Comment créer une matrice de compétences (modèle gratuit inclus)

Pour toute entreprise, il est impératif de suivre les compétences, les certifications, les qualifications et l'expérience de ses employés. C'est un peu comme un inventaire des capacités des employés. Sans cela, vous ne sauriez pas à qui confier un projet ou une tâche en particulier et vous pourriez finir par sous-utiliser certains employés tout en surchargeant d'autres.

Mais comment cartographier tous ces détails ? Bien qu'il existe de nombreuses façons de le faire, une matrice de compétences est généralement la plus efficace. Il s'agit d'une représentation visuelle de toutes les aptitudes et compétences des employés en un seul endroit.

Dans ce guide, nous vous apprenons à créer une matrice de compétences pour votre organisation. Il y a aussi un modèle simple et gratuit à la fin que vous pouvez utiliser pour commencer.

Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences est un outil qui vous permet de suivre et de visualiser les aptitudes, les qualifications, les compétences et l'expérience de vos employés. Il se présente généralement sous la forme d'un tableau ou d'une grille, avec les noms des employés répertoriés sur un axe et leurs compétences sur l'autre.

Les intersections de ces deux axes indiquent quels employés possèdent quelles compétences, ce qui permet aux managers d'identifier facilement la bonne personne pour une tâche spécifique. Une matrice de compétences est également parfois appelée matrice des capacités ou des compétences.

L'avantage de l'utilisation d'une matrice de compétences est qu'elle n'est pas compliquée. Vous n'avez pas besoin de logiciel sophistiqué pour créer une matrice de compétences. Une simple feuille de calcul peut également faire l'affaire.

Composantes d'une matrice de compétences

Voici ce dont vous avez besoin pour cartographie des compétences sur une matrice :

• Compétence ou capacité : L'élément principal d'une matrice de compétences est la liste des compétences des employés. Il peut s'agir de compétences techniques ou d'une certification.
• Compétence : Le niveau de compétence indique le niveau de compétence d'un employé pour une compétence particulière. Il est généralement représenté à des niveaux tels que débutant, intermédiaire et expert. Vous pouvez également utiliser une échelle numérique, par exemple de 1 à 5.
• Intérêt : C'est une indication du niveau de motivation de l'employé à acquérir ou à améliorer une compétence particulière. Vous pouvez également le représenter en niveaux, tels que faible, moyen et élevé.

Lorsque vous placez toutes ces informations sur une grille, il devient facile de voir les compétences globales de votre organisation. Il est également plus simple de désigner les employés les mieux placés pour certains rôles ou certaines lacunes dans les compétences de votre entreprise.

Comment créer une matrice de compétences : une approche par étapes

Maintenant, nous allons apprendre à créer une matrice de compétences en quelques étapes simples.

Étape 1 : Déterminer les compétences pertinentes

La première étape consiste à déterminer les compétences dont vous avez besoin pour un projet ou une tâche. La personne qui crée la matrice des compétences doit obtenir l'avis des managers et des chefs d'équipe. Il est préférable que les commentaires proviennent de quelqu'un qui a réalisé un projet similaire dans le passé ou qui a de l'expérience dans ce domaine.

Cependant, concentrez-vous uniquement sur les compétences pertinentes. Il est facile de s'éloigner et d'ajouter des compétences qui ne sont pas nécessaires. Gardez la matrice axée sur les compétences les plus pertinentes pour la tâche à accomplir.

Étape 2 : Évaluer le niveau de compétence des employés

Maintenant que vous avez répertorié les compétences pertinentes, il est temps d'évaluer la position de chaque membre de l'équipe. Cela vous aide à comprendre qui est un professionnel, qui apprend et qui pourrait avoir besoin d'une formation supplémentaire.

Voici quelques moyens d'évaluer les compétences des employés :

• Auto-évaluations : Vous pouvez simplement demander aux employés d'évaluer leur maîtrise de chaque compétence. Ils peuvent évaluer leurs compétences sur une échelle allant de débutant à avancé.
• Évaluations des gestionnaires : Les chefs d'équipe ou les superviseurs peuvent fournir une évaluation plus objective en fonction des performances et de l'expérience passée.
• Tests ou évaluations pratiques : Si nécessaire, vous pouvez effectuer évaluations basées sur les compétences pour avoir une idée plus précise de leurs capacités réelles.

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Veillez à ce que le système de notation soit simple et cohérent. Une approche courante consiste à utiliser une échelle de 1 à 5, où 1 signifie « A besoin de formation » et 5 signifie « Expert ».

Étape 3 : Évaluer les niveaux d'intérêt des employés

Tous les employés n'auront pas le même niveau d'intérêt ou d'enthousiasme pour chaque compétence. Certains peuvent avoir une aptitude naturelle et une passion pour certaines compétences, tandis que d'autres peuvent les trouver inintéressantes ou difficiles.

Par exemple, un employé qui est passé du service client au marketing peut posséder les compétences requises pour le premier mais ne pas être intéressé à les utiliser en raison de son nouveau rôle. Encore une fois, vous pouvez demander aux employés d'évaluer leur intérêt pour chaque compétence sur la même échelle de 1 à 5.

Étape 4 : Tracez les données

Maintenant, vous pouvez tracer toutes ces informations sur une feuille de calcul ou un modèle que vous avez vous-même créé. Entrez simplement le nom de chaque employé et ses évaluations correspondantes en termes de compétences et de niveaux d'intérêt.

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Sur la base des données, vous pouvez identifier trois types d'employés :

• Hautes performances : Ces personnes ont une cote de compétence élevée pour la plupart des compétences et un niveau d'intérêt élevé. Ces employés sont vos meilleurs employés et peuvent exceller dans divers domaines.
• Talents émergents : Bien que leur niveau de compétence soit modéré pour certaines compétences, ces employés manifestent un niveau d'intérêt élevé. Ils ont un potentiel inexploité et pourraient bénéficier de nouvelles formation et développement opportunités.
• Domaines de développement : Il s'agit des employés dont le niveau de compétence et/ou les intérêts sont faibles. Vous devrez leur fournir un soutien et des conseils supplémentaires pour améliorer leurs compétences. Vous pouvez également leur assigner d'autres tâches qui correspondent à leurs intérêts et à leurs points forts.

Étape 5 : Utiliser la matrice

Vous pouvez désormais utiliser cette matrice pour déterminer les lacunes en matière de compétences des employés et les rôles les mieux adaptés. Vous n'êtes pas obligé de créer une nouvelle matrice de compétences à chaque fois que vous démarrez un nouveau projet. La même matrice peut fournir des informations pour de nombreux projets à venir.

Conseil de pro : Créez une matrice de compétences complète dans laquelle vous tracez les compétences de chaque projet que vous réalisez. Ainsi, vous aurez une vue consolidée des forces et des faiblesses de chaque employé, et vous pourrez en extraire des données chaque fois que vous lancerez un nouveau projet.

Tu peux Téléchargez le modèle gratuit ici.

Quand utiliser une matrice de compétences

Généralement, vous pouvez utiliser une matrice de compétences quand vous le souhaitez. Vous recherchez peut-être les meilleurs employés pour un certain projet, ou vous voulez voir si vous en avez besoin créer des programmes de formation pour permettre à votre équipe de perfectionner ses compétences.

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Voici quelques situations dans lesquelles vous pouvez utiliser une matrice de compétences.

Sélection des compétences en gestion de produits

Un chef de produit doit coordonner de nombreux départements pour assurer le bon fonctionnement du pipeline de produits. Pour cela, ils voudraient les meilleures personnes pour chaque rôle. Ils peuvent créer et utiliser une matrice de compétences pour s'assurer d'affecter les bonnes personnes aux bonnes tâches.

Analyse des écarts de compétences au sein du conseil

Les membres du conseil d'administration de l'organisation souhaiteront peut-être allouer des fonds au développement des employés. Cependant, ils doivent d'abord savoir où placer cet argent.

Ils peuvent utiliser une matrice de compétences pour trouver les compétences actuellement manquantes ou sous-développées dans l'entreprise. L'analyse peut les aider à choisir les programmes à prioriser et à financer lors de la création. systèmes de formation des employés.

Évaluation des compétences informatiques

L'informatique fait désormais partie intégrante de chaque organisation. En plus de cela, il s'agit d'un domaine très dynamique dans lequel les individus doivent continuer à améliorer leurs compétences pour rester pertinents.

Votre organisation peut utiliser une matrice de compétences pour évaluer les compétences actuelles et manquantes. Vous pouvez alors créer des cours de formation aux compétences techniques pour combler le fossé. La bonne nouvelle est que la création de ces cours ne demande pas trop de temps ni d'efforts.

Un outil d'IA comme Boîte de cours peut simplifier et accélérer le processus en vous permettant de télécharger des documents ou des fichiers existants pour créer un cours. Vous pouvez ensuite utiliser l'IA de la plateforme pour ajouter des questionnaires et des évaluations au cours.

Pendant ce temps, son évaluateur IA vérifie les réponses des apprenants aux critères que vous avez fournis, et le chatbot AI Tutor leur sert de guide en temps réel.

Meilleures pratiques pour créer une matrice de compétences

Vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre matrice de compétences ? Les meilleures pratiques suivantes vous seront utiles.

• Restez concentré : N'incluez que les compétences pertinentes pour le projet ou le rôle afin d'éviter tout encombrement.
• Obtenez des informations provenant de plusieurs sources : Combinez les auto-évaluations, les commentaires des responsables et les données de performance pour plus de précision.
• Mettez à jour régulièrement : Les compétences évoluent, alors revoyez régulièrement votre matrice pour qu'elle reste pertinente. Les intérêts et les compétences des employés peuvent également évoluer au fil du temps, il est donc important de rester au fait de ces changements.
• Rendez-le accessible : Rangez-le dans un espace partagé afin que les responsables et les employés puissent s'y référer facilement.

Si vous créez une matrice de compétences pour la première fois, il est préférable d'utiliser un modèle simple comme celui que nous avons partagé. Vous rencontrerez de nombreuses options de modèles complexes, mais elles peuvent sembler intimidantes et peuvent aller à l'encontre de l'objectif initial de création d'une matrice.

Conclusion

Vous avez appris comment créer une matrice de compétences et quelles sont les meilleures pratiques à suivre. Cependant, la qualité d'une matrice de compétences dépend des données qu'elle contient, c'est pourquoi vous devez la mettre à jour régulièrement.

Si vous utilisez un système basé sur la couleur, créez une clé et incluez-la dans la feuille de calcul. Comme nous l'avons mentionné, vous voulez que la matrice des compétences soit accessible, et cela n'est possible que si tout le monde peut la comprendre. Plus important encore, utilisez la matrice des compétences pour prendre des décisions éclairées concernant le recrutement, la formation des employés, l'attribution des rôles et le développement organisationnel global.