従業員オフボーディングチェックリストとは？総合ガイド

正式なオフボーディングプロセスは、企業が定着率を高めるのに役立ちます 71% 彼らの従業員の。それどころか、従業員のオフボーディングポリシーを定めていない企業では、従業員の 57% しか雇用できません。しかし、多くの企業はこの重要なタスクを見落としています。これは会社の評判を傷つけ、元従業員は彼らを推薦することをためらいます。

ただし、テクノロジー、卒業生グループ、カスタマイズおよび標準化されたスケルトンなどの要素を網羅した明確なオフボーディングチェックリストを用意することで、このプロセスを大幅に容易にすることができます。これにより、手順を見逃すことなく、従業員のスムーズな解雇が可能になります。

このガイドでは、退職する従業員に会社が永続的な印象を残すのに役立つように、従業員のオフボーディングのあらゆる詳細を説明しています。それでは、それに取り掛かりましょう。

従業員オフボーディングチェックリストとは？

従業員のオフボーディングプロセスは、人事担当者や経営陣がオフボーディングプロセスのあらゆる詳細を処理するのに役立つ構造化されたツールです。従業員が辞職する場合でも、組織が従業員を解雇する場合でも、オフボーディングチェックリストは誤解を招く可能性を減らすのに非常に役立ちます。

このチェックリストは、データ漏えいなどのリスクを軽減し、会社の評判を守り、退職する従業員との良好な関係を維持するのに役立ちます。解雇は一般的に従業員にとって感情的なものであるため、退職する従業員を最初に入社したときと同じように敬意と配慮をもって扱うことが不可欠です。

従業員のオフボーディングチェックリストを作成することの重要性

特に明確な計画がないと、従業員の退社は本当に混乱した感じがします。正式なオフボーディングプロセスが整っていないと、会社の評判が損なわれ、プロジェクトが混乱したり、セキュリティ上の問題が発生したりする可能性があります。

オフボーディングを1回誤って処理すると、生産性の低下やデータの処理ミスによって数千ドルのコストがかかる可能性があります。では、なぜそのリスクを冒すのでしょうか。オフボーディングチェックリストがあれば、このようなコストのかかるミスをすべて防ぐことができます。

次のことに役立ちます。

• 機密データ保護
• 企業が法的および規制上の要件を満たし、訴訟の可能性を回避できるよう支援します
• 人事部と経営陣の混乱と監督を軽減

従業員のオフボーディングチェックリストがあれば、細部までスムーズに処理できます。とはいえ、機密システムへのアクセスを適切に取り消して、ストレスを感じることなく給与計算を完了させることができ、 新入社員向けトレーニングビデオ。さらに、体系的なチェックリストは、退職する従業員に良い印象を与えることができます。

従業員のオフボーディングプロセス

従業員を適切にオフボーディングすることは、会社にとっても従業員にとっても非常に重要です。一般的なオフボーディングプロセスは以下のようになります。

1。通知と承認

従業員が退職を決定した場合は、共感を持って専門的に対処してください。辞表を受け取ったら、受諾書を書面で確認し、最終営業日と次のステップを伝えてください。辞職は感情に訴えることもあるので、プロセス全体を通して支持的な口調を保つようにしてください。

ここではオープンなコミュニケーションが重要です。次に何をすべきかについて、人事部とマネージャーが同じ考えを持っていることを確認してください。移行計画について話し合い、タスクやプロジェクトの処理について従業員に支援を依頼してください。

最後に、従業員の時間と貢献に感謝します。シンプルで誠実な「ありがとう」は、永続的な影響を残すことができます。

2。関連チームとのコミュニケーション

チームメンバーの離脱についてチームに知らせておくと、後で非常に便利になります。なぜなら、オフボーディングは人事部の仕事だけではなく、チームの努力でもあるからです。

つまり、人事、IT、および従業員のマネージャーを知る必要がある最初の数人の人々です。これにより、必要な変更に備える時間が与えられます。

タイムリーな通知により、人事部はクリアランスフォームや最終決済プロセスなどの事務処理を開始できます。一方、IT部門は、アカウント、会社のツール、メールへのアクセスなどの無効化をスケジュールできます。

従業員がクライアントと取引する場合は、丁寧に伝え、誰が責任を引き継ぐかを共有します。混乱を避けるため、常にすべてを文書化することを忘れないでください。オフボーディングチェックリストがあると、タスクを効率的に追跡するのに非常に役立ちます。

3。最終営業日を確定する

従業員の最終就業日は十分に計画する必要があります。そのため、まず従業員に日付を確認してチームに伝えることから始めてください。この日までに適切な引き渡しを計画してください。進行中のタスクを文書化し、重要なファイルをすべて共有するよう従業員に依頼し、 職場で誰かを訓練する 必要であれば。

最終日に、従業員がID、ラップトップ、鍵などの会社の資産を返却する時間をスケジュールします。IT 部門は、データのバックアップやアカウントの解約について、従業員を支援する必要があります。最後に、従業員の上司または人事部との最終面談または退社面接を行う必要があります。

4。インタビューを終了

退社時の面接は、社員の視点から自分の会社について知るチャンスです。面接は、最終日または最終日より前にスケジュールできます。現在 91% の企業がこれらの面接を実施していますが、気軽に正直なフィードバックを共有できるような快適な環境を整えることが重要です。

ソース: タレントリフト

従業員に次のことを尋ねることができます。

• 会社での彼らの経験
• 彼らの役割
• チームダイナミクス
• 退社理由

その他、必要と思われるものは何でも。

本当の意味は、このフィードバックを職場の方針とプロセスの改善に生かすことです。たとえば、仕事量が多いために複数の従業員が退職した場合、タスクの再配分を検討できます。

この間ずっと、プロ意識を持って話し合い、彼らの正直さに感謝し、フィードバックがどのように使われるかを説明してください。

5。給与処理

給与計算を適時かつ正確に処理するために、賞与、未払いの残業時間、未使用の休暇など、未払いの会費をすべて清算することから始めてください。これらすべてが最終給与に含まれていることを確認してください。従業員が退職金や健康保険などの健康保険に加入している場合は、次に何が起こるかを説明するか、わかりやすくするために書面による書類を提出してください。

一方、支払いの詳細を避けるため、従業員の銀行情報を確認してください。この時点で、財務チームと調整して、従業員の最終勤務日までにすべてが処理されるようにします。

6。お別れ

誰もが評価され、感謝されていると感じたいと思っていますが、従業員として全力を尽くした職場から感謝が寄せられると、それは大きな問題になります。したがって、オフボーディングプロセスを記憶に残るものにするのは会社の責任です。

そのためには、小さな集まりを開催して、従業員の在職中のストーリーや業績を共有することができます。チームが直接集まることができない場合は、ビデオ通話やメールでも十分です。

このようなお別れは、ただのお別れというよりも、良い条件で去っていくことの方が大切なのです！

包括的な従業員オフボーディングチェックリスト

理想的な従業員のオフボーディングプロセスについての疑問が頭に浮かぶのはあなただけではありません。71% の企業が正式なオフボーディングプロセスを導入していないため、卒業生との良好な関係を築いたり、会社のデータを保護したりする上で、一般的に問題に直面しています。

そこで、ここにオフボーディングチェックリストがあります。このチェックリストには、従業員を前向きに見送るために必要なものがすべて含まれています。

1。オフボーディングについて伝える

通常、1 人の離職はチーム全体に影響を及ぼします。したがって、チームメンバー一人一人が注意喚起を受けるべきです。これは、あらゆる種類の遅延や混乱を防ぐためです。また、オフボーディングの従業員についてのコミュニケーションの仕方も非常に重要です。

離脱するメンバーとのコミュニケーションも同様に重要です。特に、スケジュールや期待事項について透明性を保つうえで重要です。このように懸念事項に対処することで、離職する従業員とチームの両方にとって不確実性が減ります。

2。正式な辞表書

正式な辞表は双方を保護することを目的としているため、オフボーディングチェックリストの重要な部分です。これがないと、辞任条件について多くの誤解が生じる可能性があります。

辞表による説明責任の確認や、最終的な給与、福利厚生、その他の法的要件の処理は、はるかに簡単です。辞表には以下を記載してください。

• 退社理由
• 明確な辞任声明
• 移行期間中の支援意欲
• 連絡先情報

3。会社資産の回収

チームメンバーの離職後に会社の資産を回収しないと、コストのかかるミスを招く可能性があります。による報告によると テックリパブリック、20% の組織が、元従業員によるデータ侵害に遭ったことがあると答えています。同様に、別の調査によると、従業員のオフボーディングはセキュリティ上の脅威であるという考えにリーダーの 60%、16% が強く同意しています。

[ソース]: 鳥居

そのため、ノートパソコン、IDカード、認証情報、その他の関連物を含むすべての資産を確実に返却することが不可欠です。このステップには、オフボーディングプロセスを責任を持って処理する企業のプロ意識も反映されています。

4。退社時の面接をスケジュールする

退社時の面接は、従業員がこれまで成し遂げた仕事や会社にもたらした変化に感謝する絶好の機会です。また、給与チェック、資産回収、その他の企業情報に関するあらゆることを話し合う機会でもあります。

ソース: HR ビジョンイベント

すべてを短く要点を絞り、従業員に会社での経験について話してもらいましょう。これは、従業員が退職する理由についての洞察を得て、問題がチームに影響を受ける前に対処するのに役立つ良い方法です。

5。卒業生との交流と送別会

卒業生グループに参加することで、元従業員と連絡を取り合うことができます。長期的なメリットがあるからです。たとえば、信頼のおける優れた卒業生ネットワークは、志を同じくする専門家とつながるのに大いに役立ちます。

本物の関係を築くには、オフボーディングチェックリストの一部として心のこもったお別れを企画し、卒業生グループに参加するよう従業員を招待することを検討してください。このような温かいお別れをすることで、従業員は会社の批評家ではなく、支持者として退職することになります。

6。交換計画

交代を計画しないと、ワークフローが混乱し、チームの士気が低下する可能性があるため、できるだけ早く離職する従業員の交代を計画することが不可欠です。行方不明になったチームメンバーの余計な責任を彼らが負わなければならないため、チームの燃え尽き症候群につながることもあります。

そのため、本当にポジションを埋めるつもりなら、従業員が退職する前であってもそれを実行してください。そうすれば、移行中のバランスを保ちやすくなります。

7。知識移転の確保

これはオフボーディングチェックリストの最も重要な部分の1つであり、従業員の異動による生産性の低下を防ぎます。だからこそ、どちらか一方を提供することが重要なのです。 トレーニング 直接作成するか、新しいチームメンバーが役割を引き継ぐときに必要なものをすべて含む引き継ぎ文書またはビデオを作成します。

文書には次の情報を含める必要がありますが、これらに限定されません。

• タスク優先度の明確化
• システムとファイルへのアクセス
• デイリータスクの概要
• 一緒に仕事をするチームメンバー

従業員のオフボーディングを適切に行うことの利点は、混乱が生じた場合に備えて、退職する従業員が後で喜んで支援できることです。

8。最終給与計算プロセスを完了する

について 42% の従業員が、給与計算のミスが自分の経験に悪影響を及ぼしていると認めています。最終給与計算はオフボーディングのデリケートな側面であると言っても間違いありません。

したがって、正確でタイムリーな給与計算を行うには、プロ意識と敬意を反映することが不可欠です。これはまた、混乱を招くことなく金融債務を完結させるのにも役立ち、紛争や法的問題が生じる可能性を減らすことができます。

支払いが正しいことを確認し、支払いが必要な休日や払い戻しがあるかどうかを検討することを忘れないでください。

結論

適切なオフボーディングチェックリストがあれば、単に結び目を緩めるだけではありません。基本的に、会社の評判を最高水準で維持し、従業員に永続的な印象を残すことになります。このような思慮深い従業員のオフボーディングプロセスは、元従業員を貴社のブランドの支持者に変えることさえできます。

よく計画されたオフボーディングプロセスは、スムーズな移行を可能にし、元従業員との強固な関係を維持するのに役立ちます。

しかし、なぜそこで止まるのでしょうか？オフボーディング以外にも、プロセスをスムーズにするツールへの投資を検討してください。試してみてください。 Coursebox.ai ワークスペースのトレーニングと開発の方法を変革します。さあ、先に進んで Coursebox.ai を探求し、ビジネスを次のレベルに引き上げてください。

よくあるご質問

従業員のオフボーディングプロセスにはどのようなステップが必要ですか？

従業員のオフボーディングプロセスには、通常、退職の承認、仕事の引き継ぎ、退職時の面接、会社の資産の回収、システムアクセスの取り消し、最終給与計算が含まれます。このようなプロセスにより、オフボーディングが円滑になり、適切な契約締結が保証され、従業員は大切にされていると感じることができます。

給与オフボーディングプロセスはどのように機能しますか？

給与オフボーディングは、税務書類、最終支払い、および福利厚生の調整が正確であることを保証するオフボーディングチェックリストの重要な部分です。その後、従業員は給与計算プログラムから除外されます。

従業員のオンボーディングのエンドツーエンドプロセスはどのようなものですか？

オンボーディングプロセスには、事前オンボーディング、新入社員の歓迎、ツールとトレーニングのセットアップ、そして最後にチーム紹介による新しい役割への移行が含まれます。