Volete garantire una transizione senza intoppi per i dipendenti in partenza della vostra azienda? Segui questa guida per comprendere e creare la checklist perfetta per l'offboarding.
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Un processo formale di offboarding può aiutare le aziende a trattenere 71% dei loro dipendenti. Al contrario, le aziende che non hanno una politica di distacco dei dipendenti possono trattenere solo il 57% dei propri dipendenti. Tuttavia, molte aziende trascurano questo compito essenziale. Ciò danneggia la reputazione dell'azienda e rende gli ex dipendenti restii a consigliarli.
Tuttavia, avere una chiara lista di controllo per l'offboarding, che comprenda elementi come tecnologia, gruppi di ex studenti, uno scheletro personalizzato e standardizzato può facilitare notevolmente questo processo. Garantisce un licenziamento senza intoppi del dipendente, senza errori.
Questa guida ti guiderà attraverso ogni dettaglio del trasferimento dei dipendenti per aiutare la tua azienda a lasciare un'impressione duratura sui dipendenti in partenza. Quindi, entriamo nel merito!
Un processo di offboarding dei dipendenti è uno strumento strutturato che aiuta i professionisti e la direzione delle risorse umane a gestire ogni dettaglio del processo di offboarding. Sia che il dipendente dia le dimissioni o che l'organizzazione decida di licenziarlo, una lista di controllo per l'offboarding aiuta davvero a ridurre le possibilità di malintesi.
Questa lista di controllo aiuta a ridurre i rischi come le violazioni dei dati, protegge la reputazione dell'azienda e mantiene un rapporto positivo con i dipendenti in partenza. I licenziamenti sono generalmente emotivi per i dipendenti, quindi è essenziale trattare i dipendenti in partenza con lo stesso rispetto e cura con cui sono entrati per la prima volta.
L'uscita dei dipendenti può essere davvero caotica, soprattutto senza un piano chiaro. La mancanza di un processo formale di offboarding può danneggiare la reputazione dell'azienda, portare a interruzioni dei progetti e mettere a rischio problemi di sicurezza.
Un offboarding gestito male può costare migliaia di dollari in perdita di produttività e cattiva gestione dei dati. Quindi, perché correre questo rischio? Una lista di controllo per l'offboarding può prevenire tutti questi costosi errori.
Aiuta con:
Con una checklist per l'offboarding dei dipendenti, puoi assicurarti che ogni dettaglio sia gestito senza intoppi. Detto questo, puoi revocare correttamente l'accesso a sistemi sensibili per finalizzare il libro paga senza stress e avere video di formazione per i nuovi dipendenti. Inoltre, una lista di controllo strutturata può lasciare un'impressione positiva ai dipendenti in partenza.
L'allontanamento dei dipendenti con una nota positiva è estremamente importante sia per l'azienda che per il dipendente. Ecco come si presenta un processo generale di offboarding:
Quando un dipendente decide di andarsene, gestiscilo professionalmente con empatia. Una volta ricevuta la lettera di dimissioni, confermate l'accettazione per iscritto, menzionate l'ultimo giorno lavorativo e gli eventuali passaggi successivi. Ricorda che le dimissioni possono essere emotive, quindi mantieni un tono di supporto durante tutto il processo.
La comunicazione aperta è fondamentale in questo caso. Assicurati che le risorse umane e il responsabile siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda il futuro. Discutete il piano di transizione e richiedete l'assistenza dei dipendenti nella gestione di attività e progetti.
Alla fine, ringrazia il dipendente per il suo tempo e il suo contributo. Un semplice e sincero «Grazie» può lasciare un impatto duraturo.
Informare i team sulla partenza di un membro del team rende le cose davvero convenienti in seguito. Perché l'offboarding non è solo un lavoro delle risorse umane, è un lavoro di squadra.
Quindi, le prime persone che meritano di conoscere le risorse umane, l'IT e il responsabile del dipendente. Questo dà loro il tempo di prepararsi alle modifiche necessarie.
La notifica tempestiva consente alle risorse umane di avviare le pratiche burocratiche, come i moduli di autorizzazione e le procedure di liquidazione finale. Nel frattempo, l'IT può pianificare la disattivazione degli account, degli strumenti aziendali, dell'accesso alla posta elettronica, ecc.
Se il dipendente tratta con i clienti, informali educatamente e condividi chi si assumerà le loro responsabilità. Ricordati sempre di documentare tutto per evitare confusione. Avere una checklist per l'offboarding aiuta davvero a tenere traccia delle attività in modo efficiente.
L'ultimo giorno lavorativo del dipendente deve essere ben pianificato. Quindi, inizia confermando la data con il dipendente e comunicandola al team. Pianifica un corretto passaggio di consegne prima di questo giorno. Chiedi al dipendente di documentare le attività in corso, condividere tutti i file importanti e formare qualcuno al lavoro se necessario.
Pianifica l'ultimo giorno in cui il dipendente deve restituire le risorse aziendali come documenti d'identità, laptop e chiavi. L'IT dovrebbe assistere il dipendente nel backup dei dati e nell'eventuale chiusura dell'account. Alla fine, dovrebbe esserci una riunione finale o un colloquio di uscita con il responsabile o le risorse umane del dipendente.
Il colloquio di uscita è una delle tue occasioni per conoscere la tua azienda attraverso i punti di vista dei dipendenti. Questo può essere programmato il o prima del loro ultimo giorno. Sebbene il 91% delle aziende ora conduca queste interviste, è importante creare un ambiente confortevole in cui si sentano libere di condividere il proprio feedback onesto.
Fonte: Talentlyft
Puoi chiedere ai dipendenti informazioni su:
E qualsiasi altra cosa che ritieni necessaria.
Il vero problema è utilizzare questo feedback per migliorare le politiche e i processi sul posto di lavoro. Ad esempio, se più dipendenti se ne vanno a causa di un carico di lavoro pesante, puoi prendere in considerazione la possibilità di ridistribuire le attività.
Durante tutto questo tempo, mantieni la discussione professionale, ringraziali per la loro onestà e spiega come verrà utilizzato il loro feedback.
Per garantire un'elaborazione tempestiva e accurata delle retribuzioni, inizia liquidando eventuali quote in sospeso come bonus, straordinari non pagati o ferie non utilizzate. Assicurati che tutti questi siano inclusi nella busta paga finale. Se il dipendente beneficia di prestazioni sanitarie come contributi pensionistici o assicurazione sanitaria, spiega loro cosa succede dopo o fornisci una documentazione scritta per maggiore chiarezza.
Nel frattempo, verifica i dati bancari del dipendente per evitare i dettagli di pagamento. A questo punto, coordinati con il team finanziario per assicurarti che tutto venga elaborato prima dell'ultimo giorno di lavoro del dipendente.
Tutti vogliono sentirsi stimati e apprezzati, e diventa un grosso problema quando l'apprezzamento proviene dal posto di lavoro, dove hai dato il massimo come dipendente. Pertanto, è responsabilità dell'azienda rendere memorabile il processo di offboarding.
Per questo, puoi organizzare un piccolo incontro in cui condividere le storie e i risultati raggiunti dai dipendenti durante la loro permanenza in azienda. Se il team non riesce a riunirsi di persona, una videochiamata o un'e-mail funzionano altrettanto bene.
Questi addii sono più una questione di partenza in buoni rapporti che di semplici addii!
Se ti rimane in mente la domanda sul processo di offboarding ideale per i dipendenti, non sei il solo. Poiché il 71% delle aziende non dispone di un processo di offboarding formale, in genere incontrano problemi nello sviluppo di buoni rapporti con i propri alumni e nella protezione dei dati aziendali.
Quindi, ecco la checklist per l'offboarding, contenente tutto ciò di cui hai bisogno per salutare i dipendenti con una nota positiva.
La partenza di una persona di solito riguarda l'intero team; quindi, ognuno dei membri del team merita un avviso. Questo per evitare qualsiasi tipo di ritardo o confusione. Inoltre, il modo in cui comunichi sui dipendenti che lasciano l'imbarco è molto importante.
La comunicazione con il socio uscente è di pari importanza, in particolare per rimanere trasparenti su tempistiche e aspettative. Risolvere le preoccupazioni in questo modo riduce le incertezze sia per il dipendente che per il team che si lascia alle spalle.
Una lettera di dimissioni formali intende proteggere entrambe le parti, quindi è una parte importante della lista di controllo dell'offboarding. Senza di essa, possono sorgere molti malintesi sui termini di dimissioni.
È molto più facile garantire la responsabilità con una lettera di dimissioni ed elaborare gli stipendi finali, i benefici e altri requisiti legali. La lettera di dimissioni deve contenere:
Il mancato recupero del patrimonio aziendale dopo la partenza di un membro del team può comportare un errore costoso. Secondo un rapporto di Tech Republic, il 20% delle organizzazioni afferma di aver subito violazioni dei dati da parte di ex dipendenti. Allo stesso modo, un'altra ricerca mostra che il 60% dei dirigenti concorda e il 16% concorda fermamente che l'offboarding dei dipendenti rappresenti una minaccia alla sicurezza.
Fonte: Torii
Ecco perché è essenziale garantire che tutte le risorse, inclusi laptop, carte d'identità, credenziali e altri elementi pertinenti, vengano restituiti. Questo passaggio riflette anche la professionalità dell'azienda nel gestire il processo di offboarding in modo responsabile.
I colloqui di uscita sono l'occasione perfetta per apprezzare i dipendenti per il lavoro svolto e la differenza che hanno fatto in azienda. Questo è anche il momento di discutere di tutto ciò che riguarda i controlli sui salari, il recupero delle risorse e altre informazioni aziendali.
Fonte: Evento HR Vision
Mantieni tutto breve e preciso e lascia che il dipendente parli della sua esperienza in azienda. Questo è un buon modo per ottenere informazioni sul motivo per cui i dipendenti se ne vanno e aiutarti a risolvere i problemi prima che influiscano sul tuo team.
Resta in contatto con gli ex dipendenti coinvolgendoli in gruppi di ex studenti, poiché offre vantaggi a lungo termine. Ad esempio, una rete di alumni valida e affidabile può fare molto per metterti in contatto con professionisti che la pensano allo stesso modo.
Per costruire quel rapporto autentico, prendi in considerazione l'idea di organizzare un saluto premuroso come parte della lista di controllo dell'offboarding e di invitare il dipendente a unirsi ai gruppi di ex studenti. Un addio così caloroso assicura che i vostri dipendenti se ne vadano a difendere, e non a criticare, la vostra azienda.
È essenziale pianificare la sostituzione dei dipendenti in uscita il prima possibile, perché la mancata pianificazione delle sostituzioni può interrompere il flusso di lavoro e abbassare il morale del team. Può persino provocare l'esaurimento del team in quanto devono assumersi la responsabilità aggiuntiva del membro del team scomparso.
Quindi, se hai davvero intenzione di ricoprire la posizione, fallo anche prima della partenza del dipendente, così è più facile mantenere l'equilibrio durante la transizione.
Questa è una delle parti più importanti di una lista di controllo per l'offboarding e previene la perdita di produttività durante le transizioni dei dipendenti. Ecco perché è importante fornire entrambi allenamento direttamente o crea un documento di consegna o un video che contenga tutto ciò di cui il nuovo membro del team avrà bisogno per assumere il ruolo.
Il documento deve includere le seguenti informazioni, ma non limitate a:
Il vantaggio di un buon offboarding dei dipendenti è che il dipendente in partenza sarà ancora più felice di aiutare in seguito in caso di confusione.
Informazioni su 42% dei dipendenti ammettono che gli errori salariali hanno un impatto negativo sulla loro esperienza e non sarebbe sbagliato affermare che le buste paga finali sono un aspetto delicato dell'offboarding.
Quindi, è essenziale che tu rifletta professionalità e rispetto con un libro paga accurato e tempestivo. Questo aiuta anche a chiudere gli obblighi finanziari senza troppo caos e riduce le possibilità di controversie o complicazioni legali.
Assicurati che il pagamento effettuato sia corretto e non dimenticare di considerare se ci sono ferie o rimborsi da pagare.
Con una buona lista di controllo per l'offboarding, non stai solo sciogliendo i nodi. Fondamentalmente stai mantenendo la reputazione della tua azienda secondo gli standard più elevati e lasciando un'impressione duratura sui dipendenti. Un processo di offboarding dei dipendenti così accurato può persino trasformare gli ex dipendenti in sostenitori del vostro marchio.
Un processo di offboarding ben pianificato offre una transizione senza intoppi e aiuta a mantenere solide relazioni con gli ex dipendenti.
Ma perché fermarsi lì? Valuta la possibilità di investire in strumenti che semplificano i processi oltre l'offboarding. Prova Coursebox.ai per trasformare il modo in cui ti alleni e sviluppi il tuo spazio di lavoro. Quindi, vai avanti ed esplora Coursebox.ai per portare la tua azienda al livello successivo.
Un processo di offboarding dei dipendenti di solito include l'accettazione delle dimissioni, la consegna delle mansioni, i colloqui di uscita, il recupero delle risorse dell'azienda, la revoca dell'accesso al sistema e il libro paga finale. Tale processo semplifica l'offboarding, garantisce una corretta chiusura e fa sentire i dipendenti apprezzati.
L'offboarding delle retribuzioni è una parte importante di una lista di controllo per l'offboarding che garantisce l'accuratezza dei documenti fiscali, dei pagamenti finali e degli adeguamenti dei benefici. Successivamente, il dipendente viene escluso dal programma di gestione delle retribuzioni.
Un processo di onboarding include il pre-onboarding, l'accoglienza dei nuovi dipendenti, l'impostazione di strumenti e formazione e infine il passaggio ai nuovi ruoli con l'introduzione del team.
