Vous souhaitez garantir une transition en douceur pour les employés qui quittent votre entreprise ? Suivez ce guide pour comprendre et créer la liste de contrôle idéale pour l'offboarding.
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Un processus d'offboarding formel peut aider les entreprises à conserver 71 % de leurs employés. Au contraire, les entreprises qui n'ont pas de politique d'offboarding de leurs employés ne peuvent conserver que 57 % de leurs employés. Pourtant, de nombreuses entreprises négligent cette tâche essentielle. Cela nuit à la réputation de l'entreprise et incite les anciens employés à hésiter à les recommander.
Cependant, le fait de disposer d'une liste de contrôle de départ claire, couvrant des éléments tels que la technologie, les groupes d'anciens élèves, un squelette personnalisé et standardisé peut faciliter ce processus dans une large mesure. Il garantit un licenciement en douceur de l'employé, sans qu'aucune étape ne soit manquée.
Ce guide vous expliquera chaque détail de l'offboarding des employés afin d'aider votre entreprise à laisser une impression durable sur les employés qui partent. Alors, allons-y !
Un processus d'offboarding des employés est un outil structuré qui aide les professionnels des ressources humaines et la direction à gérer chaque détail du processus d'offboarding. Que l'employé démissionne ou que l'organisation décide de le licencier, une liste de contrôle de départ contribue réellement à réduire les risques de malentendus.
Cette liste de contrôle permet de réduire les risques tels que les violations de données, de protéger la réputation de l'entreprise et d'entretenir une relation positive avec les employés qui quittent leur poste. Les licenciements sont généralement émotifs pour les employés. Il est donc essentiel de traiter les employés qui partent avec le même respect et le même soin qu'ils l'ont fait pour la première fois.
Le départ des employés peut vraiment sembler chaotique, surtout sans plan clair. L'absence de processus d'offboarding officiel peut nuire à la réputation de votre entreprise, entraîner des interruptions de projet et poser des problèmes de sécurité.
Un offboarding mal géré peut coûter des milliers de dollars en termes de perte de productivité et de mauvaise gestion des données. Alors, pourquoi prendre ce risque ? Une liste de contrôle d'offboarding peut éviter toutes ces erreurs coûteuses.
Cela aide à :
Grâce à une liste de contrôle de départ des employés, vous pouvez vous assurer que chaque détail est traité correctement. Cela dit, vous pouvez révoquer correctement l'accès à des systèmes sensibles pour finaliser la paie sans stress et avoir vidéos de formation pour les nouveaux employés. De plus, une liste de contrôle structurée peut laisser une impression positive aux employés qui partent.
Externaliser les employés sur une bonne note est très important, tant pour l'entreprise que pour l'employé. Voici à quoi ressemble un processus général d'offboarding :
Lorsqu'un employé décide de partir, traitez-le de manière professionnelle et empathique. Lorsque vous recevez la lettre de démission, confirmez l'acceptation par écrit, mentionnez le dernier jour ouvrable et les prochaines étapes. N'oubliez pas que la démission peut être une source d'émotion, alors maintenez un ton de soutien tout au long du processus.
Une communication ouverte est essentielle à cet égard. Assurez-vous que les RH et le responsable sont sur la même longueur d'onde quant à la prochaine étape. Discutez du plan de transition et demandez l'aide des employés pour gérer les tâches et les projets.
En fin de compte, remerciez l'employé pour son temps et sa contribution. Un « Merci » simple et sincère peut laisser un impact durable.
Informer les équipes du départ d'un membre de l'équipe facilite grandement les choses par la suite. Parce que l'offboarding n'est pas seulement le travail des RH ; c'est un travail d'équipe.
Donc, les premières personnes qui méritent de connaître les ressources humaines, l'informatique et le responsable de l'employé. Cela leur donne le temps de se préparer aux changements nécessaires.
La notification en temps opportun permet aux RH de commencer les formalités administratives, telles que les formulaires de dédouanement et les processus de règlement final. Pendant ce temps, le service informatique peut planifier la désactivation des comptes, des outils de l'entreprise, de l'accès au courrier électronique, etc.
Si l'employé traite avec les clients, informez-les poliment et indiquez-leur qui assumera leurs responsabilités. N'oubliez pas de tout documenter pour éviter toute confusion. Le fait de disposer d'une liste de contrôle d'offboarding aide vraiment à suivre efficacement les tâches.
Le dernier jour ouvrable de l'employé doit être bien planifié. Commencez donc par confirmer la date avec l'employé et communiquez-la à l'équipe. Prévoyez une remise en bonne et due forme avant ce jour. Demandez à l'employé de documenter les tâches en cours, de partager tous les fichiers importants et former quelqu'un au travail si nécessaire.
Le dernier jour, prévoyez une heure pour que l'employé restitue les actifs de l'entreprise tels que les cartes d'identité, les ordinateurs portables et les clés. Le service informatique doit aider l'employé à sauvegarder les données et à fermer son compte. À la fin, il devrait y avoir une réunion finale ou un entretien de départ avec le responsable ou les ressources humaines de l'employé.
L'entretien de départ est l'occasion d'en savoir plus sur votre entreprise grâce au point de vue des employés. Cela peut être programmé le dernier jour ou avant. Alors que 91 % des entreprises mènent désormais ces entretiens, il est important de créer un cadre confortable afin qu'elles se sentent libres de partager leurs commentaires honnêtes.
Source : Talentlyft
Vous pouvez poser des questions aux employés sur :
Et tout ce que vous jugerez nécessaire.
Le véritable objectif est d'utiliser ces commentaires pour améliorer les politiques et les processus sur le lieu de travail. Par exemple, si plusieurs employés partent en raison d'une lourde charge de travail, vous pouvez envisager de redistribuer les tâches.
Pendant tout ce temps, restez professionnel dans la discussion, remerciez-les pour leur honnêteté et expliquez-leur comment leurs commentaires seront utilisés.
Pour garantir un traitement de la paie rapide et précis, commencez par régler toutes les cotisations impayées, telles que les primes, les heures supplémentaires non payées ou les congés non utilisés. Assurez-vous que tous ces éléments sont inclus dans le chèque de paie final. Si l'employé bénéficie de prestations de santé telles que des cotisations de retraite ou une assurance maladie, expliquez-lui ce qui se passe ensuite ou fournissez-lui une documentation écrite pour plus de clarté.
Pendant ce temps, vérifiez les coordonnées bancaires de l'employé pour éviter les informations de paiement. À ce stade, coordonnez-vous avec l'équipe des finances pour vous assurer que tout est traité avant le dernier jour de travail de l'employé.
Tout le monde veut se sentir valorisé et apprécié, et cela devient important lorsque l'appréciation vient du lieu de travail, où vous avez tout donné en tant qu'employé. Par conséquent, il est de la responsabilité de l'entreprise de rendre le processus d'offboarding mémorable.
Pour cela, vous pouvez organiser un petit rassemblement où vous pourrez partager les histoires et les réalisations des employés au cours de leur séjour dans l'entreprise. Si l'équipe ne peut pas se réunir en personne, un appel vidéo ou un e-mail fonctionnent tout aussi bien.
De tels adieux sont plus une question de départ en bons termes que de simples adieux !
Si la question concernant le processus idéal de départ d'un employé vous vient à l'esprit, vous n'êtes pas seul. Étant donné que 71 % des entreprises n'ont pas de processus d'offboarding officiel, elles ont généralement du mal à développer de bonnes relations avec leurs anciens élèves et à protéger les données de l'entreprise.
Vous avez donc ici la liste de contrôle de départ, qui contient tout ce dont vous avez besoin pour considérer les employés sur une note positive.
Le départ d'une personne affecte généralement l'ensemble de l'équipe ; par conséquent, chacun des membres de l'équipe mérite d'être prévenu. Ceci afin d'éviter tout type de retard ou de confusion. De plus, la façon dont vous communiquez sur les employés qui quittent leur entreprise est très importante.
La communication avec le membre sortant est tout aussi importante, en particulier pour assurer la transparence en ce qui concerne les délais et les attentes. Répondre aux préoccupations de cette manière réduit les incertitudes tant pour l'employé que pour l'équipe qu'il quitte.
Une lettre de démission officielle vise à protéger les deux parties, c'est pourquoi elle constitue un élément important de la liste de contrôle de départ. Sans cela, de nombreux malentendus sur les conditions de démission peuvent survenir.
Il est beaucoup plus facile de garantir la responsabilité avec une lettre de démission et de traiter les derniers chèques de paie, les avantages sociaux et les autres exigences légales. La lettre de démission doit contenir :
Ne pas récupérer les actifs de l'entreprise après le départ d'un membre de l'équipe peut entraîner une erreur coûteuse. Selon un rapport de Tech Republic, 20 % des entreprises déclarent avoir été confrontées à des violations de données de la part d'anciens employés. De même, une autre étude montre que 60 % des dirigeants sont d'accord et 16 % sont tout à fait d'accord pour dire que le départ des employés représente une menace pour la sécurité.
Source: Tori
C'est pourquoi il est essentiel de s'assurer que tous les actifs, y compris les ordinateurs portables, les cartes d'identité, les informations d'identification et autres objets pertinents, sont restitués. Cette étape reflète également le professionnalisme d'une entreprise dans la gestion responsable du processus d'offboarding.
Les entretiens de départ sont l'occasion idéale d'apprécier vos employés pour le travail qu'ils ont accompli et la différence qu'ils ont apportée à l'entreprise. C'est également le moment de discuter de tout ce qui concerne les chèques de paie, la récupération des actifs et d'autres informations sur l'entreprise.
Source : Événement HR Vision
Soyez concis et concis, et laissez l'employé parler de son expérience au sein de l'entreprise. C'est un bon moyen de comprendre les raisons pour lesquelles les employés partent et de vous aider à résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent votre équipe.
Restez en contact avec les anciens employés en les faisant participer à des groupes d'anciens élèves, car cela présente des avantages à long terme. Par exemple, un réseau d'anciens élèves fiable et fiable peut grandement vous mettre en contact avec des professionnels partageant les mêmes idées.
Pour établir cette relation authentique, pensez à organiser un adieu attentionné dans le cadre de la liste de départ et à inviter l'employé à rejoindre des groupes d'anciens élèves. Un adieu si chaleureux garantit que vos employés partent en tant que défenseurs, et non en critiques, de votre entreprise.
Il est essentiel de planifier le remplacement des employés quittant le plus tôt possible, car ne pas planifier les remplacements peut perturber le flux de travail et faire baisser le moral de l'équipe. Cela peut même entraîner un épuisement de l'équipe, car celle-ci doit assumer la responsabilité supplémentaire du membre de l'équipe disparu.
Donc, si vous avez vraiment l'intention de pourvoir le poste, faites-le avant même le départ de votre employé, afin qu'il soit plus facile de maintenir l'équilibre pendant la transition.
Il s'agit de l'une des parties les plus importantes d'une liste de contrôle d'offboarding, car elle permet d'éviter les pertes de productivité lors des transitions entre employés. C'est pourquoi il est important de fournir formation directement ou créez un document de transfert ou une vidéo contenant tout ce dont le nouveau membre de l'équipe aura besoin pour prendre ses fonctions.
Le document doit inclure les informations suivantes, mais sans s'y limiter :
L'avantage d'un bon départ des employés est que l'employé qui part sera encore plus heureux de vous aider plus tard en cas de confusion.
À propos 42 % des employés admettent que les erreurs de paie ont un impact négatif sur leur expérience, et il ne serait pas faux de dire que la paie finale est un aspect sensible de l'offboarding.
Il est donc essentiel que vous fassiez preuve de professionnalisme et de respect en matière de paie précise et opportune. Cela permet également de clôturer les obligations financières sans trop de chaos et de réduire les risques de litiges ou de complications juridiques.
Assurez-vous que le paiement que vous effectuez est correct et n'oubliez pas de vous demander s'il y a des vacances ou des remboursements que vous devez payer.
Avec une bonne liste de contrôle de départ, vous ne vous contentez pas de régler les problèmes. En gros, vous maintenez la réputation de votre entreprise selon les normes les plus élevées et vous laissez une impression durable sur les employés. Un processus de licenciement aussi réfléchi peut même transformer d'anciens employés en défenseurs de votre marque.
Un processus de départ bien planifié permet une transition en douceur et permet de maintenir des relations solides avec les anciens employés.
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Le processus de licenciement d'un employé comprend généralement l'acceptation de la démission, le transfert des tâches, les entretiens de départ, la récupération des actifs de l'entreprise, la révocation de l'accès au système et la paie finale. Un tel processus facilite le départ, garantit une clôture appropriée et permet aux employés de se sentir valorisés.
L'externalisation de la paie est un élément important d'une liste de contrôle de délocalisation qui garantit l'exactitude des documents fiscaux, des paiements finaux et des ajustements des avantages sociaux. Après cela, l'employé est exclu du programme de paie.
Un processus d'intégration comprend la pré-intégration, l'accueil des nouveaux employés, la mise en place d'outils et de formations, et enfin la transition vers les nouveaux rôles avec présentation de l'équipe.
