Quer garantir uma transição tranquila para os funcionários que estão saindo da sua empresa? Siga este guia para entender e criar a lista de verificação de desembarque perfeita.
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Um processo formal de desativação pode ajudar as empresas a reter 71% de seus funcionários. Pelo contrário, as empresas que não têm uma política de desistência de funcionários só podem reter 57% de seus funcionários. No entanto, muitas empresas ignoram essa tarefa essencial. Isso prejudica a reputação da empresa e faz com que ex-funcionários hesitem em recomendá-los.
No entanto, ter uma lista de verificação clara de desembarque, abrangendo elementos como tecnologia, grupos de ex-alunos e esqueleto personalizado e padronizado, pode facilitar esse processo em grande medida. Isso garante uma demissão tranquila do funcionário, sem que nenhuma etapa seja perdida.
Este guia explicará todos os detalhes da descontratação de funcionários para ajudar sua empresa a deixar uma impressão duradoura nos funcionários que estão saindo. Então, vamos entrar nisso!
Um processo de desligamento de funcionários é uma ferramenta estruturada que ajuda os profissionais de RH e a gerência a lidar com cada detalhe do processo de desligamento. Se o funcionário pedir demissão ou a organização decidir demiti-lo, uma lista de verificação de desligamento realmente ajuda a reduzir as chances de mal-entendidos.
Essa lista de verificação ajuda a reduzir riscos como violações de dados, protege a reputação da empresa e mantém um relacionamento positivo com os funcionários que estão saindo. As demissões geralmente são emocionais para os funcionários, por isso é essencial tratar os funcionários que estão saindo com o mesmo respeito e cuidado com que ingressaram.
A saída dos funcionários pode realmente parecer caótica, especialmente sem um plano claro. Não ter um processo formal de desativação em vigor pode prejudicar a reputação da sua empresa, levar a interrupções no projeto e colocar em risco problemas de segurança.
Um desembarque mal administrado pode custar milhares de dólares em perda de produtividade e manuseio incorreto de dados. Então, por que correr esse risco? Uma lista de verificação de desembarque pode evitar todos esses erros dispendiosos.
Isso ajuda com:
Com uma lista de verificação de desligamento de funcionários, você pode garantir que cada detalhe seja tratado sem problemas. Dito isso, você pode revogar adequadamente o acesso a sistemas confidenciais para finalizar a folha de pagamento sem estresse e ter vídeos de treinamento para os novos funcionários. Além disso, uma lista de verificação estruturada pode deixar os funcionários que estão saindo com uma impressão positiva.
Demitir funcionários com uma boa nota é muito importante tanto para a empresa quanto para o funcionário. Veja como é um processo geral de desembarque:
Quando um funcionário decide sair, lide com isso profissionalmente com empatia. Ao receber a carta de demissão, confirme a aceitação por escrito, mencione o último dia útil e as próximas etapas. Lembre-se de que a resignação pode ser emocional, portanto, mantenha um tom de apoio durante todo o processo.
A comunicação aberta é fundamental aqui. Certifique-se de que o RH e o gerente estejam na mesma página sobre o que vem por aí. Discuta o plano de transição e solicite a ajuda dos funcionários para lidar com tarefas e projetos.
No final, agradeça ao funcionário pelo tempo e pela contribuição. Um simples e sincero “obrigado” pode causar um impacto duradouro.
Informar as equipes sobre a saída de um membro da equipe torna as coisas muito convenientes mais tarde. Porque o offboarding não é apenas um trabalho do RH; é um esforço de equipe.
Então, as primeiras pessoas que merecem conhecer RH, TI e o gerente do funcionário. Isso lhes dá tempo para se prepararem para as mudanças necessárias.
A notificação oportuna permite que o RH inicie a documentação, como formulários de liberação e processos finais de liquidação. Enquanto isso, a TI pode agendar a desativação de contas, ferramentas da empresa, acesso a e-mails etc.
Se o funcionário lidar com os clientes, informe-os educadamente e compartilhe quem assumirá suas responsabilidades. Lembre-se sempre de documentar tudo para evitar qualquer confusão. Ter uma lista de verificação de desembarque realmente ajuda a rastrear as tarefas com eficiência.
O último dia útil do funcionário deve ser bem planejado. Então, comece confirmando a data com o funcionário e comunicando-a à equipe. Planeje uma entrega adequada antes desse dia. Peça ao funcionário que documente as tarefas em andamento, compartilhe todos os arquivos importantes e treinar alguém no trabalho se necessário.
Agende um horário no último dia para que o funcionário devolva ativos da empresa, como IDs, laptops e chaves. A TI deve ajudar o funcionário no backup de dados e no encerramento de qualquer conta. No final, deve haver uma reunião final ou uma entrevista de saída com o gerente ou o RH do funcionário.
A entrevista de saída é mais uma chance de aprender sobre sua empresa por meio do ponto de vista dos funcionários. Isso pode ser agendado em ou antes do último dia. Embora 91% das empresas agora conduzam essas entrevistas, é importante criar um ambiente confortável para que elas se sintam à vontade para compartilhar seus comentários honestos.
Fonte: Talentlyft
Você pode perguntar aos funcionários sobre:
E qualquer outra coisa que você considere necessária.
A verdade é usar esse feedback para melhorar as políticas e os processos do local de trabalho. Por exemplo, se vários funcionários saírem devido a uma carga de trabalho pesada, considere redistribuir as tarefas.
Durante todo esse tempo, mantenha a discussão profissional, agradeça pela honestidade e explique como seus comentários serão usados.
Para garantir o processamento oportuno e preciso da folha de pagamento, comece pagando todas as dívidas pendentes, como bônus, horas extras não pagas ou licenças não utilizadas. Certifique-se de que tudo isso esteja incluído no salário final. Se o funcionário tiver algum benefício de saúde, como contribuições para aposentadoria ou seguro saúde, explique a ele o que acontece a seguir ou forneça documentação por escrito para maior clareza.
Enquanto isso, verifique os dados bancários do funcionário para evitar detalhes de pagamento. Nesse ponto, coordene com a equipe financeira para garantir que tudo seja processado antes do último dia de trabalho do funcionário.
Todos querem se sentir valorizados e apreciados, e isso se torna muito importante quando a apreciação vem do local de trabalho, onde você deu tudo de si como funcionário. Portanto, é responsabilidade da empresa tornar o processo de desembarque memorável.
Para isso, você pode organizar uma pequena reunião para compartilhar as histórias e conquistas dos funcionários durante seu tempo na empresa. Se a equipe não puder se reunir pessoalmente, uma videochamada ou e-mail também funcionará.
Essas despedidas têm mais a ver com sair em boas condições do que apenas despedidas!
Se a pergunta sobre o processo ideal de desligamento de funcionários ainda está em sua mente, você não está sozinho. Como 71% das empresas não têm um processo formal de desistência, elas normalmente enfrentam problemas no desenvolvimento de bons relacionamentos com seus ex-alunos e na proteção dos dados da empresa.
Então, aqui está a lista de verificação de desembarque, contendo tudo o que você precisa para ver os funcionários com uma nota positiva.
A saída de uma pessoa geralmente afeta toda a equipe; portanto, cada um dos membros da equipe merece um aviso. Isso é para evitar qualquer tipo de atraso ou confusão. Além disso, a maneira como você se comunica sobre os funcionários desembarcados é muito importante.
A comunicação com o membro que está saindo é de igual importância, especialmente para manter a transparência sobre prazos e expectativas. Lidar com as preocupações dessa forma reduz as incertezas tanto para o funcionário quanto para a equipe que ele deixa para trás.
Uma carta de demissão formal pretende proteger ambas as partes, portanto, é uma parte importante da lista de verificação de desembarque. Sem isso, podem surgir muitos mal-entendidos sobre os termos de demissão.
É muito mais fácil garantir a responsabilidade com uma carta de demissão e processar os salários finais, benefícios e outros requisitos legais. A carta de demissão deve conter:
Não recuperar os ativos da empresa após a saída de um membro da equipe pode resultar em um erro caro. De acordo com um relatório da República Tecnológica, 20% das organizações afirmam ter encontrado violações de dados por ex-funcionários. Da mesma forma, outra pesquisa mostra que 60% dos líderes concordam e 16% concordam fortemente que a demissão de funcionários representa uma ameaça à segurança.
Fonte: Torii
É por isso que é essencial garantir que todos os ativos, incluindo laptops, carteiras de identidade, credenciais e outras coisas relevantes, sejam devolvidos. Essa etapa também reflete o profissionalismo da empresa em lidar com o processo de desembarque com responsabilidade.
As entrevistas de saída são a oportunidade perfeita para agradecer seus funcionários pelo trabalho que realizaram e pela diferença que fizeram na empresa. Esse também é o momento de discutir tudo sobre cheques de folha de pagamento, recuperação de ativos e outras informações da empresa.
Fonte: Evento de visão de RH
Mantenha tudo curto e direto e deixe o funcionário falar sobre sua experiência na empresa. Essa é uma boa maneira de entender por que os funcionários saem e ajudar você a resolver os problemas antes que eles afetem sua equipe.
Mantenha contato com os ex-funcionários envolvendo-os em grupos de ex-alunos, pois isso traz benefícios a longo prazo. Por exemplo, uma rede de ex-alunos boa e confiável pode ajudar muito a conectar você a profissionais que pensam como você.
Para construir esse relacionamento autêntico, considere organizar uma despedida cuidadosa como parte da lista de verificação de despedida e convidar o funcionário a participar de grupos de ex-alunos. Uma despedida tão calorosa garante que seus funcionários saiam como defensores, e não críticos, de sua empresa.
É essencial planejar a substituição dos funcionários que saem o mais rápido possível, pois não planejar as substituições pode atrapalhar o fluxo de trabalho e diminuir o moral da equipe. Isso pode até mesmo resultar no esgotamento da equipe, pois eles precisam assumir a responsabilidade extra do membro ausente da equipe.
Portanto, se você realmente pretende ocupar o cargo, faça-o antes mesmo da saída do funcionário, para que seja mais fácil manter o equilíbrio durante a transição.
Essa é uma das partes mais importantes de uma lista de verificação de offboarding e evita a perda de produtividade durante as transições de funcionários. É por isso que é importante fornecer formação diretamente ou crie um documento de entrega ou um vídeo que contenha tudo o que o novo membro da equipe precisará ao assumir a função.
O documento deve incluir as seguintes informações, mas não se limitando a:
A vantagem de um bom funcionário demitir é que o funcionário que está saindo ficará ainda mais feliz em ajudar mais tarde, caso surja alguma confusão.
Sobre 42% dos funcionários admitem que os erros na folha de pagamento afetam negativamente sua experiência, e não seria errado dizer que as folhas de pagamento finais são um aspecto delicado do offboarding.
Portanto, é essencial que você reflita profissionalismo e respeito com uma folha de pagamento precisa e oportuna. Isso também ajuda a fechar obrigações financeiras sem muito caos e reduz as chances de disputas ou complicações legais.
Certifique-se de que o pagamento feito esteja correto e não se esqueça de considerar se há feriados ou reembolsos que você precise pagar.
Com uma boa lista de verificação de desembarque, você não está apenas se esforçando. Basicamente, você está mantendo a reputação da sua empresa nos mais altos padrões e deixando uma impressão duradoura nos funcionários. Esse processo cuidadoso de desligamento de funcionários pode até mesmo transformar ex-funcionários em defensores de sua marca.
Um processo de desligamento bem planejado oferece uma transição suave e ajuda a manter relacionamentos fortes com ex-funcionários.
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Um processo de desligamento de funcionários geralmente inclui a aceitação da demissão, a transferência de tarefas, entrevistas de saída, a recuperação dos ativos da empresa, a revogação do acesso ao sistema e a folha de pagamento final. Esse processo facilita o desembarque, garante o fechamento adequado e faz com que os funcionários se sintam valorizados.
A retirada da folha de pagamento é uma parte importante de uma lista de verificação que garante que os documentos fiscais, pagamentos finais e ajustes de benefícios sejam precisos. Depois disso, o funcionário é excluído do programa de folha de pagamento.
Um processo de integração inclui a pré-integração, o acolhimento dos novos funcionários, a configuração de ferramentas e o treinamento e, finalmente, a transição para as novas funções com a introdução da equipe.
