Questionario di analisi delle esigenze di formazione (modello gratuito incluso)

Creating a training program heavily depends on a training needs analysis.

Conducting a training needs analysis (TNA) can help organizations collect input from employees and managers to determine the training required for improving performance.

That’s where our training needs analysis questionnaire template comes in and helps identify skill gaps, target training efforts, improve performance, support business goals, and engage employees.

In this article, we’ll guide you through the whole process, so let’s dive right in!

What is a Training Needs Analysis Questionnaire?

A training needs analysis (TNA) questionnaire is a tool for bridging skill gaps in adult learning. It helps identify where training can improve performance.

Often, organizations use it to address problems like low sales, outdated skills due to new technology, or poor customer feedback. When issues stem from a lack of knowledge or skills, training can help solve them.

For example, a sales team might need coaching through tools for sales training to close more deals. Or a product team might need customer-focused training using a learning management system for customer training to improve satisfaction scores.

However, if the problem comes from larger issues, like mismatched goals or poor strategy, training alone won't fix it.

Levels of training needs analysis include:

• Organizational level: This level focuses on company-wide goals and challenges. It identifies training that improves overall performance and prepares employees for changes in areas like technology, economics, or demographics.
• Group or job role level: This type looks at specific teams or departments. It finds skill gaps in roles and helps create targeted training to boost their performance.
• Individual level: This level is about specific employees. It can be tied to a project, role changes, or personal development for career growth.

Why is TNA Important?

TNA is essential to close skill gaps, improve performance, and align training with company goals. Here’s how it helps:

• Focus on business goals: Training is tailored to support what the business needs to succeed. This helps ensure resources are used wisely.
• Spot gaps early: New tools or changes can cause performance gaps. TNA helps identify these gaps before they grow. For example, a PWC study found only 40% of employers upskill workers to meet labor shortages.
• Set priorities: TNA shows which training is most urgent, helping save time and money. Experts say that a training needs analysis makes training more effective and reduces frustration.
• Plan targeted training: With TNA, you can create specific programs to fill missing skills, ensuring every resource has a clear purpose.
• Customize for employees: TNA ensures employees get the training they need. This improves training sessions, which automatically improves engagement and ensures workers grow in their roles.

Training Needs Analysis Questionnaire Template

Use this template to assess the skills, learning styles, and training needs of employees in your organization. Adjust the questions as needed to fit your goals.

Section 1: General Information

• Name:
• Job Title:
• Department:
• Years in Current Role:

Section 2: Current Skills and Responsibilities

• What are your main tasks and responsibilities in your current role?
  (List your daily or weekly tasks).
• What skills do you feel confident using to complete your tasks?
  (For example, technical, communication, leadership, or problem-solving skills.)
• Are there any tasks you find difficult or time-consuming? If so, why?
  (Explain the challenges you face.)
• Have you taken part in any training for your role in the past year? If yes, please describe it.

Section 3: Training Needs

• What areas do you think you need more knowledge or skills in to perform better?
  (For example, software skills, teamwork, and time management.)
• Are there specific tools or technologies you need to learn? If yes, which ones?
• What kind of training would help you improve your performance?
  (Examples: workshops, online courses, mentoring, hands-on training.)
• Have you seen training programs that interest you? If yes, please share their details.
• Do you feel the training opportunities you’ve had so far meet your needs? If not, explain why.
• Do you think you would benefit from social-emotional learning tools?

Section 4: Future Goals

• Describe your career goals within the next 1–3 years.
• What new skills do you need to learn to achieve these goals?
• Do you want to take on new responsibilities or roles in the future? If so, which ones?

Section 5: Feedback on Current Training

• How do you rate the quality of the training programs provided by the organization?
  (Scale: Poor, Fair, Good, Excellent)
• What can we improve in our training programs?
• Is there anything else you’d like to share about your training needs or development?

Section 6: Manager-Specific Questions (Optional)

(If this questionnaire is for managers assessing their teams, include this section.)

• What skills or knowledge gaps do you see in your team?
• What training would help your team perform better?
• How do you currently identify training needs within your team?
• Can you think of any organizational challenges preventing effective training?

Distribute the questionnaire to employees and managers, then collect and review responses to spot common skill gaps or recurring needs. Finally, use the insights to design targeted training programs.

How to Create a Training Needs Analysis Questionnaire

When creating a training needs analysis questionnaire, keep the following tips in mind:

1. Set Clear Goals

Start by defining the purpose of your questionnaire. Be specific about what you want to learn, and design questions that directly focus on these goals.

2. Use Simple Language

Keep questions short and clear. Avoid technical terms or confusing phrases. This helps employees give honest and useful answers.

3. Include Different Question Types

Use a mix of formats like multiple choice, open-ended, and scales (e.g., 1 to 5). This gives both detailed answers and measurable data for better analysis.

4. Protect Privacy

Assure participants their answers are confidential. Anonymity makes people more comfortable sharing honest feedback.

5. Test the Questionnaire First

Run the survey with a small group to check for issues. Look for unclear questions, technical problems, or if it takes too long to complete. Make improvements based on feedback.

6. Add Demographic Questions

Include questions about roles, departments, and time with the company. This helps you understand top trends in eLearning and training needs in specific groups. Keep these questions respectful and brief to maintain trust.

Quali domande devo porre per l'analisi delle esigenze di formazione?

Sondaggi di feedback sull'eLearning può aiutare a comprendere le esigenze di apprendimento dei dipendenti. Ecco un elenco di domande di esempio che puoi utilizzare nella tua:

1. Valutazione delle competenze dei dipendenti

• Quanto siete sicuri nell'utilizzare i nostri strumenti attuali su una scala da 1 a 10?
• Quali competenze mancano nel tuo team per migliorare le prestazioni?
• Con che frequenza utilizzi strumenti di presentazione o rendicontazione nel tuo ruolo?

2. Esigenze specifiche del ruolo

• Qual è la parte più difficile del tuo lavoro?
• Quali competenze potrebbero aiutarti a semplificare le tue attività quotidiane?
• Ci sono attività o processi che sembrano poco chiari o confusi?

3. Iniziative a livello aziendale

• Comprendi gli obiettivi e la visione principali dell'azienda?
• Quanto ti senti preparato per i nuovi aggiornamenti software a livello aziendale?
• Quanto ti senti a tuo agio con i nostri recenti sforzi per la sostenibilità?

4. Sviluppo e progressione della carriera

• Che tipo di formazione sosterrebbe la tua crescita professionale?
• Ritiene che l'azienda offra sufficienti opportunità di avanzamento?
• Quali competenze trasversali, come il lavoro di squadra o la leadership, vorresti migliorare?

5. Aspetti culturali e comportamentali

• Pensi che il posto di lavoro sia inclusivo e solidale?
• Come giudichi la comunicazione all'interno del tuo team?
• Ti senti a tuo agio nel segnalare dubbi o problemi alla direzione?

6. Tendenze e aggiornamenti del settore

• Quanto pensa che l'azienda sia al passo con le tendenze del settore?
• Sarebbe la formazione in nuove tecnologie, come il i migliori corsi per studiare l'IA, giovano al tuo lavoro?
• Conosci i prodotti e i servizi offerti dai nostri concorrenti?

Idee aggiuntive per la varietà

• Preferisci la formazione online, di persona o ibrida?
• Con che frequenza devono svolgersi le sessioni di formazione: settimanale, mensile o trimestrale?
• La formazione interdipartimentale migliorerebbe la collaborazione?
• Quali barriere ti impediscono di frequentare i programmi di formazione?
• Programmi di tutoraggio o sistemi di formazione dei dipendenti aiutarti a crescere professionalmente?
• Quanto è efficace il feedback dopo l'allenamento?
• Le sessioni di formazione sono adattate ai diversi livelli di esperienza?

Queste domande possono aiutare a creare un sondaggio che identifichi esigenze di formazione specifiche e assicuri che i dipendenti si sentano supportati nel loro sviluppo. Possono anche aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi apprendimento basato sui dati per risultati migliori.

Questionario di analisi delle esigenze formative: suggerimenti finali

La creazione e l'analisi di un questionario sulle esigenze di formazione richiede una pianificazione e un'attenta revisione. Segui questi passaggi per assicurarti che il sondaggio identifichi efficacemente le esigenze di formazione dei dipendenti:

• Raggruppa le risposte per tema: Organizza le risposte in categorie come lacune nelle competenze, stili di allenamento preferiti e interessi chiave. In questo modo è più facile vedere modelli e tendenze.
• Rivedi le preferenze di formazione: Guarda come i dipendenti preferiscono imparare: online, di persona o sul campo. Personalizza i tuoi programmi per adattarli a queste scelte per un migliore coinvolgimento.
• Classifica le priorità della formazione: Utilizza i risultati del sondaggio per identificare le esigenze di formazione più urgenti e di impatto. Concentrati sulle aree che sono in linea con gli obiettivi aziendali e riguardano la maggior parte dei dipendenti.
• Esegui un'analisi del divario di competenze: Confronta le competenze attuali dei dipendenti con quelle richieste per i loro ruoli. Ciò evidenzia le lacune e aiuta a pianificare sessioni di formazione mirate utilizzando piattaforme di apprendimento personalizzate.
• Coinvolgere le principali parti interessate: Condividi i risultati con manager e team leader. Il loro feedback può affinare la comprensione delle esigenze specifiche del reparto.

Un'indagine ben elaborata sulle esigenze di formazione è la base per migliorare le competenze e creare una forza lavoro più forte e capace. Concentrati su informazioni fruibili e priorità chiare per rendere i tuoi programmi davvero efficaci e promuoverne di più allenamento sensibile.