December 12, 2024
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Cómo evaluar la eficacia de un programa de formación
Los programas de capacitación y desarrollo son muy necesarios para el crecimiento. Lea ahora para aprender a evaluar la eficacia de los programas de capacitación.
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¿Sabías que más 80 mil millones de dólares ¿Se destina cada año a la formación de los empleados en los EE. UU.? De hecho, el gasto en formación y desarrollo ha aumentado un 400% en la última década.
Un plan de capacitación y desarrollo está diseñado para mejorar la productividad de los empleados y las habilidades en el trabajo. Esto se traduce en una mejor tasa de retención de empleados, una fuerza laboral motivada y un negocio exitoso.
Las preguntas son: «¿Qué tan efectivo es su programa de capacitación? ¿Pudiste alcanzar tus metas y objetivos preestablecidos? ¿Ayudó a mejorar el desempeño de los empleados?»
La formación ya no es solo una cuestión de gastos. Hay que responder a todas estas preguntas. Por lo tanto, debemos tomar las medidas necesarias para evaluar la eficacia del programa de formación.
Examinemos cómo evaluar la eficacia de los programas de formación.
Importancia de evaluar el programa de capacitación
Evaluación del programa de formación muestra cómo funciona y qué se puede hacer para mejorarlo. Afortunadamente, existen herramientas de evaluación sólidas que ayudan a identificar las brechas en el programa de capacitación y a mejorar su recepción entre los empleados.
Recuerda que ningún programa de formación es gratuito. Dedicarás tiempo y recursos valiosos a tu programa de capacitación, por lo que es fundamental evaluarlo a lo largo del tiempo. De esta manera, puedes cambiar lo que no funciona para hacerlo efectivo.
Hay diferentes métricas que debe evaluar para poder tomar decisiones importantes sobre las mejoras y los cambios a fin de optimizar el programa de capacitación.
Algunas métricas clave para la evaluación de la capacitación incluyen:
- Tasa de satisfacción de los alumnos
- Resultado del aprendizaje
- Cambios de comportamiento
- Mejoras en el rendimiento
Cuando evaluamos el programa de capacitación, medimos dos cosas:
- Resultados de los alumnos
Los resultados clave son los que espera obtener del programa de capacitación, ya sea un aumento de la productividad, el rendimiento, las ventas o el servicio al cliente.
Los resultados del aprendizaje miden cuánto aprenden los alumnos y qué tan bien toman el programa de capacitación. Evalúa los puntajes de los exámenes, las tasas de finalización de los cursos y la satisfacción laboral.
- Medidas de proceso
Las medidas del proceso incluyen aspectos como la cantidad de horas de capacitación completadas, la tasa de satisfacción y la tasa de participación de los empleados.
Se utiliza una combinación de ambas métricas para evaluar la eficacia del programa de capacitación.
Cómo evaluar la eficacia de los programas de formación
¿Cómo evaluar la eficacia de los programas de formación? Estas son algunas de las medidas y formas clave de evaluar la eficacia del programa de capacitación.
- Establezca objetivos claros
Antes de evaluar el programa de capacitación, esfuérzate por establecer los objetivos. Deben ser claros, medibles y estar alineados con los objetivos de la organización.
Establecer estos objetivos antes de comenzar sentará las bases del programa de capacitación y estará en mejores condiciones de alcanzar sus objetivos comerciales.
- Adquisición de conocimientos
Muchos programas de software utilizan la tasa de finalización del curso o programa como indicador o KPI. Sin embargo, lo que realmente necesitamos saber es qué tan bien los alumnos están absorbiendo los contenidos del programa de formación.
Por lo que sabe, el empleado podría soñar despierto o simplemente hojear el material del curso en lugar de prestar atención.
Es por eso que la cantidad de conocimiento que adquieren se evalúa mediante cuestionarios, evaluaciones u otras actividades interactivas.
Los cuestionarios o las evaluaciones también se pueden distribuir a lo largo del tiempo para evaluar qué tan bien los usuarios retienen la información.
- Abordar las brechas en el programa de capacitación
Las brechas de habilidades son uno de los mayores obstáculos para el éxito de un programa de capacitación. Debe comprobar constantemente si el programa se alinea con los objetivos. Un programa de capacitación exitoso debe abordar los objetivos de los alumnos y de la organización.
A veces, hay una brecha entre la oferta de cursos y las habilidades que los alumnos necesitan, lo que puede causar problemas.
Por lo tanto, se lleva a cabo un análisis de abajo hacia arriba para identificar primero las brechas. Se tienen en cuenta los comentarios de los empleados, ya que ofrecen la mejor imagen de cómo están las cosas en el lugar de trabajo.
Por lo tanto, al hablar con ellos y recopilar sus comentarios y sugerencias, puedes entender mejor cómo se sienten en el trabajo. Si hay frustraciones, instrucciones poco claras, falta de recursos o herramientas o se necesitan habilidades adicionales, es necesario abordarlas.
Aquí se utiliza una plataforma de aprendizaje colaborativo (LMS). Plataformas LMS brinde a los empleados acceso al material de capacitación cuando les resulte conveniente.
También pueden compartir sus preocupaciones con sus compañeros o instructores para encontrar mejores soluciones a sus problemas.
También puede usar esta información del otro lado de la tabla para crear planes y estructuras de cursos detallados para cubrir esos vacíos.
- Evaluar la satisfacción de los empleados
Es fácil identificar a los empleados satisfechos en el trabajo. Una fuerza laboral feliz y satisfecha es productiva, está preparada para los desafíos y está más dispuesta a competir y superar a sus pares.
Uno de los factores clave que mejora la tasa de satisfacción en el trabajo son las oportunidades de formación.
Por lo tanto, recopile y evalúe los comentarios de los empleados con regularidad. La mejor manera de hacerlo es mediante formularios de encuestas. Haz que las encuestas sean breves y directas y asegúrate de que cubran todas las preguntas relevantes, por ejemplo, si los empleados se sienten insatisfechos con los puestos o sienten que sus habilidades están infrautilizadas.
Además, pregúnteles si necesitan actualizaciones de tecnología o software para sus trabajos.
Recuerda que los comentarios de las encuestas no son algo que se haga una sola vez. Es mejor realizarla trimestralmente para evaluar los cambios.
- Evaluar el ROI
Alinear la formación con el ROI de la empresa puede resultar bastante complicado, pero es uno de los beneficios clave que buscamos.
Una vez que alinee los dos, puede demostrar que la capacitación beneficia a la organización, especialmente a los ejecutivos. Su ROI se puede calcular en las diferentes etapas del programa de entrenamiento.
- Evalúe el impacto a largo plazo del programa de capacitación
El impacto a largo plazo del programa de capacitación debe evaluarse para comprender su eficacia.
Por lo tanto, todo lo que discutimos, como la retención del conocimiento, los cambios de comportamiento y las mejoras en el rendimiento, se mide.
Estas evaluaciones se llevan a cabo periódicamente y se llevan a cabo evaluaciones de seguimiento y, en ocasiones, programas de actualización o cursos cortos para garantizar que los beneficios del programa de capacitación no se pierdan con el tiempo.
- Retroalimentación cualitativa
Además de las medidas cuantitativas que analizamos, ciertas medidas cualitativas deberían formar parte de su evaluación final.
Puede recopilar esta información a través de entrevistas individuales, discusiones informales con los empleados o grupos focales.
Estas técnicas lo ayudarán a recopilar sugerencias, áreas de mejora y formas de equipar a los empleados para superar los desafíos comunes.
- Rendimiento de la organización
Examine los indicadores empresariales generales, como las tasas de rotación, la tasa de compromiso de los empleados, la rentabilidad total y la satisfacción del cliente.
Observe dónde han mejorado los puntajes después del programa de capacitación.
Modelos para evaluar la eficacia de los programas de formación
Estos son algunos modelos reconocidos para evaluar el programa de entrenamiento que puede utilizar.
Modelo Kirkpatrick
El modelo Kirkpatrick es uno de los marcos más populares para evaluar la eficacia de un programa de capacitación.
El modelo evalúa el programa de formación en cuatro niveles.
- Reacción
El primer nivel o etapa mide la tasa de satisfacción de los participantes o su grado de relación con la capacitación.
Puede usar cuestionarios y formularios de comentarios para evaluar la capacitación en esta etapa y hacer preguntas individuales a los participantes.
Estas evaluaciones determinan la relevancia, la calidad y la entrega del contenido del curso.
- Aprendizaje
El aprendizaje mide qué tan bien los participantes han adquirido las habilidades y los conocimientos del programa.
Por lo general, se lleva a cabo una evaluación previa y posterior a la capacitación, seguida de cuestionarios o evaluaciones para medir el aumento de habilidades o conocimientos.
- Comportamiento
Luego, se verifica el comportamiento o la actitud de los empleados que han recibido capacitación. Se mide por el grado en que pueden aplicar lo que han aprendido en el trabajo.
Para ello, se observa el comportamiento de los empleados en el trabajo. Posteriormente, los participantes y sus gerentes realizan entrevistas o encuestas de seguimiento para verificar las métricas de desempeño.
- Resultados
Por último, se mide el impacto del programa de formación en el resultado empresarial general. Se comprueban los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la productividad, la tasa de errores, la satisfacción del cliente y las ventas.
Se lleva a cabo un análisis de antes y después de los aspectos para ver cómo el programa de capacitación impactó al alumno.
Modelo Phillips ROI
Esta es una extensión más del modelo de evaluación de la formación de Kirkpatrick. Dado que el modelo de Kirkpatrick tiene cuatro niveles, el ROI de Phillips añade un quinto nivel para medir el impacto financiero o el ROI del programa de formación.
Esto significa comparar los beneficios del programa de capacitación (beneficios financieros) con el costo de la capacitación. Se representa en porcentaje o proporción.
Los beneficios netos de la capacitación aquí incluyen el aumento de los ingresos, la reducción de los costos y la mejora de los procesos y la eficiencia de la fuerza laboral.
El costo de la capacitación, por otro lado, incluye todos los gastos de capacitación, como las tarifas de los instructores, el tiempo de los empleados y el uso de la tecnología.
Los resultados positivos muestran que el programa de capacitación ha sido viable y ha aumentado el valor financiero de la organización. Por el contrario, el ROI negativo muestra que los costos superan los beneficios.
Los cinco niveles de evaluación de Kaufman
La evaluación de cinco niveles de Kaufman es otro modelo para evaluar los programas educativos y de capacitación. Este amplía el modelo de Kirkpatrick para adaptarse al impacto social del programa de capacitación.
El resultado social mide cómo el programa de capacitación beneficia a la sociedad, ya sea al mejorar el bienestar de la comunidad o al ayudar a la sostenibilidad ambiental.
Concluir
La forma de evaluar la eficacia de los programas de formación es el núcleo de la formación. Sin él, la formación también podría omitirse.
Al evaluar los resultados de los indicadores clave de rendimiento, el ROI y el modelo de Kirkpatrick, puede evaluar qué tan bien funciona el programa de capacitación y si generará los resultados deseados.
La evaluación continua a lo largo del tiempo conducirá a una implementación más exitosa del programa de capacitación, lo que beneficiará a los empleados y a la organización y lo ayudará a alcanzar sus objetivos comerciales.
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