentas con una carta de renuncia y procesar los cheques de pago finales, los beneficios y otros requisitos legales. La carta de renuncia debe contener:
No recuperar los activos de la empresa después de la partida de un miembro del equipo puede resultar en un error costoso. Según un informe de República tecnológica, el 20% de las organizaciones afirman haber sufrido violaciones de datos por parte de exempleados. Del mismo modo, otra investigación muestra que el 60% de los líderes está de acuerdo y el 16% está totalmente de acuerdo en que la baja de los empleados representa una amenaza para la seguridad.
Fuente: Torii
Por eso es fundamental garantizar la devolución de todos los activos, incluidos los ordenadores portátiles, las tarjetas de identificación, las credenciales y otros objetos relevantes. Este paso también refleja la profesionalidad de una empresa a la hora de gestionar el proceso de baja de manera responsable.
Las entrevistas de fin de servicio son la oportunidad perfecta para apreciar a sus empleados por el trabajo que han realizado y la diferencia que han marcado en la empresa. También es el momento de hablar sobre todo lo relacionado con las comprobaciones de nómina, la recuperación de activos y otra información de la empresa.
Fuente: Evento HR Vision
Haz que todo sea breve y conciso, y deja que el empleado hable sobre su experiencia en la empresa. Esta es una buena manera de obtener información sobre las razones por las que los empleados se van y ayudarte a abordar los problemas antes de que afecten a tu equipo.
Manténgase en contacto con los antiguos empleados involucrándolos en grupos de exalumnos, ya que tiene beneficios a largo plazo. Por ejemplo, una red de exalumnos buena y confiable puede contribuir en gran medida a conectarlo con profesionales de ideas afines.
Para construir esa relación auténtica, considera organizar una despedida reflexiva como parte de la lista de verificación para la baja e invitar al empleado a unirse a grupos de exalumnos. Una despedida tan calurosa garantiza que tus empleados se marchen defendiendo, y no criticando, a tu empresa.
Es esencial planificar el reemplazo de los empleados que se van tan pronto como sea posible, ya que no planificar los reemplazos puede interrumpir el flujo de trabajo y reducir la moral del equipo. Incluso puede provocar el agotamiento del equipo, ya que tienen que asumir la responsabilidad adicional del miembro del equipo desaparecido.
Por lo tanto, si realmente tiene la intención de cubrir el puesto, hágalo incluso antes de la partida de su empleado, para que sea más fácil mantener el equilibrio durante la transición.
Esta es una de las partes más importantes de una lista de verificación para la baja laboral y evita la pérdida de productividad durante las transiciones de los empleados. Por eso es importante proporcionar cualquiera de las dos formación directamente o cree un documento de traspaso o un vídeo que contenga todo lo que el nuevo miembro del equipo necesitará para asumir el cargo.
El documento debe incluir la siguiente información, pero no se limita a:
La ventaja de una buena baja laboral es que el empleado que se marcha estará aún más feliz de ayudarlo más adelante en caso de que surja alguna confusión.
Acerca de 42% de los empleados admiten que los errores en la nómina afectan negativamente a su experiencia, y no estaría mal decir que las nóminas finales son un aspecto delicado de la descontratación.
Por lo tanto, es esencial que refleje profesionalismo y respeto con una nómina precisa y oportuna. Esto también ayuda a cerrar las obligaciones financieras sin causar mucho caos y reduce las posibilidades de disputas o complicaciones legales.
Asegúrese de que el pago que realice sea correcto y no olvide considerar si hay días festivos o reembolsos que deba pagar.
Con una buena lista de verificación para la subcontratación, no solo estás atando nudos sueltos. Básicamente, estás manteniendo la reputación de tu empresa con los más altos estándares y dejando una impresión duradera en los empleados. Un proceso de alta de empleados tan cuidadoso puede incluso convertir a los antiguos empleados en defensores de su marca.
Un proceso de baja bien planificado ofrece una transición sin problemas y ayuda a mantener relaciones sólidas con los antiguos empleados.
Pero, ¿por qué detenerse ahí? Considera la posibilidad de invertir en herramientas que te faciliten los procesos más allá de la subcontratación. Prueba Coursebox.ai para transformar la forma en que entrenas y desarrollas tu espacio de trabajo. Por lo tanto, siga adelante y explore Coursebox.ai para llevar su empresa al siguiente nivel.
El proceso de baja de un empleado suele incluir la aceptación de la renuncia, el traspaso de tareas, las entrevistas de fin de servicio, la recuperación de los activos de la empresa, la revocación del acceso al sistema y la nómina final. Este proceso facilita la baja, garantiza un cierre adecuado y hace que los empleados se sientan valorados.
La baja de la nómina es una parte importante de una lista de verificación de la baja que garantiza que los documentos tributarios, los pagos finales y los ajustes de beneficios sean precisos. Después de eso, el empleado queda excluido del programa de nómina.
El proceso de incorporación incluye la preincorporación, la bienvenida a los nuevos empleados, la configuración de las herramientas y la formación y, por último, la transición a los nuevos puestos con la presentación del equipo.
