Lançar um programa de treinamento de conformidade para funcionários é crucial para evitar penalidades e litígios. Saiba o que é e como implementá-lo em nosso guia.
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Você gostaria que sua empresa enfrentasse multas e problemas legais por não estar em conformidade com determinados regulamentos? A resposta certamente é não, e é por isso que lançar um programa de treinamento de conformidade é tão importante. Com várias autoridades reguladoras supervisionando negócios e vários padrões do setor, manter a conformidade não é uma escolha, mas uma necessidade.
O treinamento de conformidade pode ser um pouco difícil de entender, por isso desenvolvemos um guia detalhado sobre o que é, por que você deve adotá-lo e como criar módulos de treinamento seguindo as melhores práticas para obter o máximo impacto.
Antes de discutirmos os tipos e exemplos de treinamento de conformidade, é fundamental entender o que é.
Um programa de treinamento de conformidade se refere à educação de funcionários existentes e novos sobre as regras, leis e regulamentos relacionados a seus empregos e ao setor em que trabalham. Também inclui treiná-los sobre as políticas internas da sua empresa. Após um treinamento completo de conformidade, os funcionários sabem como e por que devem seguir determinadas regras e regulamentações.
Treinamento de conformidade geralmente começa durante a primeira ou a segunda semana de integração, mesmo antes do início do trabalho real do funcionário. Algumas empresas também exigem que prestadores de serviços e trabalhadores façam cursos contínuos de conformidade à medida que as regulamentações e as políticas internas evoluem. Esses cursos podem acontecer uma ou várias vezes por ano, dependendo das mudanças nas políticas internas, regulamentos e afins.
Por que uma empresa deveria implementar o treinamento de conformidade e quais benefícios ele oferece? Vamos te ajudar com isso.
O treinamento de conformidade é essencial para garantir que a empresa siga todas as leis, políticas e regulamentações relevantes para seus negócios. As empresas que não conseguem manter a conformidade podem incorrer em multas substanciais. De acordo com a pesquisa, uma empresa não compatível paga $14,8 milhões por ano em média, 45% a mais do que pagou em 2011.
As empresas também podem manter um registro detalhado de suas sessões de treinamento anteriores, o que as ajuda a monitorar o seguinte:
Com um registro detalhado, as empresas e seus funcionários sabem quais cursos concluíram e quais cursos ainda precisam concluir para se manterem em conformidade.
O treinamento de funcionários em conformidade define quais comportamentos são aceitáveis no local de trabalho. Quando uma empresa treina seus funcionários sobre como agir e se comportar com outros funcionários, ela pode evitar intimidação, assédio, piadas inapropriadas e coisas do gênero. Com base no treinamento, as empresas podem implementar políticas comportamentais internas que todos os funcionários devem seguir.
Também é crucial que a gerência e a liderança passem por um treinamento de conformidade, pois isso as ajuda a entender questões como assédio, intimidação e discriminação. Isso permite que eles apreciem várias situações e cria uma plataforma na qual os funcionários podem compartilhar suas experiências confortavelmente.
Os números falam por si mesmos em relação à inclusão: a Deloitte diz que as empresas que promovem a inclusão e a diversidade experimentam 39% melhor satisfação do cliente. Da mesma forma, um relatório do Instituto Peterson de Economia Internacional diz que inclui mais mulheres em posições de liderança levam a uma maior lucratividade.
Na era digital atual, as empresas lidam com grandes quantidades de dados, incluindo suas informações internas e as informações de clientes que elas manipulam regularmente. Ao redor 94% das empresas relataram incidentes de segurança de e-mail, uma estatística alarmante.
Portanto, torna-se uma responsabilidade crítica proteger essas informações de terceiros e hackers fraudulentos. As empresas podem treinar seus funcionários para evitar fraudes de dados com várias ferramentas, como autenticação de dois fatores, controles de permissão e similares. Ele não apenas protege dados valiosos, mas também oferece uma vantagem competitiva sobre outras empresas que não levam a segurança de dados a sério.
Claro, produtos de alta qualidade são cruciais para a reputação de uma empresa, mas isso é realmente suficiente? As empresas devem aderir a práticas éticas e de conformidade para que os clientes continuem comprando delas. Por exemplo, 71% dos clientes dizem as empresas devem lidar com fornecedores que fornecem seus materiais de forma ética.
Da mesma forma, os investidores também se sentem mais confortáveis em gastar em uma empresa que não pratica práticas sujas. As empresas que aderem às práticas padrão do setor têm maior probabilidade de oferecer produtos excelentes, gerando clientes satisfeitos e mais vendas.
Vamos explorar os vários tipos de treinamento de conformidade e os relevantes materiais de treinamento de funcionários que podem ajudar as empresas a manter um ambiente de trabalho legal e ético.
OSHA significa Administração de Segurança e Saúde Ocupacional, uma organização que trabalha sob o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos. Sua missão é garantir locais de trabalho seguros e saudáveis para os trabalhadores americanos.
Treinar funcionários em vários padrões e práticas de segurança não apenas torna o local de trabalho legalmente compatível, mas também leva a menos acidentes e menos encargos financeiros. O objetivo principal do treinamento da OSHA é conscientizar tanto os empregadores quanto os funcionários sobre suas responsabilidades e direitos de criar locais de trabalho seguros.
A OSHA tem vários recursos e programas de treinamento para funcionários, incluindo:
O treinamento em diversidade é crucial para criar locais de trabalho mais inclusivos, educando os funcionários sobre preferências e sensibilidades culturais, melhores habilidades de comunicação, empatia e afins. Ele ajuda funcionários de várias origens a se adaptarem a novos ambientes, aprimora o trabalho em equipe e faz com que todos respeitem as diferenças culturais enquanto trabalham juntos.
De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, mais de um em cada cinco funcionários (23%) sofreu assédio físico, psicológico e sexual no local de trabalho. Apenas metade das pessoas assediadas o compartilha com outras pessoas e somente depois de sofrerem mais de uma forma de assédio. O assédio no local de trabalho não é apenas antiético; também torna o local de trabalho menos produtivo porque um funcionário que está sendo assediado não pode oferecer o melhor de si.
O treinamento antiassédio tem uma abordagem educacional holística, incluindo os seguintes elementos:
Esse treinamento geralmente envolve exemplos do mundo real para realmente ajudar os funcionários a entender essa importante questão.
Proteger informações confidenciais por meio de um treinamento abrangente de segurança deve ser a principal prioridade de qualquer empresa. Esse treinamento envolve os riscos associados às violações de dados e como elas podem ser mitigadas. Os principais aspectos do treinamento em segurança da informação incluem:
Seção 508 O treinamento de conformidade gira em torno da Seção 508 da Lei de Reabilitação da Força de Trabalho, que detalha os níveis mínimos de acessibilidade para pessoas com deficiências cognitivas, sensoriais e físicas.
Embora seja destinado a agências federais, se sua empresa lida com elas, como vender software, talvez seja necessário enviar um VPAT (Modelo de Acessibilidade Voluntária de Produtos). É um documento que fornece detalhes sobre seu produto e confirma que ele está em conformidade com a Seção 508.
Se você não está lidando com agências federais, Lei dos Americanos com Deficiências (ADA) é com o que você deveria se preocupar em vez disso. Isso impede que as empresas tomem decisões discriminatórias contra pessoas com deficiência. O treinamento de conformidade da ADA envolve educar gerentes e funcionários sobre como acomodar pessoas com deficiência.
A conformidade física com a ADA pode ser semelhante a:
Além desses aspectos físicos, o programa de treinamento de conformidade da ADA abrange tópicos como conversas antidiscriminatórias, progressão regular na carreira de colegas com deficiência, não transformar a deficiência em motivo de demissão e muito mais. Os gerentes também devem participar de forma igual e ativa no treinamento de conformidade da ADA porque tomam decisões importantes.
As empresas que trabalham no setor de saúde devem cumprir certas regras e regulamentos, que garantem um ambiente de saúde justo e seguro para todos. Algumas das estruturas legais mais importantes em relação à saúde incluem a Lei de Responsabilidade e Política de Seguro de Saúde (HIPAA), a Lei de Autorreferência Médica ou a Lei Stark, e o Lei de Reclamações Falsas.
Esse treinamento gira em torno da conduta ética no setor de saúde e do cumprimento das obrigações legais para que as empresas adotem cuidados de saúde de qualidade e evitem problemas legais. Mesmo que um funcionário seja encontrado violando a lei, a empresa é responsabilizada. Como as regulamentações de saúde evoluem com as mudanças nos requisitos do mundo real, as organizações devem oferecer treinamento contínuo aos funcionários.
Setores com impacto ambiental significativo, como petróleo, produtos químicos e manufatura, devem fornecer treinamento adequado de conformidade ambiental aos funcionários.
Esse treinamento inclui educar os funcionários sobre várias leis e regulamentações, como a Lei da Água Limpa (CWA), a Lei do Ar Limpo (CAA), e o Leis ambientais da UE. Os funcionários devem conhecer o propósito por trás dessas regulamentações, como elas são implementadas, as penalidades se não forem seguidas e assim por diante.
As empresas que não fornecem esse treinamento crucial acabam pagando multas pesadas. Por exemplo, a St. Marines Lumber Company foi recentemente multada $225.000 por violações da Lei da Água Limpa.
O foco do treinamento de conformidade de RH é o departamento de RH: como ele lida com a relação empregado-empregador, lida com reclamações, mantém registros e muito mais. Este treinamento educa os funcionários sobre seus direitos como empregados, salário mínimo e pagamento de horas extras estabelecidos no Lei de Salários e Padrões Justos de Trabalho (FLSA).
Educar os funcionários sobre as práticas padrão de RH também significa que sua organização continua seguindo as leis trabalhistas para evitar penalidades.
Aqui estão algumas das melhores dicas e práticas para implementar o treinamento de conformidade em sua empresa.
A tecnologia pode facilitar muito a implementação de um programa de treinamento de conformidade, melhorar o acesso dos funcionários e torná-lo muito mais envolvente para eles. Hoje, o melhor software de e-learning interativo permite criar cursos elaborados, combiná-los com um assistente de IA 24 horas por dia, 7 dias por semana, criar questionários relevantes e muito mais.
Essas plataformas de treinamento de conformidade de e-learning também facilitam muito a atualização dos cursos adicionando novos materiais, compartilhando-os com equipes em qualquer lugar e acompanhando quem os concluiu.
Aprender deve ser divertido para manter as pessoas engajadas, e o mesmo princípio se aplica ao programa de treinamento de conformidade.
Exemplos da vida real não apenas tornam o treinamento de conformidade de funcionários mais envolvente, mas também inspiram os funcionários a agir. Você pode pedir que eles representem vários cenários em um ambiente livre de riscos e se preparem para qualquer contratempo futuro com antecedência.
Tente incluir um forte elemento de responsabilidade no programa de treinamento de conformidade para que seus funcionários saibam o quanto isso é crucial. Atribua tarefas de responsabilidade a alguns membros da equipe para controlar seus colegas. Além disso, incentive a denúncia anônima na organização para que problemas como assédio sexual não fiquem sem solução.
O treinamento de conformidade é fundamental para informar os trabalhadores sobre as leis e regulamentações que eles devem cumprir no local de trabalho. Sem isso, até mesmo os funcionários mais bem-intencionados provavelmente cometerão erros dispendiosos, levando a multas, litígios, cancelamentos de licenças e até mesmo desligamentos.
É por isso que é crucial criar um programa de treinamento de conformidade robusto usando uma plataforma como a Coursebox, a melhor software de treinamento de conformidade. Desenvolvida por IA, nossa plataforma avançada torna seu treinamento envolvente e interativo sem comprometer os detalhes mais sutis.
Quer um gerador de questionários de IA? Verifique. Quer um assistente de IA para responder perguntas 24 horas por dia, 7 dias por semana? Verifique. Precisa acessar o curso em um smartphone? Além disso, verifique. Esses e muitos outros recursos fazem do Coursebox um poderoso hub de e-learning que ajuda você a transmitir todas as informações importantes de uma forma moderna e envolvente.
O programa de treinamento de conformidade da OSHA vem da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) para garantir a conformidade com suas regras e regulamentos. O programa envolve informações sobre segurança geral, resposta a emergências e afins.
Para oferecer treinamento em conformidade de qualidade, uma organização deve primeiro entender as leis e regulamentações relevantes aplicáveis a ela. Depois disso, deve educar os funcionários sobre essas regulamentações por meio de um envolvente programa de treinamento de conformidade.
O treinamento básico de conformidade inclui educar os funcionários sobre ética no local de trabalho, diversidade, antiassédio, leis ambientais e afins.
Aqui estão os sete elementos de um programa eficaz de treinamento em conformidade:
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