Alles wat u moet weten over de ASQA-audit

De Australische autoriteit voor kwaliteit van vaardigheden (ASQA) is de nationale toezichthouder voor beroepsonderwijs en -opleiding (VET). Ze houden toezicht Geregistreerde opleidingsorganisaties (RTO's) in het hele land.

De taak van ASQA is ervoor te zorgen dat RTO's alleen de beste training en beoordeling geven, wat ze deels doen door middel van ASQA-audits. Deze audits controleren of de RTO's bijeenkomen nationale normen.

Het probleem is dat deze audits behoorlijk stressvol kunnen zijn voor RTO's. Ze vergen veel voorbereiding en kunnen zelfs normale operaties in de weg staan. Bovendien kan het mislukken van een audit ernstige gevolgen hebben, waaronder sancties of zelfs uitschrijving.

Gelukkig kennen we de sleutel om elke keer succesvol door een ASQA-audit te navigeren. In deze handleiding leggen we uit waar ASQA naar op zoek is, hoe u zich kunt voorbereiden en hoe u kunt reageren op de auditresultaten.

Wat is het ASQA-auditproces?

Een ASQA-audit is een formele beoordeling van een geregistreerde opleidingsorganisatie (RTO). ASQA voert deze audits uit om ervoor te zorgen dat RTO's voldoen aan de nationale normen voor training en beoordeling.

Deze normen zijn vastgelegd in het kwaliteitskader voor beroepsonderwijs en -opleiding. De bevoegdheid van ASQA om deze audits uit te voeren is afkomstig van de Nationale wet op de toezichthouder op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding 2011 (NVETR-wet). Deze wet maakt van ASQA de nationale toezichthouder voor beroepsonderwijs en -opleiding, wat betekent dat zij kunnen controleren of RTO's kwaliteitsvolle opleidingen aanbieden.

Bron: Crickly2sweet

ASQA voert verschillende soorten audits uit, waaronder:

• Nalevingsaudits: Dit is het meest voorkomende type audit. Ze controleren of een RTO voldoet aan alle vereisten van het kwaliteitskader voor beroepsonderwijs en -opleiding. Dat omvat alles, van het geven van trainingen tot ondersteuning van studenten.
• Prestatie-audits: Deze audits zijn gericht op de resultaten van training en RTO-beoordeling. Ze bekijken hoe goed een RTO zijn studenten voorbereidt op een baan of verdere studie.
• Steekproefsgewijze controles: Dit zijn onaangekondigde bezoeken van ASQA-auditors. Ze kunnen op elk moment gebeuren en zijn meestal gericht op een specifiek aandachtsgebied. Ze zijn ontworpen om te zorgen voor voortdurende naleving.
• Audits voor herregistratie: RTO's moeten zich periodiek opnieuw registreren. Deze audits zijn uitgebreider en beoordelen de algemene prestaties en capaciteit van de RTO.

Het ASQA-auditproces is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Eerst zal ASQA de RTO op de hoogte brengen van een aanstaande audit. Deze kennisgeving omvat het type audit en de aandachtsgebieden. Vervolgens moet de RTO gewoonlijk een zelfevaluatie uitvoeren, waarbij zijn eigen activiteiten worden beoordeeld aan de hand van het kwaliteitskader voor beroepsonderwijs en -opleiding. Vervolgens moeten ze bewijzen dat ASQA wordt nageleefd, zoals trainingsmateriaal, beleid en studentendossiers. Indien nodig kunnen ASQA-auditors de trainingsfaciliteiten van de RTO bezoeken. Tijdens het bezoek kunnen ze personeel en studenten interviewen en trainingssessies bijwonen. Ten slotte zal ASQA een rapport opstellen waarin de auditbevindingen worden uiteengezet en eventuele gebieden van niet-naleving worden vastgesteld.

Als de audit niet-naleving vaststelt, moet de RTO corrigerende maatregelen nemen. Ze moeten de problemen aanpakken en aan ASQA bewijzen dat ze zijn opgelost. Als de problemen niet worden opgelost, heeft ASQA de bevoegdheid om de registratie van RTO's op te schorten of te annuleren. In de periode 2023-24 maakte ASQA 83 beslissingen om de registratie te annuleren of niet te verlengen. Minstens 52 van deze beslissingen waren het gevolg van ernstige problemen bij niet-naleving.

Belangrijkste aandachtsgebieden van ASQA-audits

Bron: RTPilot‍

ASQA-audits zijn gericht op verschillende belangrijke gebieden om de kwaliteit van training en beoordeling te waarborgen. Deze gebieden omvatten alles, van de manier waarop de training wordt gegeven tot hoe de RTO wordt beheerd.

Opleiding en beoordeling

RTO's moeten een opleiding geven die aansluit bij de relevante trainingspakket vereisten. Dit betekent dat de juiste competentie-eenheden moeten worden gebruikt en dat opleidingen moeten worden gegeven die voldoen aan de behoeften van de sector. Het opleidingsmateriaal moet ook actueel en relevant zijn, en bij de beoordelingen moet de competentie van studenten nauwkeurig worden gemeten. ASQA zoekt naar een valide, betrouwbare en voldoende beoordeling, wat betekent dat ze:

• Meet wat ze zouden moeten meten
• Wees consistent en eerlijk
• Zorg voor voldoende bewijs van bekwaamheid.

Verder moet u bewijzen dat uw opleiding en beoordeling gebaseerd zijn op competentie. Dit betekent dat je je moet concentreren op wat studenten kunnen doen, niet alleen op wat ze weten. Je kunt dit aantonen door middel van praktische beoordelingen, projecten en portfolio's. Erkenning van eerder leren (RPL) is ook belangrijk. RTO's moeten RPL-processen hebben waarmee studenten erkenning kunnen krijgen voor hun bestaande vaardigheden en kennis. Idealiter zou de RPL van uw RTO gelijk moeten zijn aan het gemiddelde van de staat. Queensland rapporteerde bijvoorbeeld het hoogste RPL-percentage bij 8,8% in 2018, terwijl Victoria en het Australian Capital Territory veel lagere tarieven hadden met respectievelijk 2,9% en 1,7%.

Ondersteuning voor studenten

Als RTO ben je verantwoordelijk voor het bieden van adequate ondersteunende diensten aan je studenten. Dit omvat academische, welzijns- en loopbaanbegeleiding. ASQA controleert of deze diensten beschikbaar zijn en daadwerkelijk werken. Uw studenten verdienen duidelijke, nauwkeurige informatie eerder ze schrijven zich in. Dit betekent informatie over de cursus, kosten en ondersteunende diensten. Een goede introductie helpt studenten om zich te settelen en schept duidelijke verwachtingen, die ASQA allemaal zal beoordelen. Ze zullen ook het niveau van toegang en gelijkheid op het gebied van studentenondersteuning controleren. Alle studenten moeten toegang hebben tot ondersteuning, ongeacht hun achtergrond of handicap. Ten slotte hebben studenten een duidelijke en toegankelijke manier nodig om hun zorgen te uiten en in beroep te gaan tegen beoordelingsbeslissingen. Dit maakt niet alleen uw ASQA-audit eenvoudiger, maar het komt ook uw RTO ten goede. Uit onderzoek blijkt dat studenten bereid zijn om minimaal te betalen $300 extra voor betere ondersteuning offers.

RTO-beheer en -bestuur

Tot slot, goed bestuur en studentenmanagement zijn cruciaal. Dit betekent dat je het volgende in de gaten moet houden:

• Handhaving van duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en effectieve besluitvorming.
• Beleid over hoe u werkt, dat alles omvat, van opleiding tot ondersteuning van studenten.
• Nauwkeurige registratie en gegevensbeheer van inschrijvingen, trainingen en beoordelingen.
• Bewijs van financiële levensvatbaarheid is een must.
• Een betrouwbaar persoon met een goed karakter die de RTO leidt.
• Naleving van de normen voor geregistreerde opleidingsorganisaties (RTO's) 2015.

Voorbereiding op een ASQA-audit

Bron: R naar Pilot

‍De voorbereiding op een ASQA-audit kan overweldigend zijn. Het vereist veel planning en een grondige kennis van het kwaliteitskader voor beroepsonderwijs en -opleiding. Maar met een systematische aanpak kunt u vol vertrouwen laten zien dat u zich inzet voor kwaliteitstraining. Een proactieve aanpak is altijd het beste. Wacht niet tot de melding binnenkomt. Begin nu met de voorbereiding met deze stappen:

• Voer een grondige zelfevaluatie uit: Dit is uw kans om eventuele hiaten in uw compliance te identificeren. Beoordeel alle aspecten van de activiteiten van uw RTO aan de hand van het VET Quality Framework. Tip van een pro: wees eerlijk en kritisch.
• Bekijk en update je trainings- en beoordelingsmateriaal: Zorg ervoor dat je materiaal actueel en relevant is en is afgestemd op de vereisten van het trainingspakket. Controleer op duidelijkheid, nauwkeurigheid en consistentie.
• Versterk je ondersteuningssystemen voor studenten: Je studentenondersteunende diensten moeten toegankelijk en effectief zijn. Bekijk je beleid en procedures met betrekking tot studentenondersteuning, klachten en bezwaarschriften.
• Nauwkeurige en actuele gegevens bijhouden: Alle studentendossiers, opleidingsdossiers en financiële dossiers moeten volledig en goed georganiseerd zijn. ASQA-auditors zullen deze gegevens onder de loep nemen.
• Interne audits en proefaudits uitvoeren: Deze oefenruns kunnen u helpen bij het identificeren van verbeterpunten. Simuleer de auditervaring zo goed mogelijk om eventuele zwakke punten in uw processen te identificeren.
• Train uw personeel op basis van ASQA-vereisten: Iedereen in uw RTO moet het kwaliteitskader voor beroepsonderwijs en -opleiding begrijpen en hun rol bij het handhaven van de naleving. Zorg ervoor dat je regelmatig trainingen en updates aanbiedt.
• Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie: Zorg voor duidelijke communicatielijnen binnen uw RTO en met ASQA voor een soepel en efficiënt auditproces.

Het juiste gereedschap, zoals Coursebox AI, kan alle stress van een ASQA-audit wegnemen. Het kan vele aspecten van de voorbereiding van audits stroomlijnen. Het kan bijvoorbeeld helpen bij de zelfevaluatie door checklists en herinneringen te verstrekken. Het kan ook helpen bij het beheren van trainingsmateriaal en studentendossiers op één centrale locatie. Het beste is dat de rapportagefuncties van Coursebox AI rapporten kunnen genereren die aantonen dat u aan de regels voldoet.

Reageren op auditresultaten

U krijgt mogelijk een „conforme” uitkomst, wat betekent dat u aan alle vereisten hebt voldaan standaarden voor RTO's. Of u krijgt mogelijk een resultaat dat „niet aan de regels voldoet”, wat aangeeft dat u een aantal problemen moet oplossen. Soms is het resultaat „gedeeltelijk compatibel”, wat betekent dat u aan sommige normen hebt voldaan, maar niet aan andere. Als je een uitkomst hebt die niet aan de regels voldoet, raak dan niet in paniek. In feite 74% van de RTO's bij hun eerste beoordeling niet aan ten minste één norm voldoen. Het belangrijkste is dat je snel actie onderneemt om de problemen op te lossen, want je hebt nog een kans.

Eerste stap: je moet een rectificatieplan ontwikkelen. In dit plan wordt beschreven hoe u elke niet-naleving zult aanpakken. Wees specifiek en geef aan hoe u de nodige wijzigingen zult aanbrengen. Communiceer ook regelmatig met ASQA tijdens dit proces om hen te laten zien dat u vastbesloten bent om de problemen op te lossen. Om toekomstige niet-naleving te voorkomen, moet u zich richten op continue verbetering. Dat omvat:

• Evalueer regelmatig uw processen en procedures.
• Feedback zoeken van medewerkers en studenten.
• Proactief potentiële problemen identificeren en aanpakken.
• Het creëren van een cultuur van continue verbetering.

Als u het niet eens bent met het resultaat van de audit, hebt u het recht om binnen 30 dagen in beroep te gaan. U moet bewijs leveren om uw zaak te ondersteunen, en het kan tot 120 dagen duren voordat ASQA een heroverweging heeft. De Wet op het administratief hof van beroep 1975 geeft meer informatie over aansprekende ASQA-beslissingen.

Conclusie

Een succesvolle ASQA-audit draait niet alleen om naleving. Het gaat erom uw toewijding aan kwaliteitstrainingen te tonen en vertrouwen op te bouwen bij uw studenten. Een goed voorbereide RTO is een succesvolle RTO.

Laat de ASQA-audit geen bron van stress zijn, want u kunt nog steeds de controle over het proces nemen. Het goede nieuws? Coursebox AI kan daarbij helpen. Het kan uw partner zijn bij het omgaan met de complexiteit van ASQA-compliance. Als u klaar bent om uw auditvoorbereiding te vereenvoudigen en uw vertrouwen te vergroten, contact opnemen met Coursebox AI om te leren hoe we uw RTO kunnen ondersteunen.