Dites non à l'échec de la mise en œuvre du LMS et faites passer la formation de vos employés au niveau supérieur grâce à notre guide de mise en œuvre complet et simple en 10 étapes.
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Avec l'essor des services Internet et Wi-Fi, 77 % des entreprises basées aux États-Unis étaient déjà passées à l'apprentissage en ligne en 2017. Puis, la vague inattendue de COVID-19 a frappé le monde en 2019, obligeant le reste du monde à explorer les modes de communication en ligne et à opter pour la mise en œuvre d'un LMS.
Qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un établissement universitaire, le système de gestion de l'apprentissage (LMS) est devenu la pierre angulaire de l'apprentissage pour tous. Avec 73,8 millions d'utilisateurs du LMS en 2024, 98 % des organisations ont hâte d'adopter ce système de formation d'ici 2025.
Cependant, cette volonté de passer au LMS ne garantit pas toujours une mise en œuvre réussie. Le succès vient toujours d'une planification et d'une exécution minutieuses. Voici une sélection exclusive de 10 étapes simples mais très convertissantes pour faire de votre système LMS un énorme succès.
Selon un responsable des finances, 67 % des organisations ont signalé un échec de la mise en œuvre du LMS. À présent, il est important de comprendre ce qu'est un échec de mise en œuvre d'un LMS. Ce n'est pas comme si le système refuserait d'être lancé ; au contraire, le LMS n'atteindra pas ses objectifs s'il n'est pas correctement mis en œuvre.
Avec l'idée d'un échec de la mise en œuvre d'un LMS, il est plus facile de comprendre qu'il s'agit du lancement du système d'apprentissage dont le contenu correspond aux intérêts de l'employé. Cet alignement est un facteur crucial pour le succès d'un LMS. Si vous la considérez comme une bibliothèque telle qu'elle est, la bonne implémentation vous obligera à la construire, à organiser les ressources, à créer un système de catalogue, à former les bibliothécaires et à ouvrir la bibliothèque aux visiteurs.
Source : Market.us Scoop
Avant de discuter de la bonne stratégie de mise en œuvre du LMS, voyons pourquoi elle est cruciale.
Comme il serait facile et rapide de stocker tout ce dont vos employés ont besoin pour apprendre en ligne. Finies les explications répétitives à chaque nouvel employé. Vous avez plutôt le temps et l'énergie nécessaires pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques, sachant que votre équipe a facilement accès à toutes les ressources d'apprentissage nécessaires.
Votre LMS est votre référentiel dans lequel vous pouvez enregistrer tous vos contenus de formation et les rendre accessibles aux utilisateurs. Il comprend des liens, des vidéos, des questionnaires, des tests et des sections pratiques qui aident les travailleurs à acquérir des connaissances et à les tester à leur propre rythme.
Les méthodes traditionnelles de formation des employés, telles que les webinaires et les ateliers, étaient non seulement chronophages, mais également gourmandes en ressources. En revanche, un LMS peut atteindre le même objectif plus efficacement avec des frais d'abonnement fixes et des frais de gestion mineurs.
L'avantage d'une bonne mise en œuvre du LMS est que vous pouvez toujours suivre les progrès de vos employés grâce aux tableaux de bord du LMS. Cette fonction de suivi vous permet de donner des informations et des suggestions utiles pour optimiser leur expérience d'apprentissage.
Source : Research.com
Voici une liste de contrôle des 10 étapes de mise en œuvre d'un LMS pour vous aider tout au long du processus.
La première étape consiste à rencontrer les parties prenantes de votre organisation et à définir les objectifs que vous souhaitez que votre LMS atteigne.
Demandez à vos employés quels sont leurs problèmes d'apprentissage afin que vous puissiez concevoir votre LMS de manière à ce qu'il se concentre spécifiquement sur ces domaines. Cela peut impliquer de répertorier les problèmes de votre organisation et de déterminer comment un LMS peut vous aider. Par exemple, les guides de procédure constitueront la pierre angulaire de votre LMS si vos employés ont des difficultés avec les opérations.
Après avoir défini votre objectifs du LMS, tels que l'amélioration de la formation des employés ou l'augmentation des ventes, fixez des objectifs mesurables pour suivre les progrès au fil du temps.
Source : Finances en ligne
Une fois que vous avez prévu d'intégrer un système de gestion de l'apprentissage dans votre organisation, vous ne pouvez pas le garder comme une tâche secondaire qui ne vous permet de gagner du temps que lorsque vous êtes libre. La première chose à faire est de constituer une petite équipe comprenant des ressources techniques provenant des fournisseurs et de votre organisation.
L'idéal serait que votre équipe puisse vous aider dès le début, car elle pourrait avoir de précieuses idées pour la mise en œuvre d'un système de gestion de l'apprentissage. L'équipe peut également contribuer à la stratégie LMS en enseignant au personnel comment utiliser le système, en définissant des KPI et en suivant les étapes.
Après avoir choisi l'équipe de vos rêves, vous devez élaborer un calendrier de mise en œuvre du LMS qui attribue une fenêtre de temps à chaque tâche de votre liste de contrôle. Dans un Sondage 2019, 81 % des responsables de la transformation numérique ont déclaré avoir échoué dans leurs projets ou enregistré des retards importants. Une chronologie bien conçue vous évitera de faire face à un destin similaire.
Une fois sur le marché, vous rencontrerez de nombreux fournisseurs de LMS, chacun promettant de vous fournir le meilleur. Cependant, les objectifs de chaque entreprise sont différents, tout comme le LMS.
Selon la Société de gestion des ressources humaines, un tiers des employés ont du mal à rester concentré pendant les séances d'entraînement. Par conséquent, vous avez besoin d'un système hautement interactif qui engage les apprenants par le biais de questions et de questionnaires en cours.
La deuxième chose à rechercher dans un LMS est la facilité d'utilisation. Vous ne voulez pas que vos employés gaspillent leur énergie à essayer de trouver le didacticiel approprié parmi les centaines d'options disponibles dans les onglets. En outre, assurez-vous que le LMS permet aux apprenants de créer leurs propres plans d'apprentissage personnalisés et d'avancer à leur propre rythme. Étonnamment, cela ressemble à Boîte de cours; n'est-ce pas ?
Si vous avez suivi toutes les étapes précédentes, vous avez maintenant une liste des défis, des objectifs et du meilleur LMS à portée de main. C'est le moment de planifier votre contenu pour qu'il corresponde aux besoins de votre entreprise. N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin de charger des dizaines de cours dans votre LMS. Commencez par un cours complet, puis développez-le continuellement.
Créez un plan de cours, rédigez un script convaincant, infographies et utilisez un outil de création pour concevoir le projet de cours que vous pourrez présenter aux experts en la matière et aux groupes de discussion pour approbation. Il peut se présenter sous la forme de vidéos de formation, lectures, conférences audio, quiz, etc.
Quelle que soit la forme d'apprentissage en ligne que vous choisissez d'utiliser, concentrez-vous simplement sur le fait de donner le meilleur de vous-même. Faites appel à des professionnels de l'informatique pour vous aider à télécharger facilement les données vers le LMS, car c'est le système le plus vulnérable à la corruption ou à la perte à ce stade.
Source : Finances en ligne
Configuration Le LMS est une tâche ponctuelle qui, lorsqu'elle est bien exécutée, peut vous être bénéfique pendant des années. Vous aurez besoin de ressources humaines dotées de compétences techniques pour que cela fonctionne. Si vous n'avez pas de ressources humaines, le mieux est d'opter pour des programmes LMS qui proposent une équipe de support technique avec leur forfait d'abonnement.
Les étapes clés de la mise en place et de la configuration de votre LMS sont les suivantes :
Une fois cette tâche terminée, vous aurez surmonté la partie la plus difficile de la mise en œuvre du LMS. Les choses vont devenir plus faciles à partir de maintenant.
Maintenant que vous avez consacré tant d'efforts à la mise en place du tout, il est temps de faire sensation. À quoi sert un si bon système si l'ensemble de votre entreprise ne le connaît pas ? C'est pourquoi vous pourriez avoir besoin d'organiser une réunion de tout le personnel ou un dernier atelier physique.
Annoncez le lancement du LMS, présentez le didacticiel « comment utiliser » au personnel et mettez en évidence les points critiques de votre système LMS. De nos jours, même les dernières technologies peuvent vous aider à faire passer le message. Par exemple, vous pouvez utiliser une réunion Zoom, une chaîne WhatsApp et un e-mail pour annoncer l'actualité et tout expliquer.
Ce serait formidable d'encourager vos employés à télécharger l'application mobile LMS, car la majeure partie du travail s'est déplacée vers les smartphones et les tablettes.
Source : Research.com
Cette étape nécessite également de solides compétences techniques, car vous devez connecter le LMS à votre système existant. Par exemple, si vous disposez d'un système d'information des employés (EIS), vous ne voudrez pas saisir manuellement les données EIS dans le LMS ; cela prend beaucoup de temps. C'est pourquoi l'intégration est importante.
L'intégration du LMS remplit automatiquement les données dans le LMS sans que vous ayez à y travailler individuellement. Les employés peuvent accéder au LMS et commencer à apprendre immédiatement sans attendre la saisie manuelle des données. Ce n'est qu'un exemple, et vous pouvez potentiellement relier le LMS à n'importe quel système existant, qu'il s'agisse de formation ou de rationalisation des informations commerciales. Il forme un écosystème dans lequel plusieurs systèmes fonctionnent ensemble pour garantir la cohérence des données.
Vous avez fait de votre mieux et vous avez enfin lancé le LMS. Vos employés le savent et le groupe bêta l'utilise activement pour détecter les éventuelles failles. Est-ce que vous avez l'air d'avoir terminé votre travail ? Eh bien, ce n'est pas le cas. C'est le moment où vous recevrez des commentaires, y compris de nombreuses plaintes. Par conséquent, il est préférable de disposer d'une équipe technique pendant quelques mois après le lancement du système.
Vérifiez si le contenu du LMS fonctionne sans interruption, si les utilisateurs peuvent facilement créer des profils et si les plugins tiers fonctionnent correctement. Certaines erreurs ne manqueront pas de se manifester. Cependant, votre fournisseur, grâce à son expertise, devrait être en mesure de vous aider à résoudre la plupart d'entre eux, garantissant ainsi une expérience utilisateur fluide.
Vous pouvez également effectuer un test d'essai en ouvrant le système à quelques personnes qui détectent des bogues et le préparent à être lancé pour tout le monde.
Comme vous avez déjà annoncé le lancement du LMS, vos employés doivent être enthousiastes à l'idée de l'explorer par eux-mêmes. Ainsi, une fois que vous avez pris connaissance des commentaires des utilisateurs de la version bêta et affiné le LMS, il est temps de procéder à un lancement correct.
En matière de déploiement, deux options s'offrent à vous. Un déploiement sur site nécessite un budget plus élevé pour la maintenance logicielle, car votre organisation sera responsable de la gestion et de la maintenance du système. Sinon, un déploiement basé sur le cloud transfère la responsabilité de la maintenance au fournisseur, ce qui réduit votre charge de travail et propose une solution plus rentable. Choisissez donc votre option avec soin.
N'oubliez pas que votre LMS peut échouer même des années après son lancement si vous ne parvenez pas à mettre à jour et à développer le contenu. Les temps nouveaux suscitent de nouvelles études et augmentent le besoin de contenu mis à jour. Outre les mises à niveau et l'ajout de nouveaux cours, nous vous recommandons de rechercher en permanence les mises à jour du système LMS et d'essayer de tirer parti des fonctionnalités mises à jour. Ils visent principalement à simplifier l'interface utilisateur, ce qui encourage vos employés à franchir le pas et à apprendre rapidement. Il ne s'agit pas d'une simple tâche ; il s'agit d'un processus continu qui garantit la pertinence et l'efficacité de votre LMS.
N'oubliez pas qu'adopter un LMS n'est pas la dernière chose ; il y a toujours place à l'amélioration, et vous ne pouvez obtenir le meilleur LMS que si vous restez fidèle à l'objectif et ne cessez jamais de travailler pour l'atteindre. Cela peut inclure l'amélioration de la conception, l'obtention de commentaires, l'amélioration de la mise en page, l'offre de conseils intégrés à l'application, et bien plus encore.
Le choix d'un fournisseur fiable est également crucial, car il peut réduire considérablement votre charge de travail. Par exemple, Boîte de cours propose des programmes de formation basés sur l'IA conçus pour répondre aux exigences du monde du travail moderne d'aujourd'hui. Il permet de créer des sections d'évaluation, des quizz pour suivre le savoir-faire de l'employé.
Le LMS est un logiciel qui s'intègre à la base de données d'une organisation et vise à créer, diffuser, gérer et suivre le contenu éducatif et les programmes de formation pour les employés.
La mise en œuvre d'un LMS est inévitable si vous souhaitez une manière organisée de stocker et de distribuer des cours de formation à vos employés. Il vous aide également à suivre les progrès de chaque individu, en vous assurant que tout le monde est sur la bonne voie.
Assurez-vous que le LMS :
