Wil je zorgen voor een soepele overgang voor de vertrekkende werknemers in je bedrijf? Volg deze handleiding om de perfecte offboarding-checklist te begrijpen en samen te stellen.
.webp)
Een formeel offboardingproces kan bedrijven helpen om 71% van hun werknemers. Integendeel, bedrijven die geen offboardingbeleid hebben, kunnen slechts 57% van hun werknemers behouden. Toch zien veel bedrijven deze essentiële taak over het hoofd. Dit schaadt de reputatie van het bedrijf en maakt dat voormalige werknemers aarzelen om hen aan te bevelen.
Het hebben van een duidelijke checklist voor offboarding, met elementen zoals technologie, alumnigroepen en een op maat gemaakt en gestandaardiseerd skelet, kan dit proces echter in grote mate vergemakkelijken. Het zorgt voor een soepele beëindiging van de werknemer, zonder dat er een stap wordt gemist.
Deze gids leidt u door elk detail van het offboarden van werknemers om uw bedrijf te helpen een blijvende indruk achter te laten op de vertrekkende werknemers. Laten we er dus mee aan de slag gaan!
Een offboardingproces voor werknemers is een gestructureerd hulpmiddel dat HR-professionals en management helpt bij het afhandelen van elk detail van het offboardingproces. Of de werknemer nu ontslag neemt of de organisatie besluit de werknemer te ontslaan, een offboarding-checklist helpt echt om de kans op misverstanden te verkleinen.
Deze checklist helpt risico's zoals datalekken te verminderen, beschermt de reputatie van het bedrijf en onderhoudt een positieve relatie met vertrekkende werknemers. Ontslagnemingen zijn over het algemeen emotioneel voor de werknemers, dus het is essentieel om vertrekkende werknemers met hetzelfde respect en zorg te behandelen als ze voor het eerst in dienst kwamen.
Het vertrek van werknemers kan echt chaotisch aanvoelen, vooral zonder een duidelijk plan. Als er geen formeel offboardingproces is ingesteld, kan dat de reputatie van uw bedrijf schaden, tot projectonderbrekingen leiden en veiligheidsproblemen riskeren.
Eén verkeerd afgehandelde offboarding kan duizenden dollars kosten aan productiviteitsverlies en verkeerde verwerking van gegevens. Dus waarom dat risico nemen? Een offboarding-checklist kan al deze kostbare fouten voorkomen.
Het helpt bij:
Met een checklist voor het uitstappen van werknemers kunt u ervoor zorgen dat elk detail soepel wordt afgehandeld. Dat gezegd hebbende, kunt u de toegang tot gevoelige systemen op de juiste manier intrekken om de salarisadministratie zonder stress af te ronden en trainingsvideo's voor de nieuwe medewerkers. Bovendien kan een gestructureerde checklist vertrekkende werknemers een positieve indruk geven.
Het op een goede manier in dienst nemen van werknemers is super belangrijk voor zowel het bedrijf als de werknemer. Zo ziet een algemeen offboardingproces eruit:
Wanneer een werknemer besluit te vertrekken, ga daar professioneel en empathisch mee om. Bevestig na ontvangst van de ontslagbrief de aanvaarding schriftelijk, vermeld de laatste werkdag en eventuele vervolgstappen. Onthoud dat ontslag emotioneel kan zijn, dus houd tijdens het hele proces een ondersteunende toon aan.
Open communicatie staat hierbij centraal. Zorg ervoor dat de HR en de manager op één lijn zitten over wat de toekomst biedt. Bespreek het transitieplan en vraag om hulp van medewerkers bij de uitvoering van taken en projecten.
Bedank de medewerker uiteindelijk voor zijn tijd en bijdrage. Een eenvoudig en oprecht 'bedankje' kan een blijvende impact hebben.
De teams op de hoogte brengen van het vertrek van een teamlid maakt het later heel gemakkelijk. Want offboarding is niet alleen de taak van HR; het is een teamprestatie.
Dus de eerste mensen die het verdienen om HR, IT en de manager van de werknemer te kennen. Dit geeft hen de tijd om zich voor te bereiden op noodzakelijke veranderingen.
Tijdige kennisgeving stelt HR in staat om het papierwerk te starten, zoals goedkeuringsformulieren en eindafrekeningsprocessen. Ondertussen kan de IT de deactivering van accounts, bedrijfstools, e-mailtoegang, enz. plannen.
Als de medewerker met de klanten omgaat, informeer ze dan beleefd en vertel wie hun verantwoordelijkheden overneemt. Denk er altijd aan om alles te documenteren om verwarring te voorkomen. Het hebben van een offboarding-checklist helpt echt om taken efficiënt bij te houden.
De laatste werkdag van de werknemer moet goed gepland zijn. Dus begin met het bevestigen van de datum met de medewerker en communiceer deze aan het team. Zorg voor een goede overdracht vóór deze dag. Vraag de werknemer om lopende taken te documenteren, alle belangrijke bestanden te delen en iemand op het werk opleiden indien nodig.
Plan op de laatste dag een tijdstip in waarop de werknemer bedrijfsmiddelen, zoals identiteitsbewijzen, laptops en sleutels, kan inleveren. IT moet de werknemer helpen bij het opslaan van gegevens en het afsluiten van accounts. Aan het einde moet er een laatste vergadering of een exitgesprek zijn met de manager of HR van de werknemer.
Een exitgesprek is meer een kans om meer te weten te komen over uw bedrijf aan de hand van de standpunten van de werknemers. Dit kan op of voor hun laatste dag worden gepland. Hoewel 91% van de bedrijven deze interviews nu afnemen, is het belangrijk om een comfortabele omgeving te creëren, zodat ze gerust hun eerlijke feedback kunnen delen.
Bron: Talentlyft
Je kunt medewerkers vragen stellen over:
En al het andere dat je nodig acht.
De realiteit is om deze feedback te gebruiken om het beleid en de processen op de werkplek te verbeteren. Als er bijvoorbeeld meerdere werknemers vertrekken vanwege een hoge werkdruk, kun je overwegen om de taken te herverdelen.
Houd het gesprek al die tijd professioneel, bedank ze voor hun eerlijkheid en leg uit hoe hun feedback zal worden gebruikt.
Om een tijdige en nauwkeurige salarisverwerking te garanderen, moet u beginnen met het vereffenen van openstaande schulden, zoals bonussen, onbetaalde overuren of ongebruikt verlof. Zorg ervoor dat deze allemaal zijn opgenomen in het laatste salaris. Als de werknemer ziektekostenvoordelen heeft, zoals pensioenbijdragen of een ziektekostenverzekering, leg hem dan uit wat er daarna gebeurt of zorg voor schriftelijke documentatie voor de duidelijkheid.
Verifieer ondertussen de bankgegevens van de werknemer om betalingsgegevens te vermijden. Coördineer nu met het financiële team om ervoor te zorgen dat alles wordt verwerkt vóór de laatste werkdag van de werknemer.
Iedereen wil zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen, en dat wordt een groot probleem als de waardering afkomstig is van de werkplek, waar je als werknemer alles hebt gegeven. Daarom is het de verantwoordelijkheid van het bedrijf om het offboardingproces onvergetelijk te maken.
Daarvoor kunt u een kleine bijeenkomst organiseren waar u de verhalen en prestaties van de werknemers tijdens hun tijd bij het bedrijf kunt delen. Als het team niet persoonlijk bij elkaar kan komen, werkt een videogesprek of e-mail net zo goed.
Bij zo'n afscheid gaat het meer om op goede voet vertrekken dan alleen maar tot ziens!
Als de vraag over het ideale offboardingproces voor werknemers in je hoofd blijft hangen, ben je niet de enige. Aangezien 71% van de bedrijven geen formeel offboardingproces heeft, hebben ze doorgaans problemen bij het ontwikkelen van goede relaties met hun alumni en het beschermen van de bedrijfsgegevens.
Hier heb je dus de checklist voor offboarding, die alles bevat wat je nodig hebt om de werknemers positief te zien.
Het vertrek van één persoon heeft meestal gevolgen voor het hele team; daarom verdient elk van de teamleden een waarschuwing. Dit om elke vorm van vertraging of verwarring te voorkomen. Ook de manier waarop je communiceert over de offboarding van medewerkers is van groot belang.
Communicatie met het vertrekkende lid is net zo belangrijk, vooral om transparant te blijven over tijdlijnen en verwachtingen. Door problemen op deze manier aan te pakken, worden de onzekerheden beperkt voor zowel de werknemer als het team dat ze achterlaten.
Een formele ontslagbrief is bedoeld om beide partijen te beschermen en is daarom een belangrijk onderdeel van de offboarding-checklist. Zonder dit kunnen er veel misverstanden ontstaan over ontslagvoorwaarden.
Het is een stuk eenvoudiger om verantwoording af te leggen met een ontslagbrief en om definitieve looncheques, uitkeringen en andere wettelijke vereisten te verwerken. De ontslagbrief moet het volgende bevatten:
Het niet terugvorderen van het bedrijfsvermogen na het vertrek van een teamlid kan een kostbare fout tot gevolg hebben. Volgens een rapport van TechRepubliczegt 20% van de organisaties dat ze te maken hebben gehad met datalekken door ex-werknemers. Uit een ander onderzoek blijkt ook dat 60% van de leiders het ermee eens is en 16% het er helemaal mee eens is dat offboarding van werknemers een bedreiging voor de veiligheid vormt.
Bron: Torii
Daarom is het essentieel om ervoor te zorgen dat alle activa, waaronder laptops, identiteitskaarten, inloggegevens en andere relevante zaken, worden geretourneerd. Deze stap weerspiegelt ook de professionaliteit van een bedrijf in het verantwoord omgaan met het offboardingproces.
Exitgesprekken zijn de perfecte gelegenheid om uw werknemers te waarderen voor het werk dat ze hebben gedaan en het verschil dat ze hebben gemaakt in het bedrijf. Dit is ook het moment om alles te bespreken over looncontroles, het ophalen van activa en andere bedrijfsinformatie.
Bron: HR Vision-evenement
Houd alles kort en bondig en laat de medewerker vertellen over zijn ervaring in het bedrijf. Dit is een goede manier om inzicht te krijgen in waarom werknemers vertrekken en om u te helpen de problemen aan te pakken voordat ze invloed hebben op uw team.
Blijf in contact met de voormalige werknemers door ze te betrekken bij alumnigroepen, want dat heeft voordelen op lange termijn. Een goed en vertrouwd alumninetwerk kan je bijvoorbeeld veel helpen om je in contact te brengen met gelijkgestemde professionals.
Om die authentieke relatie op te bouwen, kunt u overwegen om een doordacht afscheid te organiseren als onderdeel van de offboarding-checklist en de werknemer uit te nodigen om lid te worden van alumnigroepen. Zo'n warm afscheid zorgt ervoor dat uw werknemers vertrekken als voorstanders, en niet als critici, van uw bedrijf.
Het is essentieel om de vervanging van vertrekkende werknemers zo snel mogelijk te plannen, omdat het niet plannen van vervangingen de workflow kan verstoren en het moreel van het team kan verlagen. Het kan zelfs leiden tot een burn-out in het team, omdat ze de extra verantwoordelijkheid van het vermiste teamlid moeten dragen.
Dus als u echt van plan bent om de functie te vervullen, doe dat dan nog vóór het vertrek van uw werknemer, zodat u tijdens de overgang gemakkelijker in evenwicht kunt blijven.
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van een offboarding-checklist en voorkomt productiviteitsverlies tijdens de overgangen van werknemers. Daarom is het belangrijk om ofwel te zorgen voor opleiding rechtstreeks of maak een overdrachtsdocument of een video die alles bevat wat het nieuwe teamlid nodig heeft om de rol over te nemen.
Het document moet de volgende informatie bevatten, maar is niet beperkt tot:
Het voordeel van een goede offboarding is dat de vertrekkende medewerker later nog graag helpt in geval van verwarring.
Over 42% van de werknemers geeft toe dat fouten in de loonadministratie een negatieve invloed hebben op hun ervaring, en het zou niet verkeerd zijn om te zeggen dat de definitieve loonlijsten een gevoelig aspect zijn van offboarding.
Het is dus essentieel dat u blijk geeft van professionaliteit en respect met een nauwkeurige en tijdige salarisadministratie. Dit helpt ook om financiële verplichtingen af te sluiten zonder veel chaos en verkleint de kans op geschillen of juridische complicaties.
Zorg ervoor dat de betaling correct is en vergeet niet te overwegen of er vakantiedagen of terugbetalingen zijn die u moet betalen.
Met een goede offboarding-checklist leg je niet zomaar losse knopen door elkaar. In feite handhaaft u de reputatie van uw bedrijf volgens de hoogste normen en laat u een blijvende indruk achter op de werknemers. Zo'n doordacht offboardingproces kan voormalige werknemers zelfs tot pleitbezorgers van uw merk maken.
Een goed gepland offboardingproces zorgt voor een soepele overgang en helpt bij het onderhouden van sterke relaties met voormalige werknemers.
Maar waarom zou je daar stoppen? Overweeg om te investeren in tools die de processen voor u soepel laten verlopen, ook na offboarding. Probeer Coursebox.ai om de manier waarop je je werkplek traint en ontwikkelt te transformeren. Ga dus verder en verken Coursebox.ai om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
Een offboardingproces van werknemers omvat meestal de acceptatie van het ontslag, de overdracht van taken, exitgesprekken, het ophalen van de activa van het bedrijf, het intrekken van de toegang tot het systeem en de definitieve loonlijst. Zo'n proces maakt de offboarding soepel, zorgt voor een goede afsluiting en zorgt ervoor dat de werknemers zich gewaardeerd voelen.
De offboarding van de loonadministratie is een belangrijk onderdeel van een offboarding-checklist die ervoor zorgt dat belastingdocumenten, saldobetalingen en aanpassingen van de uitkeringen nauwkeurig zijn. Daarna wordt de werknemer uitgesloten van het salarisprogramma.
Een onboardingproces omvat pre-onboarding, het verwelkomen van de nieuwe medewerkers, het opzetten van tools en training, en uiteindelijk de overgang naar de nieuwe rollen met de introductie van het team.
