Cos'è l'allenamento Just in Time: una semplice spiegazione

Cos'è l'allenamento just in time? In breve, si tratta di allenarsi quando ne hai bisogno. Dai un'occhiata a esempi reali di JIT e scopri come applicarlo facilmente.

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Pensa a quanto è facile ordinare cibo con pochi tocchi sul telefono. Non ci sono ore di attesa: il pasto arriva esattamente quando ne hai bisogno. Questo tipo di comodità ha creato nuove aspettative e la formazione sul lavoro non è diversa.

I dipendenti ora vogliono imparare alle loro condizioni, ottenendo le informazioni giuste nel momento in cui sono necessarie. È qui che entra in gioco la formazione just in time (JIT). Fornisce alle persone le competenze di cui hanno bisogno, esattamente quando ne hanno bisogno, migliorando le prestazioni e risparmiando tempo.

Di seguito troverai la definizione di formazione just in time, perché funziona e come applicarla sul posto di lavoro. Cominciamo!

Cos'è il metodo di formazione JIT?

Le metodo just in time (JIT) iniziato negli anni '50 con la Toyota. L'obiettivo era semplice: fornire le parti esatte necessarie per la produzione solo quando erano necessarie. Ciò ha consentito di risparmiare spazio, ridurre i costi e rendere le cose più fluide.

Il JIT non è rimasto nel settore manifatturiero, ma è entrato nel mondo dell'apprendimento. Proprio come nel settore manifatturiero, la formazione JIT offre ai dipendenti ciò di cui hanno bisogno, proprio quando ne hanno bisogno.

Oggi, tutto è su richiesta. Riceviamo i nostri programmi su Netflix, la musica su Spotify e il cibo direttamente a casa nostra. Perché l'apprendimento dovrebbe essere diverso? I dipendenti si aspettano che la formazione sia disponibile quando e dove ne hanno bisogno. 57% dei dipendenti ora aspettatevi questo tipo di flessibilità.

La formazione JIT suddivide le cose in piccole lezioni mirate, note anche come microlearning. I dipendenti possono acquisire le informazioni di cui hanno bisogno in pochi minuti, indipendentemente dal fatto che utilizzino il telefono o il computer. È perfetto per risolvere rapidamente i problemi senza aspettare una lezione o un istruttore programmati.

Ad esempio, se qualcuno ha bisogno di sapere come completare un'attività, può accedere alla piattaforma di apprendimento dell'azienda e ottenere subito la risposta. È come avere una mini sessione di allenamento a portata di mano.

La formazione JIT offre ai dipendenti esattamente ciò di cui hanno bisogno quando è più importante, proprio come il metodo JIT originale nella produzione. Ora che sappiamo da dove proviene, vediamo come funziona nell'ambiente di lavoro odierno.

Qual è un esempio di formazione Just in Time?

La formazione just in time offre ai dipendenti esattamente ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di formazione just in time in cui questo metodo fa miracoli.

Esempio #1: aiutare i rappresentanti di vendita con il lancio di nuovi prodotti

I rappresentanti di vendita si occupano degli aggiornamenti costanti dei prodotti. Imparare tutto sui nuovi prodotti in breve tempo non è facile, ma la formazione JIT lo rende possibile. Con formazione sulla conoscenza del prodotto, i lavoratori in prima linea possono rispondere subito alle domande dei clienti, creare fiducia, migliorare le proposte di vendita e rimanere coerenti con la messaggistica, specialmente nei team globali.

Miglior contenuto: corso online con quiz

Supponiamo che il lancio di nuovi prodotti e i rappresentanti di vendita abbiano bisogno di dettagli rapidi. Un breve ma corso online interattivo funziona bene per questo. Crearne uno non deve essere complicato. Gli strumenti di intelligenza artificiale lo rendono semplice crea un corso in pochi minuti, anche senza esperienza precedente.

Aggiungere un quiz rapido utilizzando un generatore di quiz assicura che i rappresentanti comprendano i punti chiave.

Perché i corsi online funzionano per la formazione JIT:

• Facile accesso da qualsiasi dispositivo
• Formato coinvolgente con video, quiz ed elementi interattivi
• Semplice da aggiornare man mano che i prodotti cambiano

Esempio #2: Istruzioni rapide per lavoratori manuali

I lavori pratici richiedono istruzioni aggiornate. Che si tratti di utilizzare attrezzature, installare macchinari o risolvere problemi, i lavoratori hanno bisogno di una guida affidabile prima di iniziare le attività.

Miglior contenuto: breve video di formazione

Un video di due minuti può illustrare i passaggi chiave, semplificando la procedura da seguire per i lavoratori. Le brevi clip li aiutano a completare le attività in modo sicuro e affidabile.

La registrazione non deve coinvolgere attrezzature sofisticate. Una webcam o uno smartphone funzionano bene per semplici video di allenamento.

Perché i video di formazione funzionano per l'apprendimento JIT:

• Maggiore coinvolgimento rispetto alle guide ricche di testo
• L'apprendimento visivo accelera la comprensione
• Facile da condividere e aggiornare
• Può far parte di una libreria di formazione più ampia

Esempio #3: guide tecniche per il personale ICT

La tecnologia cambia rapidamente e i professionisti IT hanno bisogno di modi rapidi per rimanere aggiornati. Invece di stare seduto a lungo processo di formazione, possono utilizzare l'apprendimento JIT per cercare soluzioni sul posto.

Miglior contenuto: Screencast

Quando vengono visualizzati aggiornamenti software o problemi tecnici, uno screencast può guidare gli utenti attraverso le correzioni passo dopo passo. Gli screencast registrano tutto su uno schermo (testo, popup, immagini, audio e movimenti del mouse), rendendoli ideali per dimostrazioni di software o tutorial sulla risoluzione dei problemi.

Perché gli screencast funzionano per la formazione JIT:

• Combina immagini e narrazione per spiegazioni chiare
• Mostra esempi reali invece di limitarsi a descrivere le soluzioni
• Facile da registrare, aggiornare, condividere e incorporare corsi di formazione per la risoluzione dei problemi per un uso futuro.
• Gli spettatori possono mettere in pausa o rivedere le sezioni difficili

Esempio #4: Aggiornamenti per operatori sanitari

Gli operatori sanitari si destreggiano tra molte informazioni, dai dosaggi dei farmaci ai protocolli di trattamento. La formazione JIT li aiuta a trovare rapidamente i dettagli chiave, soprattutto in situazioni di alta pressione.

Miglior contenuto: attività di apprendimento interattive

Ausili visivi, esercizi guidati ed elementi interattivi aiutano a rafforzare la conoscenza. Alcuni formati efficaci includono:

• Un glossario ricercabile di termini medici e informazioni sui farmaci
• Esercizi dettagliati per procedure come le modifiche endovenose
• Infografiche per semplificare processi medici complessi
• Guide in stile FAQ per risposte rapide

Perché i contenuti interattivi funzionano per l'apprendimento JIT:

• Suddivide le informazioni in blocchi digeribili
• Mantiene gli studenti coinvolti durante tutto il processo di formazione
• Rapido da aggiornare man mano che le linee guida mediche si evolvono

Esempio #5: formazione sulle competenze per il servizio clienti e i team di vendita

Immagina un venditore alle prese con un cliente frustrato. Senza le competenze giuste, piccoli errori possono trasformarsi in affari persi. La formazione JIT può aiutare a prevenire che ciò accada di nuovo.

Miglior contenuto: Dialogue Simulation

Una simulazione di dialogo consente ai dipendenti di praticare conversazioni reali in un ambiente privo di rischi. I team di vendita e assistenza clienti possono affinare le capacità comunicative, migliorare la risoluzione dei problemi e imparare a gestire situazioni difficili con sicurezza.

Perché le simulazioni di dialogo funzionano per la formazione JIT:

• Formazione basata sulle competenze aiuta i dipendenti a sviluppare competenze reali attraverso la pratica
• Incoraggia un migliore ascolto ed empatia
• Fornisce un feedback immediato per rafforzare l'apprendimento

In conclusione, la formazione JIT aiuta i dipendenti a imparare esattamente di cosa hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Che si tratti di corsi online rapidi, brevi video di formazione per dipendentio simulazioni interattive, questo tipo di apprendimento aumenta la fiducia, migliora le prestazioni e mantiene i team aggiornati.

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Pro e contro della formazione Just in Time

La formazione Just-in-Time (JIT) aiuta le aziende a migliorare l'efficienza dell'apprendimento. Tuttavia, non è perfetto. Ecco un riepilogo dei vantaggi e degli svantaggi della formazione JIT:

Vantaggi della formazione Just-in-Time

• Facile accesso: I dipendenti possono trovare rapidamente materiali di formazione tramite l'apprendimento mobile e brevi lezioni, rimanendo informati senza ritardi.
• Aggiornamenti semplici: I contenuti formativi più brevi sono più facili da creare e aggiornare, rendendoli più flessibili rispetto ai corsi tradizionali.
• Prestazioni lavorative migliorate: L'accesso immediato alle risorse di apprendimento aiuta i dipendenti a completare le attività in modo più accurato, riducendo errori e interruzioni.
• Migliore conservazione: I dipendenti si concentrano solo sui dettagli rilevanti, prevenendo il sovraccarico di informazioni e migliorando la conservazione della memoria.
• Consente di risparmiare tempo e denaro: La formazione JIT riduce i costi e consente alle aziende di formare i team in modo più efficiente, anche in sedi diverse.
• Incoraggia l'apprendimento proattivo: Quando i dipendenti sanno di poter trovare le risposte in qualsiasi momento, acquisiscono maggiore fiducia e si fanno carico del proprio apprendimento.
• Sviluppo più rapido delle competenze: L'apprendimento avviene quando i dipendenti ne hanno più bisogno, aiutandoli ad applicare subito nuove competenze e a conservare le conoscenze più a lungo.

Sfide della formazione Just-in-Time

• Richiede un investimento iniziale: La configurazione di un sistema di formazione JIT richiede tempo, impegno e denaro. Le aziende hanno bisogno degli strumenti, degli esperti e dei creatori di contenuti giusti per renderlo efficace.
• Più difficile da adottare nelle grandi aziende: Le grandi organizzazioni potrebbero avere difficoltà a passare alla formazione JIT poiché cambiare le abitudini di apprendimento consolidate richiede tempo e impegno.
• Ha bisogno di obiettivi formativi chiari: Affinché la formazione JIT funzioni, le aziende devono sapere cosa devono imparare i dipendenti, quando ne hanno bisogno e come erogarlo in modo efficace.
• La manutenzione continua è fondamentale: Poiché le aziende cambiano rapidamente, i contenuti di formazione JIT necessitano di aggiornamenti regolari, che spesso richiedono un team dedicato per gestirli.

Come applicare la formazione Just in Time sul posto di lavoro?

Portare la formazione just-in-time (JIT) sul posto di lavoro può aumentare l'efficienza. Segui questi tre passaggi per farlo funzionare.

Fase 1: Identificare le principali esigenze di formazione

Non tutti gli allenamenti dovrebbero passare al JIT. Inizia cercando di capire a quali argomenti i dipendenti devono accedere rapidamente durante il lavoro. Osserva le attività quotidiane e individua le lacune in cui le informazioni sono mancanti ma essenziali.

Raccogli dati utilizzando un questionario di analisi dei fabbisogni formativi ed elenca i potenziali argomenti JIT, classificandoli in base alla priorità.

Fase 2: Costruire una cultura dell'apprendimento

Il JIT funziona meglio quando l'apprendimento fa parte della routine quotidiana. Il forte supporto da parte di leader e dipendenti rende la transizione più agevole.

Incoraggiare i dipendenti a farsi carico del proprio apprendimento assicura che cerchino attivamente la conoscenza invece di aspettare sessioni di formazione programmate.

Fase 3: Usare un LMS affidabile

Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) aiuta a tracciare i modelli di apprendimento dei dipendenti e a fornire contenuti JIT in modo efficace. Le analisi dei corsi online rivelano quali argomenti attirano maggiormente l'attenzione. I contenuti ad alto traffico sono un ottimo materiale JIT.

Un sistema di gestione dell'apprendimento può organizzare i materiali didattici per argomento o livello di abilità. Una base di conoscenza interna ricercabile aiuta inoltre i dipendenti a trovare rapidamente le risposte. La scelta di un LMS ottimizzato per dispositivi mobili assicura che i dipendenti possano accedere alla formazione quando necessario, sia per l'onboarding, le vendite o ottemperanza.

Strumenti di analisi dell'apprendimento monitora anche il coinvolgimento, facilitando la misurazione del successo.

Suggerimenti finali

Misurare il successo della formazione JIT richiede un nuovo approccio. Invece delle metriche della vecchia scuola, concentrati sull'impatto reale.

• Inizia stabilendo obiettivi chiari. Cosa dovrebbero essere in grado di fare i dipendenti dopo la formazione? Il modo migliore per verificare è esaminare le prestazioni. Gli errori si verificano meno spesso? Le attività vengono eseguite più velocemente? In tal caso, la formazione JIT funziona.
• Raccogli feedback direttamente dai dipendenti. Rapido Sondaggi di feedback sull'eLearning oppure i check-in in team rivelano se la formazione aiuta effettivamente nel lavoro quotidiano. Ad esempio, se prima la registrazione delle segnalazioni degli incidenti era difficile, verifica se la formazione ha fatto la differenza. I dipendenti possono farlo con sicurezza adesso?
• Tieni traccia dei risultati per team specifici. Se il team di vendita riceve una formazione JIT su un nuovo prodotto, controlla se i numeri di vendita migliorano. Se il servizio clienti riceve una formazione mirata, confronta i tempi di risposta prima e dopo. I dati corretti mostrano cosa funziona.
• Anche il coinvolgimento è importante. Un solido LMS tiene traccia della frequenza con cui i dipendenti accedono, utilizzano la formazione e condividono le risorse. Un elevato coinvolgimento di solito significa che la formazione soddisfa esigenze reali.

La formazione JIT rende l'apprendimento più veloce, facile ed efficace, perfetto per i team impegnati. È flessibile e pratico e migliora le prestazioni senza rallentare il lavoro.

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