Todo lo que necesita saber sobre la auditoría de ASQA

El Autoridad Australiana de Calidad de las Habilidades (ASQA) es el regulador nacional de la educación y formación profesional (VET). Ellos supervisan Organizaciones de formación registradas (RTO) en todo el país.

El trabajo de ASQA es asegurarse de que los RTO solo brinden la mejor capacitación y evaluación, lo que realizan en parte a través de las auditorías de ASQA. Estas auditorías comprueban si los RTO cumplen con los requisitos normas nacionales.

El problema es que estas auditorías pueden resultar bastante estresantes para los RTO. Requieren mucha preparación e incluso pueden obstaculizar las operaciones normales. Además, el fracaso de una auditoría puede tener consecuencias graves, como sanciones o incluso la cancelación del registro.

Afortunadamente, sabemos cuál es la clave para llevar a cabo una auditoría de ASQA con éxito en todo momento. En esta guía, le explicaremos qué busca ASQA, cómo prepararse y cómo responder a los resultados de la auditoría.

¿Qué es el proceso de auditoría de ASQA?

Una auditoría de ASQA es una revisión formal de una organización de formación registrada (RTO). La ASQA lleva a cabo estas auditorías para asegurarse de que las RTO cumplan con las normas nacionales de formación y evaluación.

Estos estándares se establecen en el Marco de calidad de la FP. La autoridad de ASQA para llevar a cabo estas auditorías proviene del Ley Nacional Reguladora de la Educación y la Formación Profesional de 2011 (Ley NVETR). Esta ley convierte a ASQA en el regulador nacional de la FP, lo que significa que puede comprobar si los RTO brindan una formación de calidad.

Fuente: Prickly 2 Sweet

ASQA lleva a cabo diferentes tipos de auditorías, que incluyen:

• Auditorías de cumplimiento: Este es el tipo de auditoría más común. Comprueban si una RTO cumple con todos los requisitos del marco de calidad de la FP. Esto incluye todo, desde la impartición de la formación hasta el apoyo a los estudiantes.
• Auditorías de rendimiento: Estas auditorías se centran en los resultados de la formación y Evaluación de RTO. Analizan qué tan bien una RTO prepara a sus estudiantes para el empleo o para continuar sus estudios.
• Controles puntuales: Se trata de visitas sin previo aviso de los auditores de ASQA. Pueden ocurrir en cualquier momento y, por lo general, se centran en un área de preocupación específica. Están diseñados para garantizar el cumplimiento continuo.
• Auditorías de reinscripción: Los RTO deben volver a registrarse periódicamente. Estas auditorías son más exhaustivas y evalúan el rendimiento y la capacidad generales de los RTO.

El proceso de auditoría de ASQA no es tan complicado como parece. En primer lugar, ASQA notificará a la RTO sobre una próxima auditoría. Esta notificación incluirá el tipo de auditoría y las áreas de interés. Luego, la RTO normalmente tendrá que completar una autoevaluación en la que revisará sus propias operaciones comparándolas con el marco de calidad de la EFP. A continuación, deberán presentar pruebas del cumplimiento de la ASQA, como materiales de formación, políticas y expedientes de los alumnos. Si es necesario, los auditores de la ASQA pueden visitar las instalaciones de formación de la RTO. Durante la visita, pueden entrevistar al personal y a los estudiantes y asistir a las sesiones de capacitación. Por último, la ASQA preparará un informe en el que se describan los resultados de la auditoría y se señalen las áreas de incumplimiento.

Si la auditoría detecta un incumplimiento, la RTO deberá tomar medidas correctivas. Deben abordar los problemas y demostrar a ASQA que se han solucionado. Si los problemas no se solucionan, ASQA tiene la autoridad para suspender o cancelar el registro de los RTO. En el período 2023-24, ASQA realizó 83 decisiones cancelar el registro o no renovarlo. Al menos 52 de estas decisiones se debieron a problemas graves de incumplimiento.

Áreas de enfoque clave de las auditorías de ASQA

Fuente: Piloto RT‍

Las auditorías de ASQA se centran en varias áreas clave para garantizar la calidad de la formación y la evaluación. Estas áreas abarcan todo, desde la forma en que se imparte la capacitación hasta la forma en que se gestiona la RTO.

Capacitación y evaluación

Los RTO deben impartir una formación que se alinee con las paquete formativo requisitos. Esto significa utilizar las unidades de competencia correctas y ofrecer una formación que satisfaga las necesidades de la industria. Los materiales de capacitación también deben estar actualizados y ser relevantes, y las evaluaciones deben medir con precisión la competencia de los estudiantes. La ASQA busca una evaluación válida, confiable y suficiente, lo que significa que debe:

• Mide lo que se supone que deben medir
• Sea coherente y justo
• Proporcione suficientes pruebas de competencia.

Aparte de eso, debe demostrar que su formación y evaluación se basan en la competencia. Esto significa centrarse en lo que los estudiantes pueden hacer, no solo en lo que saben. Puede demostrar esto a través de evaluaciones prácticas, proyectos y portafolios. El reconocimiento del aprendizaje previo (RPL) también es importante. Los RTO deben contar con procesos de RPL que permitan a los estudiantes obtener el reconocimiento de sus habilidades y conocimientos actuales. Lo ideal es que el RPL de su RTO coincida con el promedio estatal. Por ejemplo, Queensland informó de la tasa más alta de RPL con 8,8% en 2018, mientras que Victoria y el Territorio de la Capital Australiana tenían tasas mucho más bajas, del 2,9% y el 1,7%, respectivamente.

Apoyo estudiantil

Como RTO, usted es responsable de brindar los servicios de apoyo adecuados a sus estudiantes. Esto incluye orientación académica, asistencial y profesional. ASQA comprobará si estos servicios están disponibles y si realmente funcionan. Sus estudiantes merecen una información clara y precisa delante de se inscriben. Esto significa detalles sobre el curso, las tarifas y los servicios de apoyo. Una buena iniciación ayuda a los estudiantes a adaptarse y establece expectativas claras, las cuales ASQA revisará. También comprobará el nivel de acceso y equidad en el apoyo a los estudiantes. Todos los estudiantes deben tener acceso a la ayuda, independientemente de su origen o discapacidad. Por último, los estudiantes necesitan una forma clara y accesible de expresar sus inquietudes y apelar las decisiones de evaluación. Esto no solo facilita la auditoría de ASQA, sino que también beneficia a su RTO. Las investigaciones muestran que los estudiantes están dispuestos a pagar al menos 300$ adicionales para un mejor soporte ofrendas.

Gestión y gobierno de RTO

Por último, la buena gobernanza y gestión de estudiantes son cruciales. Esto significa que debe vigilar:

• Mantener funciones y responsabilidades claras y una toma de decisiones eficaz.
• Políticas sobre cómo opera, que cubren todo, desde la capacitación hasta el apoyo a los estudiantes.
• Mantenimiento preciso de registros y gestión de datos de las inscripciones, la capacitación y las evaluaciones.
• La prueba de viabilidad financiera es imprescindible.
• Una persona confiable y de buen carácter que dirige la RTO.
• Adhesión a las normas para organizaciones de formación registradas (RTO) de 2015.

Preparación para una auditoría de ASQA

Fuente: R a Pilot

‍Prepararse para una auditoría de ASQA puede resultar abrumador. Requiere mucha planificación y un conocimiento profundo del marco de calidad de la FP. Sin embargo, con un enfoque sistemático, puede demostrar con confianza su compromiso con la formación de calidad. Un enfoque proactivo siempre es lo mejor. No esperes a que llegue la notificación. Empieza a prepararte ahora con estos pasos:

• Realice una autoevaluación exhaustiva: Esta es su oportunidad de identificar cualquier posible brecha en su cumplimiento. Revise todos los aspectos de las operaciones de su RTO comparándolos con el marco de calidad de la FP. Consejo profesional: sé honesto y crítico.
• Revise y actualice sus materiales de capacitación y evaluación: Asegúrese de que sus materiales estén actualizados, sean relevantes y estén alineados con los requisitos del paquete de capacitación. Compruebe la claridad, la precisión y la coherencia.
• Refuerce sus sistemas de apoyo estudiantil: Sus servicios de apoyo estudiantil deben ser accesibles y efectivos. Revisa tus políticas y procedimientos relacionados con el apoyo a los estudiantes, las quejas y las apelaciones.
• Mantenga registros precisos y actualizados: Todos los registros de los estudiantes, los registros de capacitación y los registros financieros deben estar completos y bien organizados. Los auditores de ASQA analizarán estos registros.
• Realice auditorías internas y simulacros de auditorías: Estas sesiones de práctica pueden ayudarlo a identificar áreas de mejora. Simule la experiencia de auditoría lo mejor que pueda para identificar cualquier punto débil en sus procesos.
• Capacite a su personal sobre los requisitos de ASQA: Todos los miembros de su RTO deben comprender el marco de calidad de la FP y su papel en el mantenimiento del cumplimiento. Asegúrese de ofrecer formación y actualizaciones periódicas.
• Desarrolle una estrategia de comunicación clara: Establezca líneas de comunicación claras dentro de su RTO y con ASQA para un proceso de auditoría eficiente y sin problemas.

La herramienta adecuada, como IA de Coursebox, puede eliminar todo el estrés de una auditoría de ASQA. Puede simplificar muchos aspectos de la preparación de una auditoría. Por ejemplo, puede ayudar a la autoevaluación al proporcionar listas de verificación y recordatorios. También puede ayudar a administrar los materiales de capacitación y los registros de los estudiantes en una ubicación central. La mejor parte es que las funciones de elaboración de informes de Coursebox AI pueden generar informes que demuestren tu cumplimiento.

Responder a los resultados de la auditoría

Es posible que recibas un resultado «compatible», lo que significa que has cumplido con todos los requisitos estándares para RTO. O puede que recibas un resultado que diga que no cumple con los requisitos, lo que indica que necesitas solucionar algunos problemas. En ocasiones, el resultado es «parcialmente compatible», lo que significa que has cumplido algunos estándares pero no otros. Si tienes un resultado que no cumple con los requisitos, no te asustes. De hecho, 74% de los RTO no cumplen con al menos una norma en su primera evaluación. Lo importante es tomar medidas rápidas para solucionar los problemas porque todavía tienes una oportunidad.

Primer paso: tendrás que desarrollar un plan de rectificación. Este plan describe cómo abordarás cada incumplimiento. Sea específico y demuestre cómo realizará los cambios necesarios. Además, comunícate regularmente con ASQA durante todo este proceso para demostrarles que te comprometes a solucionar los problemas. Para evitar futuros incumplimientos, debe centrarse en la mejora continua. Esto incluye:

• Revisar regularmente sus procesos y procedimientos.
• Buscar comentarios del personal y los estudiantes.
• Identificar y abordar de manera proactiva los posibles problemas.
• Crear una cultura de mejora continua.

Si no está de acuerdo con el resultado de la auditoría, tiene derecho a apelar en un plazo de 30 días. Deberá presentar pruebas que respalden su caso, y ASQA puede tardar hasta 120 días en reconsiderarlo. El Ley del Tribunal Administrativo de Apelación de 1975 proporciona más detalles sobre la apelación de las decisiones de la ASQA.

Conclusión

Una auditoría de ASQA exitosa no se basa solo en el cumplimiento. Se trata de demostrar tu compromiso con una formación de calidad y de generar confianza en tus alumnos. Un RTO bien preparado es un RTO exitoso.

No permita que la auditoría de ASQA sea una fuente de estrés porque aún puede tomar el control del proceso. ¿La buena noticia? Coursebox AI puede ayudar. Puede ser su socio para sortear las complejidades del cumplimiento de la ASQA. Si está listo para simplificar la preparación de la auditoría y aumentar su confianza, contacta con Coursebox AI para saber cómo podemos respaldar su RTO.