Tutto ciò che devi sapere sull'audit ASQA

Le Autorità australiana per la qualità delle competenze (ASQA) è il regolatore nazionale per l'istruzione e la formazione professionale (VET). Supervisionano Organizzazioni di formazione registrate (RTO) in tutto il paese.

Il compito di ASQA è assicurarsi che gli RTO forniscano solo la migliore formazione e valutazione, cosa che fanno in parte attraverso gli audit ASQA. Questi audit verificano se gli RTO sono conformi standard nazionali.

Il problema è che questi audit possono essere piuttosto stressanti per gli RTO. Richiedono molta preparazione e possono persino ostacolare le normali operazioni. Inoltre, il mancato superamento di un audit può avere gravi conseguenze, tra cui sanzioni o addirittura la cancellazione.

Fortunatamente, conosciamo la chiave per affrontare con successo un audit ASQA ogni volta. In questa guida, ti spiegheremo cosa cerca ASQA, come prepararsi e come rispondere ai risultati dell'audit.

Cos'è il processo di audit ASQA?

Un audit ASQA è una revisione formale di un'organizzazione di formazione registrata (RTO). L'ASQA conduce questi audit per assicurarsi che gli RTO soddisfino gli standard nazionali di formazione e valutazione.

Questi standard sono stabiliti nel VET Quality Framework. L'autorità di ASQA per condurre questi audit proviene dal Legge nazionale sulla regolamentazione dell'istruzione e della formazione professionale 2011 (Legge NVETR). Questa legge rende l'ASQA il regolatore nazionale per la formazione professionale, il che significa che possono verificare se gli RTO forniscono una formazione di qualità.

Fonte: Prickly2sweet

L'ASQA conduce diversi tipi di audit, tra cui:

• Audit di conformità: Questo è il tipo di audit più comune. Controllano se un RTO soddisfa tutti i requisiti del VET Quality Framework. Ciò include tutto, dall'erogazione della formazione al supporto agli studenti.
• Audit delle prestazioni: Questi audit si concentrano sui risultati della formazione e Valutazione RTO. Esaminano quanto bene un RTO sta preparando i suoi studenti per un impiego o per ulteriori studi.
• Controlli a campione: Si tratta di visite senza preavviso da parte dei revisori dell'ASQA. Possono avvenire in qualsiasi momento e di solito si concentrano su un'area specifica di interesse. Sono progettati per garantire una conformità continua.
• Audit di nuova registrazione: Gli RTO devono registrarsi nuovamente periodicamente. Questi audit sono più completi e valutano le prestazioni e la capacità complessive dell'RTO.

Il processo di audit ASQA non è così complicato come potrebbe sembrare. Innanzitutto, l'ASQA notificherà all'RTO un audit imminente. Questa notifica includerà il tipo di audit e le aree di interesse. Quindi, l'RTO sarà generalmente tenuto a completare un'autovalutazione, esaminando le proprie operazioni rispetto al quadro di qualità VET. Quindi, devono presentare prove della conformità all'ASQA, come materiali di formazione, politiche e registri degli studenti. Se necessario, gli auditor dell'ASQA possono visitare le strutture di formazione dell'RTO. Durante la visita, possono intervistare il personale e gli studenti e osservare le sessioni di formazione. Infine, ASQA preparerà un rapporto che delinea i risultati dell'audit e individuerà eventuali aree di non conformità.

Se l'audit rileva una non conformità, l'RTO dovrà adottare misure correttive. Devono risolvere i problemi e dimostrare all'ASQA che sono stati risolti. Se i problemi non vengono risolti, ASQA ha l'autorità di sospendere o annullare la registrazione degli RTO. Nel periodo 2023-24, ASQA ha fatto 83 decisioni per annullare la registrazione o non rinnovarla. Almeno 52 di queste decisioni erano dovute a gravi problemi di non conformità.

Principali aree di interesse degli audit ASQA

Fonte: RT Pilot‍

Gli audit ASQA si concentrano su diverse aree chiave per garantire la qualità nella formazione e nella valutazione. Queste aree coprono tutto, da come viene erogata la formazione a come viene gestito l'RTO.

Formazione e valutazione

Gli RTO devono fornire una formazione in linea con le pertinenti pacchetto di formazione requisiti. Ciò significa utilizzare le unità di competenza corrette e fornire una formazione che soddisfi le esigenze del settore. I materiali di formazione devono inoltre essere aggiornati e pertinenti e le valutazioni devono misurare accuratamente le competenze degli studenti. L'ASQA cerca una valutazione valida, affidabile e sufficiente, il che significa che dovrebbe:

• Misura ciò che dovrebbero misurare
• Sii coerente ed equo
• Fornisci prove sufficienti di competenza.

Oltre a ciò, devi dimostrare che la tua formazione e valutazione si basano sulla competenza. Ciò significa concentrarsi su ciò che gli studenti possono fare, non solo su ciò che sanno. Puoi dimostrarlo attraverso valutazioni pratiche, progetti e portfolio. Anche il riconoscimento dell'apprendimento precedente (RPL) è importante. Gli RTO devono disporre di processi RPL che consentano agli studenti di ottenere il riconoscimento delle loro competenze e conoscenze esistenti. Idealmente, l'RPL del tuo RTO dovrebbe corrispondere alla media statale. Ad esempio, il Queensland ha registrato il tasso più alto di RPL a 8,8% nel 2018, mentre Victoria e l'Australian Capital Territory avevano tassi molto più bassi, rispettivamente del 2,9% e dell'1,7%.

Supporto agli studenti

In qualità di RTO, sei responsabile della fornitura di servizi di supporto adeguati ai tuoi studenti. Ciò include l'orientamento accademico, assistenziale e professionale. ASQA verificherà se questi servizi sono disponibili e funzionano effettivamente. I tuoi studenti meritano informazioni chiare e accurate prima si iscrivono. Ciò significa dettagli sul corso, sulle tariffe e sui servizi di supporto. Una buona introduzione aiuta gli studenti ad ambientarsi e stabilisce aspettative chiare, che ASQA esaminerà tutte. Verificherà inoltre il livello di accesso e di equità nel supporto agli studenti. Tutti gli studenti devono avere accesso al supporto, indipendentemente dal background o dalla disabilità. Infine, gli studenti hanno bisogno di un modo chiaro e accessibile per esprimere preoccupazioni e impugnare le decisioni di valutazione. Questo non solo semplifica l'audit ASQA, ma avvantaggia anche il tuo RTO. La ricerca mostra che gli studenti sono disposti a pagare almeno $300 extra per un supporto migliore offerte.

Gestione e governance dell'RTO

Infine, il buon governo e gestione degli studenti sono fondamentali. Ciò significa che devi tenere d'occhio:

• Mantenere ruoli, responsabilità chiari e un processo decisionale efficace.
• Politiche sul modo in cui operi, che coprono tutto, dalla formazione al supporto agli studenti.
• Registrazione accurata e gestione dei dati di iscrizioni, formazione e valutazioni.
• La prova della redditività finanziaria è un must.
• Una persona affidabile e di buon carattere che gestisce l'RTO.
• Adesione agli Standard per le organizzazioni di formazione registrate (RTO) 2015.

Preparazione per un audit ASQA

Fonte: R a Pilot

‍Prepararsi per un audit ASQA può sembrare un'impresa ardua. Richiede molta pianificazione e una conoscenza approfondita del quadro di qualità VET. Ma con un approccio sistematico, puoi dimostrare con sicurezza il tuo impegno per una formazione di qualità. Un approccio proattivo è sempre il migliore. Non aspettare che arrivi la notifica. Inizia subito a prepararti seguendo questi passaggi:

• Effettuare un'autovalutazione approfondita: Questa è la tua occasione per identificare eventuali lacune nella tua conformità. Esamina tutti gli aspetti delle operazioni del tuo RTO rispetto al VET Quality Framework. Suggerimento: sii onesto e critico.
• Rivedi e aggiorna i materiali di formazione e valutazione: Assicurati che i tuoi materiali siano aggiornati, pertinenti e in linea con i requisiti del pacchetto di formazione. Verifica la chiarezza, l'accuratezza e la coerenza.
• Rafforza i tuoi sistemi di supporto agli studenti: I tuoi servizi di supporto agli studenti dovrebbero essere accessibili ed efficaci. Rivedi le tue politiche e procedure relative al supporto agli studenti, ai reclami e ai ricorsi.
• Mantieni registri accurati e aggiornati: Tutti i registri degli studenti, i registri di formazione e i registri finanziari devono essere completi e ben organizzati. I revisori dell'ASQA esamineranno questi registri.
• Effettuare audit interni e simulazioni di audit: Queste esercitazioni possono aiutarti a identificare le aree di miglioramento. Simula l'esperienza di audit nel miglior modo possibile per identificare eventuali punti deboli nei tuoi processi.
• Forma il tuo personale sui requisiti ASQA: Tutti i membri del tuo RTO devono comprendere il quadro di qualità VET e il loro ruolo nel mantenimento della conformità. Assicuratevi di offrire formazione e aggiornamenti regolari.
• Sviluppa una chiara strategia di comunicazione: Stabilisci linee di comunicazione chiare all'interno del tuo RTO e con ASQA per un processo di audit fluido ed efficiente.

Lo strumento giusto, come Coursebox AI, può eliminare tutto lo stress di un audit ASQA. Può semplificare molti aspetti della preparazione dell'audit. Ad esempio, può aiutare nell'autovalutazione fornendo liste di controllo e promemoria. Può anche aiutare a gestire i materiali di formazione e i registri degli studenti in un'unica posizione centrale. La parte migliore è che le funzionalità di reporting di Coursebox AI possono generare report che dimostrano la tua conformità.

Risposta ai risultati dell'audit

Potresti ricevere un risultato «conforme», vale a dire che hai soddisfatto tutti i requisiti standard per gli RTO. Oppure potresti ricevere un risultato «non conforme», che indica che devi risolvere alcuni problemi. A volte, il risultato è «parzialmente conforme», il che significa che hai soddisfatto alcuni standard ma non altri. Se il risultato non è conforme, non farti prendere dal panico. In effetti 74% degli RTO non sono conformi ad almeno uno standard alla prima valutazione. L'importante è agire rapidamente per risolvere i problemi perché ne hai ancora una possibilità.

Primo passo: dovrai sviluppare un piano di rettifica. Questo piano delinea come affronterai ogni non conformità. Sii specifico e fornisci prove di come apporterai le modifiche necessarie. Inoltre, comunica regolarmente con ASQA durante questo processo per dimostrare loro che ti impegni a risolvere i problemi. Per evitare future non conformità, è necessario concentrarsi sul miglioramento continuo. Ciò include:

• Rivedi regolarmente i tuoi processi e le tue procedure.
• Alla ricerca di feedback da parte del personale e degli studenti.
• Identificazione e risoluzione proattiva di potenziali problemi.
• Creare una cultura del miglioramento continuo.

Se non siete d'accordo con l'esito dell'audit, avete il diritto di presentare ricorso entro 30 giorni. Dovrai fornire prove a sostegno della tua tesi e la riconsiderazione dell'ASQA potrebbe richiedere fino a 120 giorni. Il Legge sul Tribunale d'Appello Amministrativo del 1975 fornisce maggiori dettagli sulle impugnazioni delle decisioni ASQA.

Conclusione

Un audit ASQA di successo non riguarda solo la conformità. Si tratta di dimostrare il tuo impegno per una formazione di qualità e creare fiducia con i tuoi studenti. Un RTO ben preparato è un RTO di successo.

Non lasciare che l'audit ASQA sia fonte di stress perché puoi comunque assumere il controllo del processo. La buona notizia? Coursebox AI può aiutarti. Può essere il tuo partner per affrontare le complessità della conformità ASQA. Se sei pronto a semplificare la preparazione degli audit e ad aumentare la tua fiducia, contatta Coursebox AI per scoprire come possiamo supportare il tuo RTO.