Möchten Sie einen reibungslosen Übergang für die ausscheidenden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sicherstellen? Folgen Sie dieser Anleitung, um die perfekte Offboarding-Checkliste zu verstehen und zu erstellen.
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Ein formeller Offboarding-Prozess kann Unternehmen helfen, zu bleiben 71% ihrer Mitarbeiter. Im Gegenteil, Unternehmen, die keine Richtlinie zur Auslagerung von Mitarbeitern haben, können nur 57% ihrer Mitarbeiter behalten. Doch viele Unternehmen übersehen diese wichtige Aufgabe. Dies schadet dem Ruf des Unternehmens und lässt ehemalige Mitarbeiter zögern, sie weiterzuempfehlen.
Eine klare Offboarding-Checkliste, die Elemente wie Technologie, Alumni-Gruppen und ein maßgeschneidertes und standardisiertes Gerüst abdeckt, kann diesen Prozess jedoch erheblich vereinfachen. Sie gewährleistet eine reibungslose Kündigung des Mitarbeiters, ohne dass ein Arbeitsschritt versäumt wird.
Dieser Leitfaden führt Sie durch jedes Detail des Offboardens von Mitarbeitern, damit Ihr Unternehmen bei den ausscheidenden Mitarbeitern einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Also, lasst uns loslegen!
Ein Offboarding-Prozess für Mitarbeiter ist ein strukturiertes Tool, das Personalfachleuten und dem Management dabei hilft, jedes Detail des Offboarding-Prozesses abzuwickeln. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter kündigt oder das Unternehmen beschließt, dem Mitarbeiter zu kündigen, hilft eine Offboarding-Checkliste wirklich dabei, die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen zu verringern.
Diese Checkliste trägt dazu bei, Risiken wie Datenschutzverletzungen zu reduzieren, den Ruf des Unternehmens zu schützen und eine positive Beziehung zu ausscheidenden Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Kündigungen sind für die Mitarbeiter in der Regel emotional, daher ist es wichtig, ausscheidende Mitarbeiter genauso respektvoll und sorgsam zu behandeln, wie sie das erste Mal angefangen haben.
Der Austritt von Mitarbeitern kann sich wirklich chaotisch anfühlen, insbesondere ohne einen klaren Plan. Das Fehlen eines formellen Offboarding-Prozesses kann dem Ruf Ihres Unternehmens schaden, zu Projektunterbrechungen führen und Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
Ein falsch gehandhabtes Offboarding kann Tausende von Dollar an Produktivitätseinbußen und Datenmissbrauch kosten. Warum also dieses Risiko eingehen? Eine Offboarding-Checkliste kann all diese kostspieligen Fehler verhindern.
Es hilft bei:
Mit einer Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern können Sie sicherstellen, dass jedes Detail reibungslos behandelt wird. Allerdings können Sie den Zugriff auf sensible Systeme ordnungsgemäß sperren, um die Gehaltsabrechnung stressfrei und ohne Stress abzuschließen Schulungsvideos für die neuen Mitarbeiter. Darüber hinaus kann eine strukturierte Checkliste bei ausscheidenden Mitarbeitern einen positiven Eindruck hinterlassen.
Das Offboarding von Mitarbeitern mit einem guten Gefühl ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter sehr wichtig. So sieht ein allgemeiner Offboarding-Prozess aus:
Wenn ein Mitarbeiter beschließt, das Unternehmen zu verlassen, gehen Sie professionell und einfühlsam damit um. Wenn Sie das Kündigungsschreiben erhalten, bestätigen Sie die Annahme schriftlich und geben Sie den letzten Arbeitstag und die nächsten Schritte an. Denken Sie daran, dass eine Kündigung emotional sein kann. Halten Sie daher während des gesamten Prozesses einen unterstützenden Ton an.
Offene Kommunikation ist hier entscheidend. Stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung und der Manager sich darüber einig sind, was als Nächstes kommt. Besprechen Sie den Übergangsplan und bitten Sie die Mitarbeiter um Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufgaben und Projekten.
Am Ende danken Sie dem Mitarbeiter für seine Zeit und seinen Beitrag. Ein einfaches und aufrichtiges Dankeschön kann eine nachhaltige Wirkung hinterlassen.
Die Teams über die Abreise eines Teammitglieds zu informieren, macht es später wirklich bequem. Denn Offboarding ist nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung, es ist eine Teamleistung.
Also die ersten Leute, die es verdienen, die Personalabteilung, die IT und den Manager des Mitarbeiters kennenzulernen. Dies gibt ihnen Zeit, sich auf notwendige Änderungen vorzubereiten.
Eine rechtzeitige Benachrichtigung ermöglicht es der Personalabteilung, mit dem Papierkram wie den Freigabeformularen und den endgültigen Abrechnungsprozessen zu beginnen. In der Zwischenzeit kann die IT-Abteilung die Deaktivierung von Konten, Unternehmenstools, E-Mail-Zugriffen usw. planen.
Wenn der Mitarbeiter mit den Kunden zu tun hat, informieren Sie sie höflich und teilen Sie mit, wer ihre Aufgaben übernimmt. Denken Sie immer daran, alles zu dokumentieren, um Verwirrung zu vermeiden. Eine Offboarding-Checkliste hilft wirklich dabei, Aufgaben effizient zu verfolgen.
Der letzte Arbeitstag des Mitarbeiters sollte gut geplant sein. Bestätigen Sie zunächst den Termin mit dem Mitarbeiter und teilen Sie ihn dem Team mit. Planen Sie vor diesem Tag eine ordnungsgemäße Übergabe ein. Bitten Sie den Mitarbeiter, laufende Aufgaben zu dokumentieren, alle wichtigen Dateien mit anderen zu teilen und trainiere jemanden bei der Arbeit falls erforderlich.
Planen Sie am letzten Tag Zeit ein, an der der Mitarbeiter Unternehmensressourcen wie Ausweise, Laptops und Schlüssel zurückgeben kann. Die IT-Abteilung sollte den Mitarbeiter bei der Datensicherung und bei etwaigen Kontoschließungen unterstützen. Am Ende sollte es ein Abschlussgespräch oder ein Austrittsgespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung des Mitarbeiters geben.
Das Austrittsgespräch ist eher Ihre Chance, Ihr Unternehmen aus der Sicht der Mitarbeiter kennenzulernen. Dies kann am oder vor ihrem letzten Tag geplant werden. Zwar führen 91% der Unternehmen diese Interviews inzwischen durch, aber es ist wichtig, ein angenehmes Umfeld zu schaffen, in dem sie ihr ehrliches Feedback gerne teilen können.
Quelle: Talentlift
Sie können Mitarbeiter fragen nach:
Und alles andere, was Sie für notwendig halten.
Das einzig Wahre ist, dieses Feedback zu nutzen, um die Richtlinien und Prozesse am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter aufgrund einer hohen Arbeitsbelastung das Unternehmen verlassen, können Sie eine Neuverteilung der Aufgaben in Betracht ziehen.
Halten Sie die Diskussion während dieser ganzen Zeit professionell, danken Sie ihnen für ihre Ehrlichkeit und erklären Sie, wie ihr Feedback verwendet wird.
Um eine zeitnahe und genaue Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, sollten Sie zunächst alle ausstehenden Beiträge wie Boni, unbezahlte Überstunden oder ungenutzte Urlaube begleichen. Stellen Sie sicher, dass all dies im endgültigen Gehaltsscheck enthalten ist. Wenn der Arbeitnehmer Gesundheitsleistungen wie Rentenbeiträge oder Krankenversicherung in Anspruch nimmt, erklären Sie ihm, was als Nächstes passiert, oder legen Sie zur besseren Übersicht schriftliche Unterlagen vor.
Überprüfen Sie in der Zwischenzeit die Bankdaten des Mitarbeiters, um Zahlungsdetails zu vermeiden. Stimmen Sie sich zu diesem Zeitpunkt mit dem Finanzteam ab, um sicherzustellen, dass alles vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters bearbeitet wird.
Jeder möchte sich geschätzt und geschätzt fühlen, und es wird zu einer großen Sache, wenn die Wertschätzung vom Arbeitsplatz kommt, an dem Sie als Mitarbeiter alles gegeben haben. Daher liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, den Offboarding-Prozess unvergesslich zu machen.
Zu diesem Zweck können Sie ein kleines Treffen organisieren, bei dem Sie die Geschichten und Erfolge der Mitarbeiter während ihrer Zeit im Unternehmen teilen können. Wenn sich das Team nicht persönlich treffen kann, funktioniert ein Videoanruf oder eine E-Mail genauso gut.
Bei solchen Abschieden geht es mehr darum, unter guten Bedingungen zu gehen als nur um Abschiede!
Wenn Ihnen die Frage nach dem idealen Offboarding-Prozess für Mitarbeiter noch immer im Kopf herumschwirrt, sind Sie nicht allein. Da 71% der Unternehmen keinen formellen Offboarding-Prozess haben, haben sie in der Regel Probleme beim Aufbau guter Beziehungen zu ihren Alumni und beim Schutz der Unternehmensdaten.
Hier haben Sie also die Offboarding-Checkliste, die alles enthält, was Sie brauchen, um die Mitarbeiter positiv zu verabschieden.
Das Ausscheiden einer Person wirkt sich in der Regel auf das gesamte Team aus; daher verdient jedes Teammitglied eine Vorwarnung. Dies dient dazu, jegliche Art von Verzögerungen oder Verwirrung zu vermeiden. Auch die Art und Weise, wie Sie über die Offboarding-Mitarbeiter kommunizieren, ist sehr wichtig.
Die Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitglied ist von gleicher Bedeutung, insbesondere um die Zeitpläne und Erwartungen transparent zu halten. Wenn Bedenken auf diese Weise angegangen werden, werden Unsicherheiten sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Team, das er zurücklässt, reduziert.
Ein formelles Kündigungsschreiben soll beide Parteien schützen und ist daher ein wichtiger Bestandteil der Offboarding-Checkliste. Ohne sie können viele Missverständnisse über die Kündigungsbedingungen entstehen.
Es ist viel einfacher, die Rechenschaftspflicht mit einem Kündigungsschreiben sicherzustellen und die endgültigen Gehaltsschecks, Leistungen und andere gesetzliche Anforderungen zu bearbeiten. Das Kündigungsschreiben sollte enthalten:
Wenn das Unternehmensvermögen nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds nicht wiederhergestellt wird, kann dies zu einem kostspieligen Fehler führen. Laut einem Bericht von Tech Republic, 20% der Unternehmen geben an, auf Datenschutzverletzungen durch ehemalige Mitarbeiter gestoßen zu sein. In ähnlicher Weise zeigt eine andere Studie, dass 60% der Führungskräfte der Meinung sind, und 16% sind der festen Überzeugung, dass die Auslagerung von Mitarbeitern eine Sicherheitsbedrohung darstellt.
Quelle: Torii
Aus diesem Grund ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Vermögenswerte, einschließlich Laptops, Personalausweise, Ausweise und andere relevante Dinge, zurückgegeben werden. Dieser Schritt spiegelt auch die Professionalität eines Unternehmens wider, den Offboarding-Prozess verantwortungsbewusst abzuwickeln.
Exit-Interviews sind einfach die perfekte Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter für die geleistete Arbeit und den Unterschied, den sie im Unternehmen gemacht haben, zu würdigen. Dies ist auch die Zeit, um alles über Gehaltsabrechnungen, den Abruf von Vermögenswerten und andere Unternehmensinformationen zu besprechen.
Quelle: HR Vision-Veranstaltung
Halten Sie alles kurz und bündig und lassen Sie den Mitarbeiter über seine Erfahrungen im Unternehmen sprechen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Einblicke in die Gründe zu erhalten, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, und Ihnen dabei zu helfen, die Probleme zu lösen, bevor sie Ihr Team betreffen.
Bleiben Sie mit den ehemaligen Mitarbeitern in Kontakt, indem Sie sie in Alumni-Gruppen einbeziehen, da dies langfristige Vorteile hat. Zum Beispiel kann ein gutes und vertrauenswürdiges Alumni-Netzwerk einen großen Beitrag dazu leisten, Sie mit gleichgesinnten Fachleuten zu verbinden.
Um diese authentische Beziehung aufzubauen, sollten Sie erwägen, als Teil der Offboarding-Checkliste einen wohlüberlegten Abschied zu organisieren und den Mitarbeiter einzuladen, Alumni-Gruppen beizutreten. Solch ein herzlicher Abschied stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Unternehmen als Fürsprecher und nicht als Kritiker verlassen.
Es ist wichtig, die Ablösung ausscheidender Mitarbeiter so schnell wie möglich zu planen, da das Versäumnis, einen Ersatz zu planen, den Arbeitsablauf stören und die Moral des Teams senken kann. Es kann sogar zu einem Burnout im Team führen, da sie die zusätzliche Verantwortung für das fehlende Teammitglied tragen müssen.
Wenn Sie also wirklich beabsichtigen, die Stelle zu besetzen, tun Sie dies noch vor dem Ausscheiden Ihres Mitarbeiters, damit es einfacher ist, während des Übergangs das Gleichgewicht zu halten.
Dies ist einer der wichtigsten Teile einer Offboarding-Checkliste und verhindert Produktivitätsverluste bei Mitarbeiterwechseln. Aus diesem Grund ist es wichtig, entweder Ausbildung direkt oder erstelle ein Übergabedokument oder ein Video, das alles enthält, was das neue Teammitglied bei der Übernahme der Rolle benötigt.
Das Dokument sollte die folgenden Informationen enthalten, ist aber nicht beschränkt auf:
Der Vorteil eines guten Mitarbeiter-Offboardings besteht darin, dass der ausscheidende Mitarbeiter später noch glücklicher ist, zu helfen, falls es zu Unklarheiten kommt.
Über 42% der Mitarbeiter geben zu, dass sich Fehler bei der Gehaltsabrechnung negativ auf ihre Erfahrung auswirken, und es wäre nicht falsch zu sagen, dass die endgültige Gehaltsabrechnung ein sensibler Aspekt des Offboardens ist.
Daher ist es wichtig, dass Sie Professionalität und Respekt durch eine genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnung widerspiegeln. Dies hilft auch dabei, finanzielle Verpflichtungen ohne großes Chaos zu erfüllen, und verringert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten oder rechtlichen Komplikationen.
Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen geleistete Zahlung korrekt ist, und vergessen Sie nicht, zu berücksichtigen, ob Sie Feiertage oder Rückerstattungen zahlen müssen.
Mit einer guten Offboarding-Checkliste knüpfen Sie nicht einfach lose Knoten. Im Grunde genommen halten Sie den Ruf Ihres Unternehmens auf höchstem Niveau aufrecht und hinterlassen einen bleibenden Eindruck bei den Mitarbeitern. Solch ein durchdachter Prozess zum Offboarding von Mitarbeitern kann sogar dazu führen, dass ehemalige Mitarbeiter zu Fürsprechern Ihrer Marke werden.
Ein gut geplanter Offboarding-Prozess bietet einen reibungslosen Übergang und hilft dabei, enge Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.
Aber warum dort aufhören? Erwägen Sie, in Tools zu investieren, die die Prozesse für Sie über das Offboarding hinaus vereinfachen. Versuchen Sie Coursebox.ai um die Art und Weise, wie du deinen Arbeitsplatz trainierst und weiterentwickelst, zu verändern. Machen Sie also weiter und erkunden Sie Coursebox.ai, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.
Ein Offboarding-Prozess für Mitarbeiter umfasst in der Regel die Annahme der Kündigung, die Übergabe der Aufgaben, die Austrittsgespräche, das Abrufen der Unternehmensressourcen, den Widerruf des Systemzugriffs und die endgültige Gehaltsabrechnung. Ein solcher Prozess sorgt für ein reibungsloses Offboarding, sorgt für einen ordnungsgemäßen Abschluss und gibt den Mitarbeitern das Gefühl, geschätzt zu werden.
Das Offboarding der Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil einer Offboarding-Checkliste, die sicherstellt, dass Steuerdokumente, Abschlusszahlungen und Leistungsanpassungen korrekt sind. Danach wird der Mitarbeiter vom Gehaltsabrechnungsprogramm ausgeschlossen.
Ein Onboarding-Prozess umfasst das Pre-Onboarding, die Begrüßung der neuen Mitarbeiter, die Einrichtung von Tools und Schulungen und schließlich den Übergang in die neuen Rollen mit der Teameinführung.
