So erstellen Sie eine Kompetenzmatrix (kostenlose Vorlage enthalten)

Für jedes Unternehmen ist es unerlässlich, den Überblick über die Fähigkeiten, Zertifizierungen, Qualifikationen und Erfahrungen seiner Mitarbeiter zu behalten. Es ist wie eine Bestandsaufnahme der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Ohne sie wüssten Sie nicht, wem Sie ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe zuweisen sollten, und am Ende könnten einige Mitarbeiter zu wenig ausgelastet und andere überlastet werden.

Aber wie kartografiert man all diese Details? Es gibt zwar viele Möglichkeiten, dies zu tun, aber eine Kompetenzmatrix ist in der Regel am effektivsten. Sie ist eine visuelle Darstellung aller Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter an einem Ort.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Kompetenzmatrix für Ihr Unternehmen erstellen. Am Ende befindet sich auch eine einfache, kostenlose Vorlage, mit der Sie loslegen können.

Was ist eine Kompetenzmatrix?

Eine Kompetenzmatrix ist ein Tool, mit dem Sie die Fähigkeiten, Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter verfolgen und visualisieren können. Sie hat in der Regel die Form einer Tabelle oder eines Rasters, wobei die Namen der Mitarbeiter auf der einen Achse und ihre Fähigkeiten auf der anderen Achse aufgeführt sind.

Die Schnittpunkte dieser beiden Achsen zeigen, welche Mitarbeiter über welche Fähigkeiten verfügen, sodass Manager leicht die richtige Person für eine bestimmte Aufgabe identifizieren können. Eine Kompetenzmatrix wird manchmal auch als Fähigkeits- oder Kompetenzmatrix bezeichnet.

Das Beste an der Verwendung einer Kompetenzmatrix ist, dass sie nicht kompliziert ist. Sie benötigen keine ausgefallene Software, um eine Kompetenzmatrix zu erstellen. Eine einfache Tabelle kann ebenfalls ausreichen.

Bestandteile einer Kompetenzmatrix

Folgendes benötigen Sie für Zuordnung von Fähigkeiten auf einer Matrix:

• Fähigkeit oder Fähigkeit: Der Hauptbestandteil einer Kompetenzmatrix ist die Kompetenzliste der Mitarbeiter. Es könnte so etwas wie technische Fähigkeiten oder eine Zertifizierung sein.
• Befähigung: Das Leistungsniveau gibt an, wie gut ein Mitarbeiter für eine bestimmte Fähigkeit qualifiziert ist. Es wird normalerweise in Stufen wie Anfänger, Fortgeschritten und Experte dargestellt. Sie können auch eine numerische Skala wie 1 bis 5 verwenden.
• Zinsen: Es ist ein Hinweis auf die Motivation des Mitarbeiters, eine bestimmte Fähigkeit zu erlernen oder zu verbessern. Sie können dies auch in Stufen wie niedrig, mittel und hoch darstellen.

Wenn Sie all diese Informationen in einem Raster zusammenfassen, wird es leicht, die allgemeinen Fähigkeiten Ihres Unternehmens zu sehen. Es ist auch einfacher, Mitarbeiter zu finden, die für bestimmte Rollen oder Lücken in den Fähigkeiten Ihres Unternehmens am besten geeignet sind.

So erstellen Sie eine Kompetenzmatrix: Ein schrittweiser Ansatz

Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie in wenigen einfachen Schritten eine Kompetenzmatrix erstellen.

Schritt 1: Ermitteln Sie die relevanten Fähigkeiten

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Fähigkeiten Sie für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigen. Wer auch immer die Kompetenzmatrix erstellt, sollte Input von Managern und Teamleitern einholen. Es ist am besten, wenn Feedback von jemandem kommt, der in der Vergangenheit ein ähnliches Projekt durchgeführt hat oder Erfahrung in diesem Bereich hat.

Konzentrieren Sie sich jedoch nur auf relevante Fähigkeiten. Es ist leicht, abzuweichen und Fähigkeiten hinzuzufügen, die nicht erforderlich sind. Konzentrieren Sie sich in der Matrix auf die Fähigkeiten, die für die jeweilige Aufgabe am relevantesten sind.

Schritt 2: Bewerten Sie das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter

Nachdem Sie die relevanten Fähigkeiten aufgelistet haben, ist es an der Zeit, zu beurteilen, wo die einzelnen Teammitglieder stehen. Es hilft Ihnen zu verstehen, wer ein Profi ist, wer lernt und wer möglicherweise zusätzliche Schulungen benötigt.

Einige Möglichkeiten, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu bewerten, sind:

• Selbsteinschätzungen: Sie können die Mitarbeiter einfach bitten, ihre Fähigkeiten in allen Fähigkeiten zu bewerten. Sie können ihre Fähigkeiten auf einer Skala vom Anfänger bis zum Fortgeschrittenen angeben.
• Bewertungen von Managern: Teamleiter oder Vorgesetzte können auf der Grundlage von Leistung und bisherigen Erfahrungen eine objektivere Bewertung abgeben.
• Praktische Tests oder Bewertungen: Bei Bedarf können Sie dirigieren kompetenzbasierte Bewertungen um sich ein klareres Bild von ihren tatsächlichen Fähigkeiten zu machen.

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Halten Sie das Bewertungssystem einfach und konsistent. Ein gängiger Ansatz ist die Verwendung einer Skala von 1—5, wobei 1 „Schulung erforderlich“ und 5 „Experte“ bedeutet.

Schritt 3: Messen Sie das Interesse der Mitarbeiter

Nicht jeder Mitarbeiter wird für jede Fähigkeit das gleiche Interesse oder die gleiche Begeisterung haben. Einige haben möglicherweise eine natürliche Begabung und Leidenschaft für bestimmte Fähigkeiten, während andere sie möglicherweise als uninteressant oder herausfordernd empfinden.

Beispielsweise verfügt ein Mitarbeiter, der vom Kundenservice zum Marketing gewechselt ist, möglicherweise über die Fähigkeiten des ersteren, ist aber aufgrund seiner neuen Rolle möglicherweise nicht daran interessiert, sie einzusetzen. Auch hier können Sie die Mitarbeiter bitten, ihr Interesse an den einzelnen Fähigkeiten auf derselben Skala von 1—5 zu bewerten.

Schritt 4: Plotten Sie die Daten

Jetzt können Sie all diese Informationen in einer selbst erstellten Tabelle oder einer Vorlage darstellen. Geben Sie einfach die Namen der einzelnen Mitarbeiter und die entsprechenden Bewertungen für Fähigkeiten und Interessen ein.

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Basierend auf den Daten können Sie drei Arten von Mitarbeitern identifizieren:

• Leistungsträger: Diese Personen haben für die meisten Fähigkeiten eine hohe Leistungsbewertung und ein hohes Interesse. Diese Mitarbeiter sind Ihre Leistungsträger, die sich in verschiedenen Bereichen auszeichnen können.
• Aufstrebende Talente: Obwohl sie für einige Fähigkeiten einen moderaten Leistungsgrad haben, zeichnen sich diese Mitarbeiter durch ein hohes Interesse aus. Sie verfügen über ungenutztes Potenzial und könnten von weiteren Vorteilen profitieren Schulung und Entwicklung Möglichkeiten.
• Entwicklungsbereiche: Dies sind Mitarbeiter mit geringen Kenntnissen und/oder Interessen. Sie müssen ihnen zusätzliche Unterstützung und Anleitung bieten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Alternativ kannst du ihnen andere Aufgaben zuweisen, die ihren Interessen und Stärken entsprechen.

Schritt 5: Verwenden Sie die Matrix

Jetzt können Sie diese Matrix verwenden, um die Qualifikationslücken der Mitarbeiter und die am besten geeigneten Rollen zu ermitteln. Sie müssen nicht unbedingt jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, eine neue Qualifikationsmatrix erstellen. Dieselbe Matrix kann Erkenntnisse für viele zukünftige Projekte liefern.

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine umfassende Kompetenzmatrix, in der Sie die Fähigkeiten aus jedem Projekt, das Sie durchführen, grafisch darstellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen konsolidierten Überblick über die Stärken und Schwächen aller Mitarbeiter, und Sie können jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt initiieren, Daten daraus extrahieren.

Du kannst laden Sie die kostenlose Vorlage hier herunter.

Wann sollte eine Kompetenzmatrix verwendet werden

In der Regel können Sie eine Kompetenzmatrix verwenden, wann immer Sie möchten. Vielleicht suchen Sie nach den besten Mitarbeitern für ein bestimmtes Projekt, oder Sie möchten herausfinden, ob Sie Trainingsprogramme erstellen damit Ihr Team seine Fähigkeiten verbessern kann.

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Hier sind einige Situationen, in denen Sie eine Kompetenzmatrix verwenden können.

Auswahl der Fähigkeiten im Produktmanagement

Ein Produktmanager muss viele Abteilungen koordinieren, um einen reibungslosen Ablauf der Produktpipeline zu gewährleisten. Dafür würden sie sich für jede Rolle die besten Leute wünschen. Sie können eine Kompetenzmatrix erstellen und verwenden, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zugewiesen haben.

Analyse der Qualifikationslücken im Vorstand

Die Vorstandsmitglieder der Organisation möchten möglicherweise Mittel für die Mitarbeiterentwicklung bereitstellen. Sie müssen jedoch zuerst wissen, wo sie dieses Geld anlegen sollen.

Sie können eine Kompetenzmatrix verwenden, um die Kompetenzen zu ermitteln, die derzeit im Unternehmen fehlen oder unterentwickelt sind. Die Analyse kann ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Programme bei der Erstellung priorisiert und finanziert werden sollen Schulungssysteme für Mitarbeiter.

Bewertung der IT-Fähigkeiten

IT ist heute ein integraler Bestandteil jeder Organisation. Darüber hinaus handelt es sich um einen hochdynamischen Bereich, in dem sich die Mitarbeiter ständig weiterbilden müssen, um relevant zu bleiben.

Ihr Unternehmen verwendet möglicherweise eine Qualifikationsmatrix, um die aktuellen und fehlenden Fähigkeiten einzuschätzen. Sie können dann erstellen Sie Schulungskurse für technische Fähigkeiten um die Lücke zu überbrücken. Die gute Nachricht ist, dass die Erstellung dieser Kurse nicht zu viel Zeit oder Mühe erfordert.

Ein KI-Tool wie Kursbox kann den Prozess vereinfachen und beschleunigen, indem Sie vorhandene Dokumente oder Dateien hochladen können, um einen Kurs zu erstellen. Sie können dann die KI der Plattform verwenden, um dem Kurs Quizfragen und Prüfungen hinzuzufügen.

In der Zwischenzeit überprüft der KI-Grader die Antworten der Lernenden auf die von Ihnen angegebenen Kriterien, und der KI-Tutor-Chatbot dient ihnen als Leitfaden in Echtzeit.

Bewährte Methoden für die Erstellung einer Kompetenzmatrix

Möchten Sie das Beste aus Ihrer Kompetenzmatrix herausholen? Die folgenden Best Practices helfen Ihnen dabei.

• Konzentrieren Sie sich: Schließen Sie nur Fähigkeiten ein, die für das Projekt oder die Rolle relevant sind, um Unordnung zu vermeiden.
• Holen Sie sich Input aus mehreren Quellen: Kombinieren Sie Selbsteinschätzungen, Manager-Feedback und Leistungsdaten, um Genauigkeit zu gewährleisten.
• Regelmäßig aktualisieren: Fähigkeiten entwickeln sich weiter, also überprüfe deine Matrix regelmäßig, um sie relevant zu halten. Die Interessen und Fähigkeiten der Mitarbeiter können sich im Laufe der Zeit ebenfalls ändern. Daher ist es wichtig, den Überblick über diese Veränderungen zu behalten.
• Machen Sie es zugänglich: Bewahren Sie es in einem gemeinsam genutzten Bereich auf, damit Manager und Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen können.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Kompetenzmatrix erstellen, verwenden Sie am besten eine einfache Vorlage wie die, die wir geteilt haben. Sie werden auf viele komplizierte Vorlagenoptionen stoßen, aber sie können entmutigend wirken und den gesamten Zweck der Erstellung einer Matrix von vornherein zunichte machen.

Fazit

Sie haben gelernt, wie Sie eine Kompetenzmatrix erstellen und welche Best Practices Sie befolgen sollten. Eine Kompetenzmatrix ist jedoch nur so gut wie die darin enthaltenen Daten. Aktualisieren Sie die Matrix daher regelmäßig.

Wenn Sie ein farbbasiertes System verwenden, erstellen Sie einen Schlüssel und nehmen Sie ihn in die Tabelle auf. Wie bereits erwähnt, möchten Sie, dass die Kompetenzmatrix zugänglich ist, und das ist nur möglich, wenn jeder sie verstehen kann. Am wichtigsten ist, dass Sie die Qualifikationsmatrix verwenden, um fundierte Entscheidungen über Rekrutierung, Mitarbeiterschulung, Rollenzuweisung und die allgemeine Organisationsentwicklung zu treffen.