Il lancio di un programma di formazione sulla conformità per i dipendenti è fondamentale per evitare sanzioni e contenziosi. Scopri cos'è e come implementarlo nella nostra guida.
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Desiderate che la vostra azienda debba affrontare multe e problemi legali perché non è conforme a determinate normative? La risposta è sicuramente no, motivo per cui il lancio di un programma di formazione sulla conformità è così fondamentale. Con diverse autorità di regolamentazione che supervisionano le aziende e vari standard di settore, mantenere la conformità non è una scelta ma una necessità.
La formazione sulla conformità può essere un po' difficile da capire, quindi abbiamo sviluppato una guida dettagliata su cos'è, perché dovresti adottarla e come creare moduli di formazione seguendo le migliori pratiche per il massimo impatto.
Prima di discutere i tipi e gli esempi di formazione sulla conformità, è fondamentale capire di cosa si tratta.
Un programma di formazione sulla conformità si riferisce alla formazione dei dipendenti esistenti e nuovi sulle regole, le leggi e i regolamenti relativi al loro lavoro e al settore in cui lavorano. Include anche la formazione dei dipendenti sulle politiche interne dell'azienda. Dopo un'approfondita formazione sulla conformità, i dipendenti sanno come e perché devono seguire determinate regole e regolamenti.
Formazione sulla conformità di solito inizia durante la prima o la seconda settimana di onboarding, anche prima dell'inizio effettivo del lavoro di un dipendente. Alcune aziende richiedono inoltre agli appaltatori e ai lavoratori di seguire corsi di conformità continui man mano che le normative e le politiche interne evolvono. Questi corsi possono svolgersi una o più volte all'anno, a seconda dei cambiamenti nelle politiche interne, nei regolamenti e simili.
Perché un'azienda dovrebbe implementare la formazione sulla conformità e quali vantaggi offre? Ti aiutiamo a farlo.
La formazione sulla conformità è essenziale per garantire che l'azienda segua tutte le leggi, le politiche e i regolamenti pertinenti alla sua attività. Le aziende che non riescono a mantenere la conformità possono incorrere in ingenti multe. Secondo una ricerca, un'azienda non conforme paga 14,8 milioni di dollari all'anno in media, il 45% in più rispetto a quanto ha dovuto pagare nel 2011.
Le aziende possono anche tenere un registro dettagliato delle loro precedenti sessioni di formazione, che le aiuta a monitorare quanto segue:
Con un registro dettagliato, le aziende e i loro dipendenti sanno quali corsi hanno completato e quali devono ancora completare per rimanere conformi.
La formazione dei dipendenti sulla conformità definisce quali comportamenti sono accettabili sul posto di lavoro. Quando un'azienda forma i propri dipendenti su come agire e comportarsi con gli altri membri del personale, può prevenire bullismo, molestie, battute inappropriate e simili. Sulla base della formazione, le aziende possono implementare politiche comportamentali interne a cui ogni membro del personale deve attenersi.
È inoltre fondamentale che la direzione e la leadership seguano una formazione sulla conformità, poiché li aiuta a comprendere questioni come molestie, intimidazioni e discriminazioni. Consente loro di apprezzare varie situazioni e crea una piattaforma in cui i dipendenti possono condividere comodamente le proprie esperienze.
I numeri parlano da soli per quanto riguarda l'inclusività: Deloitte afferma che le aziende che promuovono l'inclusività e l'esperienza della diversità 39% in più di soddisfazione dei clienti. Allo stesso modo, un rapporto del Peterson Institute of International Economics afferma che include un maggior numero di donne in posizioni dirigenziali porta a una maggiore redditività.
Nell'era digitale odierna, le aziende gestiscono enormi quantità di dati, comprese le informazioni interne e le informazioni sui clienti che gestiscono regolarmente. In giro Il 94% delle aziende ha segnalato incidenti di sicurezza della posta elettronica, una statistica allarmante.
Pertanto, diventa una responsabilità fondamentale proteggere tali informazioni da terze parti fraudolente e hacker. Le aziende possono formare i propri dipendenti per prevenire le frodi di dati con vari strumenti, come l'autenticazione a due fattori, i controlli delle autorizzazioni e simili. Non solo protegge dati importanti, ma offre anche un vantaggio competitivo rispetto ad altre aziende che non prendono sul serio la sicurezza dei dati.
Certo, prodotti di alta qualità sono fondamentali per la reputazione di un'azienda, ma sono davvero sufficienti? Le aziende devono attenersi a pratiche etiche e conformi affinché i clienti continuino ad acquistare da loro. Ad esempio Il 71% dei clienti afferma le aziende devono trattare con fornitori che acquistano i propri materiali in modo etico.
Allo stesso modo, gli investitori sono anche più a loro agio a spendere in una società che non indulge in pratiche scorrette. Le aziende che aderiscono alle pratiche standard del settore hanno maggiori probabilità di offrire prodotti eccellenti, il che si traduce in clienti soddisfatti e maggiori vendite.
Esploriamo i vari tipi di formazione sulla conformità e i relativi materiali per la formazione dei dipendenti che possono aiutare le aziende a mantenere un ambiente di lavoro legale ed etico.
OSHA è l'acronimo di Occupational Safety and Health Administration, un'organizzazione che opera sotto il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. La sua missione è garantire luoghi di lavoro sani e sicuri per i lavoratori americani.
La formazione dei dipendenti su vari standard e pratiche di sicurezza non solo rende il posto di lavoro conforme alla legge, ma comporta anche un minor numero di incidenti e minori oneri finanziari. Lo scopo principale della formazione OSHA è sensibilizzare sia i datori di lavoro che i dipendenti sulle loro responsabilità e sui loro diritti per creare luoghi di lavoro sicuri.
L'OSHA dispone di varie risorse e programmi di formazione per i dipendenti, tra cui:
La formazione sulla diversità è fondamentale per creare ambienti di lavoro più inclusivi, educando i dipendenti sulle preferenze e le sensibilità culturali, migliorando le capacità comunicative, l'empatia e simili. Aiuta i dipendenti di diversa estrazione ad assimilarsi in nuovi ambienti, migliora il lavoro di squadra e fa sì che tutti rispettino le differenze culturali mentre lavorano insieme.
Secondo l'Organizzazione internazionale del lavoro, più di un dipendente su cinque (23%) ha subito molestie fisiche, psicologiche e sessuali sul posto di lavoro. Solo la metà delle persone molestate le condivide con altri e solo dopo aver subito più di una forma di molestia. Le molestie sul posto di lavoro non sono solo immorali, ma rendono anche il luogo di lavoro meno produttivo perché un dipendente molestato non può offrire il meglio.
La formazione contro le molestie ha un approccio educativo olistico, che include i seguenti elementi:
Questa formazione spesso include esempi reali per aiutare davvero i dipendenti a comprendere questo importante problema.
La protezione delle informazioni sensibili attraverso una formazione completa sulla sicurezza dovrebbe essere una priorità assoluta per qualsiasi azienda. Questa formazione riguarda i rischi associati alle violazioni dei dati e il modo in cui possono essere mitigati. Gli aspetti chiave della formazione sulla sicurezza delle informazioni includono:
Sezione 508 la formazione sulla conformità ruota attorno alla Sezione 508 del Workforce Rehabilitation Act, che descrive i livelli minimi di accessibilità per le persone con disabilità cognitive, sensoriali e fisiche.
Sebbene sia destinato alle agenzie federali, se la tua azienda se ne occupa, ad esempio vendendo loro software, potresti dover presentare un VPAT (Voluntary Product Accessibility Template). È un documento che fornisce dettagli sul prodotto e conferma che è conforme alla Sezione 508.
Se non hai a che fare con agenzie federali, L'Americans with Disabilities Act (ADA) è ciò di cui dovresti preoccuparti invece. Impedisce alle aziende di prendere decisioni discriminatorie nei confronti delle persone con disabilità. La formazione sulla conformità ADA prevede la formazione di dirigenti e dipendenti sull'accoglienza delle persone disabili.
La conformità fisica all'ADA può assomigliare a:
Oltre a questi aspetti fisici, il programma di formazione sulla conformità ADA copre argomenti come conversazioni antidiscriminatorie, avanzamento di carriera regolare per colleghi abili, non rendere la disabilità un motivo di licenziamento e altro ancora. I manager devono inoltre partecipare in modo paritario e attivo alla formazione sulla conformità ADA perché prendono decisioni importanti.
Le aziende che lavorano nel settore sanitario devono rispettare determinate regole e regolamenti, che garantiscono un ambiente sanitario equo e sicuro per tutti. Alcuni dei quadri legali più importanti in materia di assistenza sanitaria includono il Legge sulla politica e la responsabilità delle assicurazioni sanitarie (HIPAA), la legge sull'autoreferenziazione dei medici o la legge Stark, e il Legge sulle false rivendicazioni.
Questa formazione è incentrata sulla condotta etica nel settore sanitario e sull'adempimento degli obblighi legali in modo che le aziende aderiscano a un'assistenza sanitaria di qualità ed evitino problemi legali. Anche se un dipendente viene scoperto che viola la legge, l'azienda è ritenuta responsabile. Poiché le normative sanitarie si evolvono con i mutevoli requisiti del mondo reale, le organizzazioni devono fornire una formazione continua dei dipendenti.
Le industrie con un impatto ambientale significativo, come il petrolio, le sostanze chimiche e la produzione, devono fornire ai dipendenti un'adeguata formazione sulla conformità ambientale.
Questa formazione include la formazione dei dipendenti su varie leggi e regolamenti, come Legge sull'acqua pulita (CWA), il Legge sull'aria pulita (CAA), e il Leggi ambientali dell'UE. I dipendenti dovrebbero conoscere lo scopo alla base di questi regolamenti, il modo in cui vengono attuati, le sanzioni in caso di mancato rispetto e cose simili.
Le aziende che non forniscono questa formazione fondamentale finiscono per pagare multe salate. Ad esempio, la St. Marines Lumber Company è stata recentemente multata 225.000 dollari per violazioni del Clean Water Act.
Il fulcro della formazione sulla conformità delle risorse umane è il dipartimento delle risorse umane: come gestisce il rapporto dipendente-datore di lavoro, gestisce i reclami, conserva i registri e altro ancora. Questa formazione educa i dipendenti sui loro diritti come dipendenti, sul salario minimo e sulla retribuzione degli straordinari stabiliti nel Legge sui salari e sul lavoro equo (FLSA).
Educare i dipendenti sulle pratiche standard delle risorse umane significa anche che la tua organizzazione continua a seguire le leggi sul lavoro per evitare sanzioni.
Ecco alcuni dei migliori consigli e pratiche per implementare la formazione sulla conformità nella tua azienda.
La tecnologia può rendere molto più semplice l'implementazione di un programma di formazione sulla conformità, migliorare l'accesso dei dipendenti e renderlo molto più coinvolgente per loro. Oggi, miglior software di e-learning interattivo ti consente di progettare corsi elaborati, abbinarli a un assistente AI 24 ore su 24, 7 giorni su 7, creare quiz pertinenti e molto altro.
Queste piattaforme di formazione sulla conformità e-learning semplificano inoltre notevolmente l'aggiornamento dei corsi aggiungendo nuovi materiali, condividendoli con i team in movimento e monitorando chi li ha completati.
L'apprendimento dovrebbe essere divertente per coinvolgere le persone e lo stesso principio si applica al programma di formazione sulla conformità.
Gli esempi reali non solo rendono la formazione sulla conformità dei dipendenti più coinvolgente, ma ispirano anche i dipendenti ad agire. Puoi chiedere loro di interpretare vari scenari in un ambiente privo di rischi e di prepararsi in anticipo per eventuali contrattempi futuri.
Cerca di includere un forte elemento di responsabilità nel programma di formazione sulla conformità in modo che i tuoi dipendenti sappiano quanto sia cruciale. Assegna compiti di responsabilità ad alcuni membri del team per tenere sotto controllo i loro colleghi. Inoltre, incoraggia le segnalazioni anonime all'interno dell'organizzazione in modo che problemi come le molestie sessuali non rimangano irrisolti.
La formazione sulla conformità è fondamentale per informare i lavoratori sulle leggi e i regolamenti a cui devono attenersi sul posto di lavoro. Senza di essa, anche i dipendenti più ben intenzionati potrebbero commettere errori costosi, con conseguenti multe, controversie legali, annullamenti delle licenze e persino chiusure.
Ecco perché è fondamentale progettare un solido programma di formazione sulla conformità utilizzando una piattaforma come Coursebox, miglior software di formazione sulla conformità. Basata sull'intelligenza artificiale, la nostra piattaforma avanzata rende la tua formazione coinvolgente e interattiva senza compromettere i dettagli più fini.
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Il programma di formazione sulla conformità dell'OSHA proviene dall'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) per garantire la conformità alle sue norme e regolamenti. Il programma include informazioni sulla sicurezza generale, sulla risposta alle emergenze e simili.
Per fornire una formazione sulla conformità di qualità, un'organizzazione deve prima comprendere le leggi e i regolamenti pertinenti ad essa applicabili. Successivamente, dovrebbe istruire i dipendenti su tali normative attraverso un coinvolgente programma di formazione sulla conformità.
La formazione di base sulla conformità include la formazione dei dipendenti sull'etica del posto di lavoro, sulla diversità, sulla lotta alle molestie, sulle leggi ambientali e simili.
Ecco i sette elementi di un efficace programma di formazione sulla conformità:
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