Lanzar un programa de capacitación sobre cumplimiento para los empleados es crucial para evitar sanciones y litigios. Descubre qué es y cómo implementarlo en nuestra guía.
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¿Le gustaría que su empresa se enfrentara a multas y problemas legales porque no cumple con ciertas regulaciones? La respuesta es, sin duda, no, por lo que es tan importante lanzar un programa de capacitación en cumplimiento. Dado que varias autoridades reguladoras supervisan las empresas y los diversos estándares del sector, cumplir con las normas no es una opción sino una necesidad.
La capacitación en cumplimiento puede ser un poco difícil de entender, por lo que hemos desarrollado una guía detallada sobre qué es, por qué debe adoptarla y cómo crear módulos de formación siguiendo las mejores prácticas para lograr el máximo impacto.
Antes de analizar los tipos y ejemplos de capacitación en cumplimiento, es crucial entender de qué se trata.
Un programa de capacitación en cumplimiento se refiere a educar a los empleados actuales y nuevos sobre las reglas, leyes y regulaciones relacionadas con sus trabajos y la industria en la que trabajan. También incluye capacitarlos sobre las políticas internas de su empresa. Tras una exhaustiva formación en materia de cumplimiento, los empleados saben cómo y por qué deben seguir determinadas normas y reglamentos.
Capacitación en cumplimiento por lo general comienza durante la primera o la segunda semana de incorporación, incluso antes de que comience el trabajo real del empleado. Algunas empresas también exigen que los contratistas y los trabajadores asistan a cursos de cumplimiento continuos a medida que evolucionan las normativas y las políticas internas. Estos cursos se pueden impartir una o varias veces al año, según los cambios en las políticas internas, los reglamentos y otros aspectos similares.
¿Por qué una empresa debería implementar la capacitación en cumplimiento y qué beneficios ofrece? Vamos a ayudarte con ello.
La capacitación en cumplimiento es esencial para garantizar que la empresa cumpla con todas las leyes, políticas y regulaciones relevantes para su negocio. Las empresas que no mantengan el cumplimiento pueden incurrir en multas importantes. Según la investigación, una empresa que no cumple con las normas paga 14,8 millones de dólares al año en promedio, un 45% más de lo que tenía que pagar en 2011.
Las empresas también pueden llevar un registro detallado de sus sesiones de formación anteriores, lo que les ayuda a supervisar lo siguiente:
Con un registro detallado, las empresas y sus empleados saben qué cursos han completado y qué cursos aún deben completar para cumplir con los requisitos.
La capacitación de los empleados en materia de cumplimiento define qué comportamientos son aceptables en un lugar de trabajo. Cuando una empresa capacita a sus empleados sobre cómo actuar y comportarse con otros miembros del personal, puede prevenir la intimidación, el acoso, las bromas inapropiadas y similares. Basándose en la capacitación, las empresas pueden implementar políticas de comportamiento internas que todos los miembros del personal deben cumplir.
También es crucial que la gerencia y el liderazgo reciban capacitación sobre cumplimiento, ya que les ayuda a comprender problemas como el acoso, la intimidación y la discriminación. Les permite apreciar diversas situaciones y crea una plataforma en la que los empleados pueden compartir sus experiencias cómodamente.
Las cifras hablan por sí solas con respecto a la inclusión: Deloitte afirma que las empresas que promueven la inclusión y la diversidad experimentan Un 39% más de satisfacción del cliente. Del mismo modo, un informe del Instituto Peterson de Economía Internacional dice que incluye más mujeres en puestos de liderazgo conduce a una mayor rentabilidad.
En la era digital actual, las empresas manejan cantidades masivas de datos, incluida su información interna y la información de los clientes que manejan habitualmente. Alrededor El 94% de las empresas han denunciado incidentes de seguridad del correo electrónico, una estadística alarmante.
Por lo tanto, se convierte en una responsabilidad fundamental proteger esa información de terceros y piratas informáticos fraudulentos. Las empresas pueden capacitar a sus empleados para prevenir el fraude de datos con varias herramientas, como la autenticación de dos factores, los controles de permisos y similares. No solo protege los datos valiosos, sino que también le brinda una ventaja competitiva sobre otras empresas que no se toman en serio la seguridad de los datos.
Claro, los productos de alta calidad son cruciales para la reputación de una empresa, pero ¿son realmente suficientes? Las empresas deben cumplir con las prácticas éticas y de cumplimiento para que los clientes puedan seguir comprándoles. Por ejemplo, El 71% de los clientes opina las empresas deben tratar con proveedores que obtienen sus materiales de forma ética.
Del mismo modo, los inversores también se sienten más cómodos gastando en una empresa que no se deja llevar por malas prácticas. Las empresas que se adhieren a las prácticas estándar de la industria tienen más probabilidades de ofrecer productos excelentes, lo que genera clientes satisfechos y más ventas.
Exploremos los distintos tipos de formación sobre cumplimiento y los aspectos pertinentes materiales de formación para empleados que pueden ayudar a las empresas a mantener un entorno de trabajo legal y ético.
OSHA significa Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, una organización que trabaja bajo el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Su misión es garantizar lugares de trabajo seguros y saludables para los trabajadores estadounidenses.
La capacitación de los empleados sobre diversas normas y prácticas de seguridad no solo hace que el lugar de trabajo cumpla con la ley, sino que también reduce los accidentes y la carga financiera. El objetivo principal de la capacitación de la OSHA es hacer que tanto los empleadores como los empleados conozcan sus responsabilidades y derechos para crear lugares de trabajo seguros.
OSHA tiene varios recursos y programas de capacitación para los empleados, que incluyen:
La capacitación en diversidad es crucial para crear lugares de trabajo más inclusivos al educar a los empleados sobre las preferencias y sensibilidades culturales, mejores habilidades de comunicación, empatía y cosas por el estilo. Ayuda a los empleados de distintos orígenes a asimilarse a nuevos entornos, mejora el trabajo en equipo y hace que todos respeten las diferencias culturales al trabajar juntos.
Según la Organización Internacional del Trabajo, más de uno de cada cinco empleados (23%) ha sufrido acoso físico, psicológico y sexual en su lugar de trabajo. Solo la mitad de las personas acosadas lo comparten con otras personas, y solo después de haber sufrido más de una forma de acoso. El acoso laboral no solo no es ético, sino que también hace que un lugar de trabajo sea menos productivo porque un empleado que es acosado no puede ofrecer lo mejor de sí mismo.
La capacitación contra el acoso tiene un enfoque educativo holístico, que incluye los siguientes elementos:
Esta formación a menudo incluye ejemplos del mundo real para ayudar realmente a los empleados a entender este importante tema.
La protección de la información confidencial mediante una formación integral en seguridad debe ser una prioridad para cualquier empresa. Esta formación incluye los riesgos asociados a las filtraciones de datos y cómo pueden mitigarse. Los aspectos clave de la formación en seguridad de la información incluyen:
Artículo 508 la capacitación sobre cumplimiento gira en torno a la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación de la Fuerza Laboral, que detalla los niveles mínimos de accesibilidad para las personas con discapacidades cognitivas, sensoriales y físicas.
Aunque está destinado a agencias federales, si su empresa se ocupa de ellas, por ejemplo, vendiéndoles software, es posible que tenga que presentar una VPAT (plantilla voluntaria de accesibilidad de productos). Es un documento que proporciona detalles sobre su producto y confirma que cumple con la Sección 508.
Si no está tratando con agencias federales, La Ley de estadounidenses con discapacidades (ADA) es de lo que deberías preocuparte en su lugar. Impide que las empresas tomen decisiones discriminatorias contra las personas con discapacidades. La capacitación sobre el cumplimiento de la ADA implica educar a los gerentes y empleados sobre cómo acomodar a las personas discapacitadas.
El cumplimiento físico de la ADA puede tener el siguiente aspecto:
Más allá de estos aspectos físicos, el programa de capacitación para el cumplimiento de la ADA cubre temas como las conversaciones antidiscriminatorias, el avance profesional regular de los colegas capacitados, no hacer de la discapacidad un motivo de despido, y más. Los gerentes también deben participar en pie de igualdad y de manera activa en la capacitación sobre el cumplimiento de la ADA, ya que son ellos quienes toman decisiones importantes.
Las empresas que trabajan en el sector de la salud deben cumplir con ciertas normas y reglamentos, que garantizan un entorno de atención médica equitativo y seguro para todos. Algunos de los marcos legales más importantes relacionados con la atención médica incluyen Ley de Responsabilidad y Pólizas de Seguro Médico (HIPAA), la Ley de autorreferencia de médicos o la Ley Stark, y el Ley de Reclamaciones Falsas.
Esta formación gira en torno a la conducta ética en el sector de la salud y al cumplimiento de las obligaciones legales para que las empresas se adhieran a una atención médica de calidad y eviten problemas legales. Incluso si se descubre que un empleado ha infringido la ley, la empresa es considerada responsable. Dado que las normativas sanitarias evolucionan con los cambiantes requisitos del mundo real, las organizaciones deben ofrecer una formación continua a los empleados.
Las industrias con un impacto ambiental significativo, como el petróleo, los productos químicos y la fabricación, deben brindar a los empleados una capacitación adecuada sobre cumplimiento ambiental.
Esta capacitación incluye educar a los empleados sobre diversas leyes y reglamentos, como la Ley de Agua Limpia (CWA), el Ley de Aire Limpio (CAA), y el Leyes medioambientales de la UE. Los empleados deben conocer el propósito detrás de estas regulaciones, cómo se implementan, las sanciones en caso de incumplimiento y cosas por el estilo.
Las empresas que no brindan esta capacitación crucial terminan pagando fuertes multas. Por ejemplo, la St. Marines Lumber Company fue multada recientemente 225,000 dólares por violaciones de la Ley de Agua Limpia.
El enfoque de la capacitación en cumplimiento de los recursos humanos es el departamento de recursos humanos: cómo maneja la relación entre el empleado y el empleador, cómo trata las quejas, cómo mantiene los registros y más. Esta formación educa a los empleados sobre sus derechos como empleados, el salario mínimo y el pago de horas extras establecidos en el Ley de Salarios y Normas Laborales Justas (FLSA).
Educar a los empleados sobre las prácticas estándar de recursos humanos también significa que su organización sigue las leyes laborales para evitar sanciones.
Estos son algunos de los mejores consejos y prácticas para implementar la capacitación sobre cumplimiento en su empresa.
La tecnología puede facilitarle mucho la implementación de un programa de capacitación sobre cumplimiento, mejorar el acceso de los empleados y hacer que sea mucho más atractivo para ellos. Hoy en día, el el mejor software interactivo de aprendizaje electrónico te permite diseñar cursos elaborados, combinarlos con un asistente de inteligencia artificial disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, crear cuestionarios relevantes y mucho más.
Estas plataformas de formación en materia de cumplimiento mediante aprendizaje electrónico también facilitan en gran medida la actualización de los cursos, ya que añaden nuevos materiales, los comparten con los equipos sobre la marcha y hacen un seguimiento de quién los ha completado.
El aprendizaje debe ser divertido para mantener a las personas comprometidas, y el mismo principio se aplica al programa de capacitación en cumplimiento.
Los ejemplos de la vida real no solo hacen que la formación sobre cumplimiento de los empleados sea más atractiva, sino que también inspiran a los empleados a tomar medidas. Puedes pedirles que representen varios escenarios en un entorno libre de riesgos y que se preparen con antelación para cualquier contratiempo futuro.
Intente incluir un elemento sólido de responsabilidad en el programa de capacitación sobre cumplimiento para que sus empleados sepan lo importante que es. Asigne responsabilidades a algunos miembros del equipo para controlar a sus colegas. Además, fomenta la denuncia anónima en la organización para que problemas como el acoso sexual no queden sin abordar.
La capacitación en cumplimiento es fundamental para informar a los trabajadores sobre las leyes y regulaciones que deben cumplir en el lugar de trabajo. Sin ella, es probable que incluso los empleados con las mejores intenciones cometan errores costosos que conlleven multas, litigios, cancelaciones de licencias e incluso cierres.
Por eso es crucial diseñar un programa sólido de capacitación en cumplimiento utilizando una plataforma como Coursebox, la el mejor software de capacitación en cumplimiento. Con tecnología de inteligencia artificial, nuestra plataforma avanzada hace que tu entrenamiento sea atractivo e interactivo sin comprometer los detalles más sutiles.
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El programa de capacitación sobre cumplimiento de la OSHA proviene de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) para garantizar el cumplimiento de sus normas y reglamentos. El programa incluye información sobre seguridad general, respuesta a emergencias y similares.
Para brindar una capacitación de cumplimiento de calidad, una organización primero debe comprender las leyes y regulaciones relevantes que se le aplican. Después de eso, debe educar a los empleados sobre esas regulaciones a través de un atractivo programa de capacitación sobre cumplimiento.
La capacitación básica sobre cumplimiento incluye educar a los empleados sobre la ética laboral, la diversidad, la lucha contra el acoso, las leyes ambientales y similares.
Estos son los siete elementos de un programa de capacitación en cumplimiento efectivo:
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