Cómo convertir la formación presencial en online

Ya sea que imparta formación en salud, agricultura, vino, moda o prácticamente cualquier industria... si ha estado impartiendo clases presenciales, en algún momento es posible que desee escalar.

Intuitivamente, estoy seguro de que todos sabemos que la mejor manera de ampliar la entrega presencial es pasarse a Internet y vender las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, pero ¿cómo se hace y por dónde empezar?

Este artículo presenta un Guía de 10 pasos para ampliar su negocio de formación de F2F en línea... para hacerlo más real, analicemos un escenario:

Empresa A lleva más de diez años impartiendo formación, talleres y servicios de consultoría, y cuenta con un gran conocimiento entre el equipo de entrenadores, cientos de presentaciones y documentos de Word (¡en algún lugar de Ethernet!) y un sitio web que empieza a parecer anticuado. Establecidos y conocidos como los líderes en Entrenamiento X en toda Australia, es hora de escalar, pero el modelo actual exige viajes, alojamiento, reservas y una amplia gama de gastos generales de personal. ¿La solución? Transfiera la formación a Internet y escale a nivel mundial. Pero, ¿cómo?

Cómo convertir la formación presencial en online

1. Preparación

Equipo

La primera pregunta es: ¿cuenta con el equipo adecuado para hacerlo? Puedes decidir contratar a un diseñador didáctico de aprendizaje electrónico, como mínimo, o el conjunto de habilidades puede existir internamente. De cualquier manera, necesitas a alguien que esté preparado para usar o lanzar una plataforma de gestión del aprendizaje y publicar el aprendizaje en línea, ya sea que se trate de un aprendizaje 100% autoservicio o de una combinación de software de formación en vídeo y recursos en línea.

Contenido

Coloque todos los documentos existentes en un estado ordenado, listos para ser actualizados, editados y publicados para la experiencia de aprendizaje en línea.

Digital

Probablemente sea el momento de actualizar tu sitio web orientado al público, así que considera si quieres procesar los pagos manualmente o transferirlos a Internet, ya sea creando tu propia solución de comercio electrónico (por ejemplo, Woocommerce en WordPress) o licenciando un producto SAAS como Shopify. De cualquier manera, si aún no tienes uno (o también se está volviendo anticuado), tendrás que asegurarte de tener un software de gestión del aprendizaje (¡el rostro de tu instituto online!) está a la altura de la tarea. Si tu LMS tiene el comercio electrónico incorporado, ¡entonces genial! Si no es así, busca integraciones, lo que podría significar que tus selecciones aparezcan en la plataforma Zapier o similar.

Mercadeo

Estoy seguro de que estás de acuerdo en que la idea de «créalo y vendrán» simplemente no funciona bien, así que asegúrate de tomar todas las decisiones en estrecha colaboración con el equipo de marketing, empezando por el mercado objetivo y luego diseñando para tu audiencia.

Probando

Por último, seguro que habrá cosas que te perderás en el camino (todos somos humanos), así que prepárate para algunas pruebas. Puede tratarse de trabajar con un cliente que confía en ti y que está encantado de recibir información sobre los próximos cambios o con alguien de la empresa. Sea lo que sea, ¡prueba, prueba, prueba! Es mejor sentir el dolor que esperar a que los usuarios finales se lo digan en silencio. En ese sentido, prepárate para los ciclos de feedback iterativos y actualízalos.

2. Diseño MVP

¿Cuál es la oferta mínima de formación en línea o combinada con la que podría salir al mercado, idealmente para poder cambiar fácilmente en función de los comentarios? Tal vez escoja el producto que más necesita en su categoría (piense en el cumplimiento) y construya en torno a eso. Una vez que tengas bien tu producto mínimo viable (MVP), puedes ampliarlo desde allí. Por lo tanto, el segundo paso consiste en diseñar (1) tu sitio web (2) tu sistema de pagos (3) el contenido de aprendizaje electrónico y (4) la estrategia de comercialización con (5) un proceso de prueba listo para mejorar mediante iteraciones.

Estas son algunas opciones que podrías considerar:

Sitio web

WordPress es un CMS (sistema de gestión de contenido) excelente y popular con muchos complementos disponibles, pero podrías considerar la posibilidad de licenciar un SAAS (software como servicio) como Shopify, que tiene plantillas, complementos y comercio electrónico como núcleo de su oferta

Pagos

Stripe Checkout puede ser una excelente forma de aceptar pagos con tarjeta de crédito con facilidad, al igual que PayPal; sin embargo, SAAS, como Recurly, puede ser una forma más exhaustiva de gestionar los ingresos recurrentes, con análisis y herramientas más sencillas para que los compradores gestionen sus cuentas.

Aprendizaje electrónico

Los creadores de SCORM, como Articulate Storyline o eXeLearning, pueden ser una forma rápida de crear cursos que se puedan transferir de un LMS a otro. Sin embargo, también puedes optar por utilizar un software de creación de cursos integrado disponible en el propio LMS, tal y como está disponible en Coursebox.

Mercado

En lugar de 'construyéndolo y vendrán», siempre es una buena práctica empezar pensando en el alumno/comprador final: ¿cuál es su edad y sus expectativas en cuanto a los resultados clave del aprendizaje? Escribe primero cualquier evaluación y luego enséñala.

Probando

¡Prueba, prueba, prueba! Busca a un amigo o a alguien que esté encantado de ser un evaluador gratuito y asegúrate de hacer que participe en una o dos rondas de pruebas de aceptación por parte de los usuarios.

3. Construye MVP

Para probar tu mercado y tu producto, te recomendamos crear un curso pequeño en la plataforma que elijas e implementarlo primero en un mercado de prueba pequeño. Esto puede reducir el riesgo y facilitar la adaptación de la oferta desde el principio.

Su selección del Sistema de Gestión del Aprendizaje es crucial. Debe ser flexible, ágil y estar diseñado para la era moderna, con características clave a tener en cuenta, que incluyen:

Social

Todos estamos acostumbrados a comunicarnos fácilmente, así que ¿por qué no hacerlo mientras aprendemos? Las personas aprenden mejor juntas, así que asegúrate de que tu LMS tenga integradas comunidades y microcomunidades (canales y grupos) para evitar la sensación de aislamiento.

Creador de cursos

Seleccione un LMS con herramientas de creación de cursos fáciles de administrar e inscripciones de cohortes por canal.

Aplicaciones móviles

Con la generación «lo necesito ahora» en pleno apogeo, asegúrese de que su LMS no solo sea compatible con dispositivos móviles, sino que también tenga aplicaciones móviles para el aprendizaje colaborativo y bajo demanda.

Certificados e insignias

¡A todos les encanta recibirlos! Mejor aún, cree rutas con minicredenciales utilizando requisitos previos. Su primer curso: asegúrese de que su curso no solo sea preciso y esté diseñado por expertos en la materia (PYMES), sino que también sea interactivo y divertido.

Éstos son algunos excelentes consejos para tu primer curso, que puedes usar siempre:

1. Interactividad: incorpore videos (idealmente cara a la cámara siempre que sea posible) siempre que pueda, especialmente en las actividades de bienvenida y resumen. Intenta variar las páginas y ofrecer algo más que texto o imagen; por ejemplo, puedes incrustar una presentación de Google, una serie de vídeos, una galería o incluso una presentación interactiva
2. Módulo SCORM: SCORM son las siglas de «Sharable Content Object Reference Model»: https://scorm.com/scorm-explained/
3. Modularidad: divide los cursos grandes en módulos más pequeños y ordenalos según los requisitos previos. Divida cada módulo en secciones, idealmente en 5 a 7 partes:

• Introducción: explique los resultados del aprendizaje
• Sección 1
• Página de actividad 1
• Evaluación: puedes incluir cuestionarios de opción múltiple o puntos de verificación de conocimientos, y subirlos para calificarlos, si es necesario
• Sección 3
• Resumen: anote los resultados de aprendizaje recibidos

4. Vídeo en directo: al igual que los talleres presenciales, incorporar cualquier formación en vídeo en directo puede resultar complicado, ya que necesitarás gestionar el calendario. Si puedes hacer que tu curso sea 100% autónomo, hazlo. Sin embargo, si crees que es crucial, incorpora los eventos del calendario con software como Zoom, Hangouts o incluso Facebook live.

5. Certificados: A todo el mundo le encantan los certificados de finalización, así que habilita esta función cuando sea adecuado. Si estás autorizado a conceder puntos de CPD u otro tipo de acreditación, asegúrate de que tu LMS tenga diseños personalizables.

4. Preparación de marketing

Antes del lanzamiento, asegúrate de preparar tu plan de marketing. Es una buena idea tener una estrategia regular de contenido y SEO (optimización de motores de búsqueda):

Contenido

Tendrás que contratar o escribir publicaciones regulares en las redes sociales (Linkedin y Facebook son buenos puntos de partida), por no hablar del blog de tu sitio web, y quizás artículos más largos a modo de «consejos» que puedan ayudarte a forjarte una reputación como experto en el que vale la pena comprar. No olvides añadir botones de llamada a la acción al final de cualquier artículo de este tipo.

SEO

Selecciona las palabras clave que la gente busque y que puedan hacer que los compradores potenciales lean tu contenido y (con suerte) se conviertan.

Correo

Puedes usar algo como Hubspot (Customer Relationship Manager), CRM o Mailchimp para enviar correos electrónicos a posibles compradores; crea una audiencia con boletines informativos para difundir tu contenido.

5. Pruebas de aceptación de usuarios (UAT)

Asegúrese de probar su solución de principio a fin: desde la compra hasta los correos electrónicos de facturación y recepción, pasando por las invitaciones del LMS y los certificados de finalización del curso.

6. Lanzamiento de MVP (Soft)

Antes de lanzarte al mercado, comienza con algo suave para solucionar cualquier error y problema de experiencia de usuario (UX) desde el principio.

7. Embudo de prueba

Usa Funneltytics o algo similar para diseñar y planificar tu embudo de marketing, ejecutarlo y luego revisarlo. Dependiendo de tu mercado objetivo, también puede ser adecuado crear un centro de aprendizaje y una comunidad en tu LMS y, luego, reorientar a los compradores y usuarios existentes dentro de él.

8. Lanzamiento

Una vez que esté satisfecho, todo funciona y sus usuarios de prueba están satisfechos, con su sistema de contabilidad totalmente integrado: ¡inicie!

Consejo: Si tu LMS aparece en Zapier, puedes integrarlo fácilmente con un software de contabilidad como Xero.

9. Mercado

Por último, ha llegado el momento de lanzarlo al mercado: asegúrate de implementar una estrategia de contenido regular y de utilizar el dinero destinado a la publicidad con cuidado, midiendo con regularidad el retorno de la inversión (ROI).

10. Analice y reitere

¡Eso es! Estás listo para ampliar tu negocio de formación utilizando tu comunidad de aprendizaje en línea. Ahora todo debería estar listo, así que implementa más módulos de aprendizaje electrónico o experiencias de aprendizaje combinado y, después, concéntrate en activar e involucrar continuamente a tu creciente comunidad de aprendizaje.

Entender el aprendizaje electrónico: cómo se compara con la formación presencial

A medida que las empresas pasan de la formación presencial a los formatos en línea, es crucial comprender las distinciones y los beneficios del aprendizaje electrónico. Esta es una comparación detallada para ayudar a contextualizar el cambio:

• Accesibilidad y flexibilidad: A diferencia de la formación tradicional que requiere presencia física, el aprendizaje electrónico ofrece la flexibilidad de aprender desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta accesibilidad es particularmente beneficiosa para los alumnos de diferentes zonas horarias o para aquellos con horarios exigentes.
• Rentabilidad: El aprendizaje electrónico reduce significativamente los costos asociados con los viajes, el alquiler de locales y los materiales impresos. Si bien la configuración inicial de los cursos en línea puede requerir una inversión, los gastos generales a largo plazo suelen ser más bajos.
• Escalabilidad: Las plataformas de capacitación en línea permiten escalar fácilmente los esfuerzos de capacitación. Una vez que se desarrolla un curso, se puede impartir a un número ilimitado de participantes sin costos adicionales.
• Consistencia: El aprendizaje electrónico garantiza que todos los participantes reciban el mismo contenido de formación, lo que brinda una experiencia educativa uniforme en todos los ámbitos. Esto suele ser un desafío en entornos presenciales, donde el estilo y la interacción del formador pueden variar.
• Seguimiento e informes: Las soluciones de formación digital vienen con capacidades de análisis e informes que permiten a los formadores realizar un seguimiento del progreso, el compromiso y las tasas de finalización. Estos datos son de un valor incalculable para perfeccionar los cursos y demostrar el cumplimiento.
• Interactivo y Aprendizaje atractivo: Las herramientas modernas de aprendizaje electrónico incorporan elementos multimedia como vídeos, simulaciones interactivas y gamificación, lo que puede conducir a tasas de participación y retención más altas en comparación con la formación tradicional basada en conferencias.
• Personalización: Las plataformas impulsadas por la inteligencia artificial pueden adaptar la experiencia de aprendizaje a las necesidades individuales, ajustar el nivel de dificultad o sugerir recursos en función del rendimiento del alumno.

Si bien el aprendizaje electrónico ofrece numerosas ventajas, es fundamental tener en cuenta los posibles desafíos, como la necesidad de automotivación entre los alumnos y el requisito de habilidades básicas de alfabetización digital. Sin embargo, con una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas, la transición puede conducir a un programa de capacitación más eficiente y efectivo.

Preguntas frecuentes: Transición a la formación en línea

¿Cuáles son los primeros pasos para convertir la formación presencial en un formato online?

‍Comience por evaluar sus recursos actuales, identificar los módulos de capacitación más populares o esenciales y organizar el contenido existente. Luego, elija una plataforma de aprendizaje electrónico que se adapte a sus necesidades y comience el proceso de digitalización y estructuración de su contenido para su distribución en línea.

¿Cómo me aseguro de que mi formación en línea sea tan eficaz como las sesiones presenciales?

‍Incorpore diversos elementos multimedia para mantener el contenido atractivo. Utilice herramientas interactivas como cuestionarios y simulaciones para mejorar el aprendizaje. Recopile comentarios con regularidad para repetir y mejorar los cursos.

¿Puedo seguir interactuando con los participantes en un entorno en línea?

‍Absolutamente. La mayoría de las plataformas de aprendizaje electrónico admiten sesiones de vídeo en directo, foros y funciones de chat que permiten la interacción en tiempo real. Considere programar sesiones o debates regulares de preguntas y respuestas en vivo para mejorar la participación de los alumnos.

¿Qué consideraciones técnicas debo tener en cuenta al mudarme a Internet?

‍Asegúrese de que su plataforma de aprendizaje electrónico sea fácil de usar y accesible en varios dispositivos. Presta atención a la seguridad de los datos, especialmente si manejas información confidencial. Actualice y pruebe su plataforma con regularidad para gestionar el aumento del tráfico y las cargas de datos.

¿Cómo mido el éxito de mis programas de formación en línea?

‍Aproveche las herramientas de análisis que proporciona su plataforma de aprendizaje electrónico para realizar un seguimiento de la participación, las tasas de finalización y el rendimiento de las evaluaciones. Las encuestas y los formularios de comentarios también pueden proporcionar datos cualitativos sobre la satisfacción de los alumnos y las áreas de mejora.

Al abordar estas preguntas e inquietudes comunes, las organizaciones pueden afrontar las complejidades de la transición a un modelo de capacitación en línea con más confianza y eficacia.

Simplificación de la creación de cursos en línea con Coursebox

La transición a la formación en línea no es solo un movimiento estratégico; es un proceso transformador que puede redefinir la forma en que se imparte la educación en su organización. Uno de los principales desafíos de esta transición es convertir los materiales de capacitación existentes, como documentos, presentaciones y vídeos, en cursos en línea atractivos e interactivos. Aquí es donde Caja de curso entra en juego, simplificando y agilizando el proceso de creación de cursos.

Coursebox es una potente plataforma impulsada por la inteligencia artificial diseñada para facilitar la conversión rápida y sencilla del contenido de formación tradicional en cursos en línea. Con sus herramientas de diseño intuitivas y su sólido sistema de administración de contenido, Coursebox permite a las organizaciones:

• Automatice la conversión de contenido: Carga tus documentos de formación actuales y deja que la tecnología de inteligencia artificial de Coursebox los convierta en módulos estructurados en línea. Esto incluye la transformación de documentos con mucho texto en formatos de contenido más digeribles e interactivos, como cuestionarios, presentaciones de diapositivas y tutoriales en vídeo.
• Mejore la participación: Incorpore elementos multimedia sin esfuerzo. Ya sea para incrustar vídeos, crear diagramas interactivos o integrar evaluaciones en tiempo real, Coursebox proporciona las herramientas para que tus cursos sean atractivos y eficaces.
• Personalice las rutas de aprendizaje: Personalice los cursos para satisfacer las necesidades específicas de los diferentes grupos de alumnos de su organización. Con Coursebox, puedes crear rutas de aprendizaje variadas, lo que permite una experiencia de aprendizaje más personalizada que se adapta al ritmo y al estilo de cada alumno.
• Rastrea y analiza: Utiliza el panel de análisis de Coursebox para supervisar el progreso y la participación de los alumnos. La información recopilada puede ayudar a refinar el contenido del curso, realizar ajustes para mejorar los resultados del aprendizaje y garantizar que se cumplan los objetivos de formación.
• Escalabilidad y accesibilidad: A medida que aumentan tus necesidades de formación, Coursebox crece contigo. Permite la creación ilimitada de cursos y ofrece acceso a la nube, lo que garantiza que tu formación sea accesible en cualquier momento y lugar, desde todos los dispositivos.

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