Le lancement d'un programme de formation à la conformité pour les employés est essentiel pour éviter les pénalités et les litiges. Découvrez ce que c'est et comment l'implémenter dans notre guide.
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Souhaitez-vous que votre entreprise soit confrontée à des amendes et à des problèmes juridiques parce qu'elle ne respecte pas certaines réglementations ? La réponse est certainement non. C'est pourquoi le lancement d'un programme de formation à la conformité est si essentiel. Étant donné que plusieurs autorités réglementaires supervisent les entreprises et diverses normes du secteur, rester en conformité n'est pas un choix mais une nécessité.
La formation à la conformité peut être un peu difficile à comprendre, c'est pourquoi nous avons élaboré un guide détaillé expliquant ce que c'est, pourquoi vous devriez l'adopter et comment créer des modules de formation en suivant les meilleures pratiques pour un impact maximal.
Avant de discuter des types et des exemples de formation à la conformité, il est essentiel de comprendre de quoi il s'agit.
Un programme de formation à la conformité consiste à informer les employés existants et nouveaux sur les règles, les lois et les réglementations relatives à leur travail et au secteur dans lequel ils travaillent. Cela comprend également une formation sur les politiques internes de votre entreprise. Après une formation approfondie sur la conformité, les employés savent comment et pourquoi ils doivent suivre certaines règles et réglementations.
Formation en matière de conformité commence généralement au cours de la première ou de la deuxième semaine d'intégration, avant même que le travail effectif de l'employé ne commence. Certaines entreprises exigent également que les sous-traitants et les travailleurs suivent des cours de conformité continus à mesure que les réglementations et les politiques internes évoluent. Ces cours peuvent avoir lieu une ou plusieurs fois par an, en fonction de l'évolution des politiques internes, des réglementations, etc.
Pourquoi une entreprise devrait-elle mettre en place une formation à la conformité et quels en sont les avantages ? Nous allons vous y aider.
La formation à la conformité est essentielle pour garantir que l'entreprise respecte toutes les lois, politiques et réglementations applicables à ses activités. Les entreprises qui ne parviennent pas à se mettre en conformité s'exposent à de lourdes amendes. Selon une étude, une entreprise non conforme paie 14,8 millions de dollars par an en moyenne, 45 % de plus que ce qu'elle a dû payer en 2011.
Les entreprises peuvent également conserver un enregistrement détaillé de leurs sessions de formation précédentes, ce qui leur permet de suivre les points suivants :
Grâce à un dossier détaillé, les entreprises et leurs employés savent quels cours ils ont suivi et quels cours ils doivent encore suivre pour rester en conformité.
La formation des employés en matière de conformité définit les comportements acceptables sur le lieu de travail. Lorsqu'une entreprise forme ses employés à agir et à se comporter avec les autres membres du personnel, elle peut prévenir l'intimidation, le harcèlement, les blagues inappropriées, etc. Sur la base de la formation, les entreprises peuvent mettre en place des politiques comportementales internes que chaque membre du personnel doit respecter.
Il est également crucial que la direction et les dirigeants suivent une formation en matière de conformité, car cela les aide à comprendre des problèmes tels que le harcèlement, l'intimidation et la discrimination. Cela leur permet d'apprécier diverses situations et crée une plateforme sur laquelle les employés peuvent partager leurs expériences confortablement.
Les chiffres parlent d'eux-mêmes en matière d'inclusivité : selon Deloitte, les entreprises qui font la promotion de l'inclusivité et de la diversité font la promotion de l'expérience Satisfaction client améliorée de 39 %. De même, un rapport du Peterson Institute of International Economics indique que l'augmentation du nombre de femmes à des postes de direction entraîne une augmentation de la rentabilité.
À l'ère numérique d'aujourd'hui, les entreprises traitent d'énormes quantités de données, y compris leurs informations internes et les informations clients qu'elles traitent régulièrement. Aux alentours 94 % des entreprises ont signalé des incidents liés à la sécurité des e-mails, une statistique alarmante.
Par conséquent, il devient essentiel de protéger ces informations contre les tiers frauduleux et les pirates informatiques. Les entreprises peuvent former leurs employés à la prévention de la fraude en matière de données à l'aide de divers outils, tels que l'authentification à deux facteurs, les contrôles d'autorisation, etc. Il protège non seulement les données précieuses, mais vous donne également un avantage concurrentiel par rapport aux autres entreprises qui ne prennent pas la sécurité des données au sérieux.
Bien sûr, des produits de haute qualité sont essentiels à la réputation d'une entreprise, mais est-ce suffisant ? Les entreprises doivent adhérer à des pratiques éthiques et conformes pour que les clients puissent continuer à acheter chez elles. Par exemple, 71 % des clients disent les entreprises doivent traiter avec des fournisseurs qui s'approvisionnent en matériaux de manière éthique.
De même, les investisseurs sont également plus à l'aise de dépenser pour une entreprise qui ne se livre pas à des pratiques déloyales. Les entreprises qui adhèrent aux pratiques industrielles standard sont plus susceptibles de proposer d'excellents produits, ce qui se traduit par des clients satisfaits et une augmentation des ventes.
Explorons les différents types de formation à la conformité et les matériel de formation pour les employés qui peuvent aider les entreprises à maintenir un environnement de travail légal et éthique.
L'OSHA est l'abréviation de Occupational Safety and Health Administration, une organisation qui relève du ministère du Travail des États-Unis. Sa mission est de garantir des lieux de travail sûrs et sains aux travailleurs américains.
La formation des employés aux différentes normes et pratiques de sécurité permet non seulement de rendre le lieu de travail conforme à la législation, mais également de réduire les accidents et la charge financière. L'objectif principal de la formation de l'OSHA est de sensibiliser les employeurs et les employés à leurs responsabilités et à leurs droits afin de créer des lieux de travail sûrs.
L'OSHA propose diverses ressources et programmes de formation pour les employés, notamment :
La formation à la diversité est essentielle pour créer des milieux de travail plus inclusifs en sensibilisant les employés aux préférences et sensibilités culturelles, à de meilleures compétences en communication, à l'empathie, etc. Il aide les employés d'horizons divers à s'intégrer à de nouveaux environnements, améliore le travail d'équipe et incite chacun à respecter les différences culturelles tout en travaillant ensemble.
Selon l'Organisation internationale du travail, plus d'un salarié sur cinq (23 %) a été victime de harcèlement physique, psychologique et sexuel sur son lieu de travail. Seule la moitié des personnes harcelées le partagent avec d'autres personnes, et seulement après avoir subi plus d'une forme de harcèlement. Le harcèlement au travail n'est pas seulement contraire à l'éthique ; il rend également un lieu de travail moins productif parce qu'un employé harcelé ne peut pas donner le meilleur de lui-même.
La formation anti-harcèlement repose sur une approche pédagogique holistique, comprenant les éléments suivants :
Cette formation comporte souvent des exemples concrets pour vraiment aider les employés à comprendre cette question importante.
La protection des informations sensibles par le biais d'une formation complète à la sécurité devrait être une priorité absolue pour toute entreprise. Cette formation aborde les risques associés aux violations de données et les moyens de les atténuer. Les principaux aspects de la formation à la sécurité de l'information sont les suivants :
Article 508 la formation à la conformité s'articule autour de l'article 508 de la loi sur la réadaptation des travailleurs, qui détaille les niveaux minimaux d'accessibilité pour les personnes souffrant de handicaps cognitifs, sensoriels et physiques.
Bien qu'il soit destiné aux agences fédérales, si votre entreprise fait affaire avec elles, par exemple en leur vendant des logiciels, vous devrez peut-être soumettre un VPAT (modèle d'accessibilité volontaire des produits). Il s'agit d'un document qui fournit des informations sur votre produit et confirme sa conformité à la Section 508.
Si vous ne traitez pas avec des agences fédérales, Loi sur les Américains handicapés (ADA) c'est ce dont vous devriez plutôt vous inquiéter. Elle empêche les entreprises de prendre des décisions discriminatoires à l'encontre des personnes handicapées. La formation à la conformité à l'ADA consiste à sensibiliser les responsables et les employés à l'adaptation des personnes handicapées.
La conformité physique à l'ADA peut ressembler à :
Au-delà de ces aspects physiques, le programme de formation à la conformité de l'ADA couvre des sujets tels que les conversations antidiscriminatoires, l'avancement professionnel régulier des collègues qualifiés, le fait de ne pas faire du handicap un motif de licenciement, etc. Les managers doivent également prendre une part active et égale à la formation à la conformité ADA car ils prennent des décisions importantes.
Les entreprises du secteur de la santé doivent respecter certaines règles et réglementations, qui garantissent un environnement de santé équitable et sûr pour tous. Parmi les cadres juridiques les plus importants en matière de soins de santé, citons le Loi sur la politique et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), la loi sur l'autoréférence des médecins ou la loi Stark, et le Loi sur les fausses réclamations.
Cette formation porte sur la conduite éthique dans le secteur de la santé et le respect des obligations légales afin que les entreprises adhèrent à des soins de santé de qualité et évitent les problèmes juridiques. Même s'il est constaté qu'un employé enfreint la loi, l'entreprise est tenue responsable. Étant donné que les réglementations en matière de santé évoluent en fonction de l'évolution des exigences du monde réel, les organisations doivent fournir une formation continue à leurs employés.
Les industries ayant un impact environnemental significatif, telles que le pétrole, les produits chimiques et la fabrication, doivent fournir une formation adéquate en matière de conformité environnementale à leurs employés.
Cette formation comprend la sensibilisation des employés à diverses lois et réglementations, telles que la Loi sur la qualité de l'eau (CWA), le Loi sur la qualité de l'air (CAA), et le Législation environnementale de l'UE. Les employés devraient être initiés à l'objectif de ces réglementations, à la manière dont elles sont mises en œuvre, aux sanctions en cas de non-respect, etc.
Les entreprises qui ne dispensent pas cette formation essentielle finissent par payer de lourdes amendes. Par exemple, la St. Marines Lumber Company a récemment été condamnée à une amende 225 000$ pour des violations de la Clean Water Act.
La formation à la conformité des ressources humaines se concentre sur le service des ressources humaines : comment il gère la relation employeur-employé, traite les plaintes, tient à jour les dossiers, etc. Cette formation sensibilise les employés à leurs droits en tant qu'employés, au salaire minimum et à la rémunération des heures supplémentaires établis dans la Loi sur les salaires et les normes de travail équitables (FLSA).
Sensibiliser les employés aux pratiques RH standard signifie également que votre organisation continue de respecter le droit du travail pour éviter les sanctions.
Voici quelques-uns des meilleurs conseils et pratiques pour mettre en œuvre une formation à la conformité dans votre entreprise.
La technologie peut vous faciliter la mise en œuvre d'un programme de formation à la conformité, améliorer l'accès des employés et le rendre beaucoup plus engageant pour eux. Aujourd'hui, le meilleur logiciel d'apprentissage en ligne interactif vous permet de concevoir des cours élaborés, de les associer à un assistant IA 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de créer des questionnaires pertinents et bien plus encore.
Ces plateformes de formation en ligne à la conformité facilitent également la mise à jour des cours en ajoutant de nouveaux supports, en les partageant avec les équipes en déplacement et en suivant les personnes qui les ont suivis.
L'apprentissage doit être amusant pour maintenir l'engagement des gens, et le même principe s'applique au programme de formation à la conformité.
Les exemples concrets permettent non seulement de rendre la formation des employés en matière de conformité plus intéressante, mais ils les incitent également à passer à l'action. Vous pouvez leur demander de mettre en œuvre différents scénarios dans un environnement sans risque et de se préparer à l'avance à tout incident futur.
Essayez d'inclure un élément important de responsabilité dans le programme de formation à la conformité afin que vos employés sachent à quel point c'est crucial. Attribuez des tâches de responsabilisation à quelques membres de l'équipe pour qu'ils surveillent leurs collègues. Encouragez également les signalements anonymes au sein de l'organisation afin que des problèmes tels que le harcèlement sexuel ne soient pas laissés sans réponse.
La formation à la conformité est essentielle pour informer les travailleurs des lois et réglementations qu'ils doivent respecter sur le lieu de travail. Sans cela, même les employés les plus bien intentionnés commettront probablement des erreurs coûteuses, entraînant des amendes, des litiges, des annulations de licences et même des fermetures.
C'est pourquoi il est essentiel de concevoir un programme de formation à la conformité robuste à l'aide d'une plateforme telle que Coursebox, meilleur logiciel de formation à la conformité. Propulsée par l'IA, notre plateforme avancée rend votre formation attrayante et interactive sans compromettre les moindres détails.
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Le programme de formation à la conformité de l'OSHA est proposé par l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) pour garantir le respect de ses règles et réglementations. Le programme comprend des informations sur la sécurité générale, les interventions d'urgence, etc.
Pour fournir une formation en matière de conformité de qualité, une organisation doit d'abord comprendre les lois et réglementations pertinentes qui lui sont applicables. Ensuite, il devrait informer les employés sur ces réglementations par le biais d'un programme de formation à la conformité engageant.
La formation de base à la conformité comprend la formation des employés sur l'éthique au travail, la diversité, la lutte contre le harcèlement, les lois environnementales, etc.
Voici les sept éléments d'un programme de formation à la conformité efficace :
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