如何管理培训预算和降低培训成本

员工是任何组织的生命线。但是，是什么让他们做好了充分的准备和相关性呢？及时的培训举措。但是，在确保您的组织为未来挑战做好准备的同时管理这些举措并非易事。

对员工技能发展的需求从未像现在这样强大，但经济转变要求以更少的资源来提高员工的技能。这就是为什么经过充分研究的培训预算对于确保花费的每一美元都是对组织成功的投资至关重要。

让我们来探讨一下什么是 培训预算是，它的好处，以及如何降低成本、估算和实施使一切步入正轨的预算。

什么是培训预算？

一个 培训预算是对组织内分配给员工培训的成本和资源的详细估计。从长远来看，这是一项专门用于创建、实施和维护培训与发展计划的基金。这可能包括：

• 培训师费用、培训材料、软件、平台订阅和场地租赁。
• 员工在培训期间的工资、培训人员和学员的差旅和住宿费用以及管理费用。
• 课程设计、内容创作和培训交付平台费用。

精心策划的 培训预算提供了资源，使员工掌握脱颖而出所需的技能和知识。此外，它还制定了一个框架，使您的学习支出与组织的总体目标和目的保持一致。

培训预算对组织的重要性

培训和发展对于任何企业来说都是绝对必要的。没有对员工持续学习的承诺，任何组织都无法蓬勃发展。Gartner's 未来工作趋势 报告指出，员工拥有的专业知识与组织所需的专业知识之间的不匹配越来越大，这是一个需要快速解决的问题。

解决这个问题的最佳方法是设定明智的培训预算，为相关和有影响力的培训计划提供支持。让我们探讨培训预算对组织成功至关重要的一些关键原因。

1。缩小技能差距

目前的技术进步速度表明，人们在工作中掌握的技能很快就会过时。研究表明 87% 的组织 正在处理技能差距或预计将在未来五年内解决这些问题。技能差距最终导致 性能差距，增加了员工的压力，延长了项目期限，阻碍了创新。

要在这方面取得成功，请集中精力制定培训预算，并尽早完成。例如，假设一家公司决定使用新软件。如果他们已经在预算范围内计划了培训，他们可以立即让员工加快速度。这些主动措施可使一切顺利运行，并帮助您充分利用技术投资。

2。减少员工流失率

学习和技能提升直接影响员工的积极性和工作满意度。意义重大 41% 的员工 由于学习、培训和发展机会不足，计划离职。缺乏职业发展仍然是员工离开雇主的关键原因。

投资员工队伍会对他们的工作经历产生积极影响。它表明他们被看见、听到和重视，正在进步 留住员工。提供成长和发展的机会使员工感到更加投入和对组织的承诺。这降低了人员流动成本，创造了一支生产率更高、更稳定的员工队伍。

3.改善客户体验

您的员工是公司的代言人，也是企业与客户之间的主要纽带。太惊人了 91% 的客户 在获得积极的服务体验后更有可能回购。相反，负面的客户体验可能会损害您的品牌声誉。

将培训预算专门用于销售、营销和客户支持团队的企业正在进行明智的投资。训练有素的员工可以满足客户需求，解决问题并建立融洽的关系，从而提高客户满意度。这种培训投资使您的业务与竞争对手区分开来，并推动可持续增长。

4。更好的业务增长和盈利能力

培训可以帮助员工发展新的技能和知识，并提高他们的工作质量。想一想：确切知道如何使用设备或了解完成项目的最佳方法的人自然会比随心所欲地想出来的人更快、更有成效。

除了速度和技能外，培训还向员工介绍新技术和最佳实践。这对于最大限度地减少浪费、减少错误和消除其他可能消耗公司资源的低效率问题非常有益。投资培训不仅仅是成本；这是一项通过提高投资回报率和确保长期成功而获得回报的投资。

组织在员工培训上花了多少钱？

根据行业培训报告 《培训》杂志，各公司正在加大对员工发展的投资。2023年每位员工的平均支出已从2021年的1,071美元增至1,207美元。这一增长反映了行业的快速演变性质以及人工智能对工作的变革性影响。

各组织认识到需要一支为未来做好准备的员工队伍，因此正在增加其学习与发展预算，为员工提供所需的技能。

与员工培训相关的成本可能很高。这可能包括开发定制培训材料、聘请外部培训师以及将宝贵的时间花在高级员工身上，所有这些都有助于总支出。此外，需要保持培训内容的最新性和相关性，进一步增加了持续的投资。所有这些费用都会给您的企业增加沉重的财务负担。

如何降低培训成本和预算：循序渐进的过程

制定成功的培训预算需要仔细的规划和战略思考，以确保分配的资源与公司目标保持一致。

您是否需要为最佳培训成本和最高的投资回报率制定预算？以下是一些有用的提示和技巧，可帮助您在不影响质量的情况下管理培训预算和减少开支。

1。确定培训目标和技能差距

员工培训的核心目的是弥合技能差距和培养员工能力。详细的技能差距分析对于确定学习和发展计划的优先顺序至关重要。与员工进行一对一的讨论（通常是与经理的讨论），以了解他们的优势和需要改进的领域。

要确定具体的培训需求，首先要分析每位员工的角色、当前的技能组合和职业抱负。这种有针对性的需求评估方法可确保您的培训预算得到有效利用。

例如，如果销售数字滞后，则应将重点放在开发上 销售培训策略 而不是将资源转移到其他地区.这样可以防止预算浪费，并最大限度地提高培训计划的影响力。

2。选择合适的训练风格

确定培训目标后，下一步就是确定交付方法。会是在职培训、指导、指导还是在线学习？在职培训可为您提供结构化环境中的实践经验，但可能非常昂贵。

指导为经验丰富的专业人员提供个性化指导。辅导提供有针对性的个性化学习。在线学习具有灵活性和成本效益，但可能缺乏人际互动。简而言之，选择正确的风格取决于您的预算、培训目标和员工需求。

专业提示： 不要将自己局限于一种训练风格。混合不同的方法可以创建一种定制的方法，侧重于改善您的 员工的优势。例如，您可以将在线模块与在职培训和指导相结合。

3.估算成本并设置预算方法

选择训练风格后，是时候估算交付成本了。决定如何计算培训预算。根据您的业务结构、培训类型和员工人数，可能有三种不同的方法：

• 工资百分比：这种方法将公司总工资的固定百分比分配给培训。假设一家公司可能将其年薪预算的2％用于学习与发展。它通常用于持续的常规培训需求，例如合规、入职或基本技能发展。
• 每位员工的学习与发展预算：您可以为每位员工分配固定金额（每年500美元）用于培训和发展。这是一种非常适合中小型企业的方法，因为它与个人绩效和职业发展息息相关。
• 培训总成本/员工人数：计算特定培训计划的总成本，然后将其除以参与者人数。它通常用于技术培训、领导力发展和专业发展计划。

4。利用电子学习和数字平台

让我们面对现实吧：培训可能很昂贵。诸如旅行、酒店以及让所有人聚在一起的后勤工作之类的事情确实会占用你的预算。此外，事实证明，大多数员工实际上更喜欢以自己的速度学习，无论何时何地最适合他们。这就是电子学习的用武之地。它允许访问庞大的数字培训内容库，随时可用。

通过学习管理系统促进电子学习。它就像一个存放所有培训材料的中央枢纽，因此每个人都可以在一个地方访问它们。电子学习可以节省您的时间，因为您不必为所有人安排面对面的课程。它还可以满足 不同的学习风格 并为您节省了很多钱。

想想一个通常每人花费1,500美元的培训计划，通过电子学习平台每月只需175美元即可提供。

5。探索免费学习资源

海量信息库随时可以在线获取。创建内部沟通空间来推荐特定的课程、文章或博客。该策展帮助员工从最佳资源中受益，并专注于相关的学习：

• 大学课程：许多排名靠前的大学免费提供涵盖各种技能的课程。从项目经理到网络安全、酒店业或数据分析等等。这些免费课程可提供高质量的学习机会，而无需支付高额的学费。
• 领英学习: 领英学习是培养软技能的宝贵资源。它提供有关领导力、沟通和其他基本人际交往技能的课程，以促进职业发展。
• 开放教育资源 (OER)：开放大学等平台提供超过1000门免费课程。这些开放的教育资源是探索新兴趣或获得不同领域知识的绝佳方式。

重复使用培训内容并重新调整其用途

没有必要为每一个新的培训主题重新设计方向。不要低估重复使用和重新利用现有内容的力量。关于沟通技巧的演示可以重新用于微学习模块、一系列博客文章，甚至是播客。网络研讨会录制可以分解为较短的视频。

重新利用学习材料可以最大限度地提高培训内容的价值，减少培训预算， 并以不同的形式创造一致的学习体验。这种策略可以节省资源，员工仍然可以通过不同的引人入胜的方式访问信息。

评估绩效和衡量投资回报率

评估绩效和衡量投资回报率对于了解培训计划的有效性至关重要。这包括跟踪培训对员工技能、知识和行为的影响及其对总体业务目标的贡献。方法如下：

• 训练前后评估： 衡量与培训直接相关的员工技能或知识提高。您可以在销售培训计划之前评估销售知识，然后再评估一次以量化产品知识或销售技巧的增长。  
• 定期收集反馈： 通过调查、访谈和焦点小组收集定性反馈。向员工询问他们的培训经历、他们认为有什么帮助，以及他们如何在工作中应用新技能。
• 跟踪业务成果： 将培训与特定的业务目标相关联。假设你已经实施了客户服务培训并跟踪了客户满意度分数的变化。如果培训侧重于技术技能，则衡量生产率的提高或错误的减少。

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创建精心策划的 培训预算 可能具有挑战性。但是，稳健的学习和发展预算会带来巨大的好处，包括提高员工留存率、增强客户体验和提高业务盈利能力。

确保您的培训目标与组织目标保持一致，选择适当的培训风格，并利用电子学习来控制预算。专注于成本效益比较，从培训工作中获得最大的投资回报率。

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常见问题解答

我应该多久查看和更新一次培训预算？

理想情况下，应每季度或至少每年审查一次预算。这是为了反映不断变化的业务需求、新兴技术和不断变化的员工技能要求。它使您的预算保持相关性和生产力。

在制定培训预算时应避免哪些常见错误？

在制定培训预算时，请记住计算间接成本，例如员工离开正常工作时间。其次，您期望的培训结果应符合您的长期业务目标。最后，请务必采取适当的措施来评估培训计划的结果和影响。

在资源有限的情况下，如何确定培训的优先顺序？

专注于解决最关键技能差距并直接支持关键业务目标的培训。考虑进行需求评估，以确定高影响领域并确定这些举措的优先顺序。

如何使用技术来降低培训成本？

利用电子学习平台、在线课程或网络研讨会来减少差旅、住宿和讲师费用。学习管理系统 (LMS) 还可以简化培训管理和跟踪。