Tout ce que vous devez savoir sur l'audit ASQA

Le Autorité australienne pour la qualité des compétences (ASQA) est le régulateur national de l'enseignement et de la formation professionnels (EFP). Ils supervisent Organismes de formation enregistrés (RTO) à travers le pays.

Le travail de l'ASQA est de s'assurer que les RTO ne proposent que les meilleures formations et évaluations, ce qu'ils font en partie par le biais d'audits ASQA. Ces audits vérifient si les RTO sont conformes normes nationales.

Le problème, c'est que ces audits peuvent être assez stressants pour les RTO. Ils nécessitent beaucoup de préparation et peuvent même entraver le bon déroulement des opérations. De plus, l'échec d'un audit peut avoir de graves conséquences, notamment des sanctions, voire la radiation.

Heureusement, nous connaissons la clé pour mener à bien un audit ASQA à chaque fois. Dans ce guide, nous vous expliquerons ce que recherche l'ASQA, comment vous préparer et comment réagir aux résultats de l'audit.

Qu'est-ce que le processus d'audit de l'ASQA ?

Un audit ASQA est un examen formel d'un organisme de formation enregistré (RTO). L'ASQA réalise ces audits pour s'assurer que les RTO répondent aux normes nationales en matière de formation et d'évaluation.

Ces normes sont définies dans le cadre de qualité de la formation professionnelle. L'autorité de l'ASQA pour mener ces audits provient du Loi de 2011 sur la réglementation nationale de l'enseignement et de la formation professionnels (Loi NVETR). Cette loi fait de l'ASQA le régulateur national de la formation professionnelle, ce qui signifie qu'elle peut vérifier si les RTO proposent une formation de qualité.

Source : Prickly 2 Sweet

L'ASQA réalise différents types d'audits, notamment :

• Audits de conformité : Il s'agit du type d'audit le plus courant. Ils vérifient si un RTO répond à toutes les exigences du cadre de qualité de la formation professionnelle. Cela inclut tout, de la prestation de la formation au soutien aux étudiants.
• Audits de performance : Ces audits se concentrent sur les résultats de la formation et Évaluation du RTO. Ils examinent dans quelle mesure un RTO prépare ses étudiants à l'emploi ou à la poursuite d'études.
• Contrôles ponctuels : Il s'agit de visites inopinées d'auditeurs de l'ASQA. Ils peuvent survenir à tout moment et se concentrent généralement sur un sujet de préoccupation spécifique. Ils sont conçus pour garantir une conformité continue.
• Audits de réenregistrement : Les RTO doivent se réenregistrer périodiquement. Ces audits sont plus complets et évaluent les performances et les capacités globales du RTO.

Le processus d'audit de l'ASQA n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. Tout d'abord, l'ASQA informera le RTO d'un prochain audit. Cette notification indiquera le type d'audit et les domaines d'intervention. Ensuite, le RTO sera généralement tenu de procéder à une auto-évaluation, en examinant ses propres opérations par rapport au cadre de qualité de la formation professionnelle. Ensuite, ils doivent présenter des preuves de conformité à l'ASQA, telles que du matériel de formation, des politiques et des dossiers étudiants. Si nécessaire, les auditeurs de l'ASQA peuvent visiter les installations de formation du RTO. Au cours de la visite, ils peuvent interroger le personnel et les étudiants et observer des sessions de formation. Enfin, l'ASQA préparera un rapport présentant les résultats de l'audit et identifiant les éventuels domaines de non-conformité.

Si l'audit révèle une non-conformité, le RTO devra prendre des mesures correctives. Ils doivent résoudre les problèmes et prouver à l'ASQA qu'ils ont été résolus. Si les problèmes ne sont pas résolus, l'ASQA a le pouvoir de suspendre ou d'annuler l'enregistrement des RTO. Au cours de la période 2023-2024, l'ASQA a réalisé 83 décisions pour annuler l'inscription ou ne pas la renouveler. Au moins 52 de ces décisions étaient dues à de graves problèmes de non-conformité.

Principaux domaines d'intervention des audits ASQA

Source : Pilote RT‍

Les audits de l'ASQA se concentrent sur plusieurs domaines clés afin de garantir la qualité de la formation et de l'évaluation. Ces domaines couvrent tout, de la manière dont la formation est dispensée à la gestion du RTO.

Formation et évaluation

Les RTO doivent dispenser une formation conforme aux package de formation exigences. Cela implique d'utiliser les bonnes unités de compétence et de dispenser une formation qui répond aux besoins de l'industrie. Le matériel de formation doit également être à jour et pertinent, et les évaluations doivent mesurer avec précision les compétences des étudiants. L'ASQA recherche une évaluation valide, fiable et suffisante, ce qui signifie qu'elle doit :

• Mesurez ce qu'ils sont censés mesurer
• Soyez cohérent et juste
• Fournissez suffisamment de preuves de compétence.

À part cela, vous devez prouver que votre formation et votre évaluation sont basées sur les compétences. Cela signifie qu'il faut se concentrer sur ce que les étudiants peuvent faire, et pas seulement sur ce qu'ils savent. Vous pouvez le démontrer par le biais d'évaluations pratiques, de projets et de portfolios. La reconnaissance des acquis (RPL) est également importante. Les RTO doivent disposer de processus RPL qui permettent aux étudiants de faire reconnaître leurs compétences et connaissances existantes. Idéalement, le RPL de votre RTO devrait correspondre à la moyenne de l'État. Par exemple, le Queensland a enregistré le taux de RPL le plus élevé à 8,8 % en 2018, tandis que Victoria et le Territoire de la capitale australienne affichaient des taux bien inférieurs à 2,9 % et 1,7 %, respectivement.

Soutien aux étudiants

En tant que RTO, vous êtes responsable de fournir des services de soutien adéquats à vos étudiants. Cela comprend l'orientation scolaire, sociale et professionnelle. L'ASQA vérifiera si ces services sont disponibles et fonctionnent réellement. Vos étudiants méritent des informations claires et précises avant ils s'inscrivent. Cela signifie des détails sur le cours, les frais et les services d'assistance. Une bonne intégration aide les étudiants à s'intégrer et définit des attentes claires, que l'ASQA examinera. L'ASQA vérifiera également le niveau d'accès et d'équité en matière de soutien aux étudiants. Tous les étudiants doivent avoir accès à une aide, quels que soient leurs antécédents ou leur handicap. Enfin, les étudiants ont besoin d'un moyen clair et accessible d'exprimer leurs préoccupations et de faire appel des décisions d'évaluation. Non seulement cela facilite votre audit ASQA, mais cela profite également à votre RTO. Les recherches montrent que les étudiants sont prêts à payer au moins 300$ supplémentaires pour un meilleur soutien offres.

Gestion et gouvernance du RTO

Enfin, la bonne gouvernance et gestion des étudiants sont cruciaux. Cela signifie que vous devez garder un œil sur :

• Maintenir des rôles et des responsabilités clairs et une prise de décision efficace.
• Des politiques sur votre mode de fonctionnement, qui couvrent tout, de la formation au soutien aux étudiants.
• Enregistrement précis et gestion des données relatives aux inscriptions, à la formation et aux évaluations.
• La preuve de viabilité financière est indispensable.
• Une personne fiable et de bonne moralité qui dirige le RTO.
• Conformité aux normes pour les organismes de formation enregistrés (RTO) 2015.

Préparation à un audit ASQA

Source : Pilote RTO

‍La préparation d'un audit ASQA peut sembler accablante. Cela nécessite beaucoup de planification et une compréhension approfondie du cadre de qualité de la formation professionnelle. Mais avec une approche systématique, vous pouvez montrer en toute confiance votre engagement en faveur d'une formation de qualité. Une approche proactive est toujours préférable. N'attendez pas que la notification arrive. Commencez à vous préparer dès maintenant en suivant ces étapes :

• Procédez à une auto-évaluation approfondie : C'est l'occasion pour vous d'identifier les éventuelles lacunes dans votre conformité. Passez en revue tous les aspects des opérations de votre RTO par rapport au cadre de qualité de la formation professionnelle. Conseil de pro : soyez honnête et critique.
• Passez en revue et mettez à jour vos supports de formation et d'évaluation : Assurez-vous que votre matériel est à jour, pertinent et conforme aux exigences des modules de formation. Vérifiez la clarté, la précision et la cohérence.
• Renforcez vos systèmes de soutien aux étudiants : Vos services de soutien aux étudiants doivent être accessibles et efficaces. Passez en revue vos politiques et procédures relatives au soutien aux étudiants, aux plaintes et aux appels.
• Tenez des dossiers exacts et à jour : Tous les dossiers des étudiants, les dossiers de formation et les dossiers financiers doivent être complets et bien organisés. Les auditeurs de l'ASQA examineront ces dossiers.
• Réaliser des audits internes et des audits simulés : Ces séances d'entraînement peuvent vous aider à identifier les domaines à améliorer. Simulez au mieux l'expérience d'audit pour identifier les éventuelles faiblesses de vos processus.
• Formez votre personnel aux exigences de l'ASQA : Tous les membres de votre RTO doivent comprendre le cadre de qualité de la formation professionnelle et leur rôle dans le maintien de la conformité. Assurez-vous de proposer des formations et des mises à jour régulières.
• Élaborez une stratégie de communication claire : Définissez des lignes de communication claires au sein de votre RTO et avec ASQA pour un processus d'audit fluide et efficace.

Le bon outil, tel que Coursebox AI, peut éliminer tout le stress lié à un audit ASQA. Elle permet de rationaliser de nombreux aspects de la préparation des audits. Par exemple, il peut faciliter l'auto-évaluation en fournissant des listes de contrôle et des rappels. Il peut également aider à gérer le matériel de formation et les dossiers des étudiants en un seul endroit central. Le meilleur, c'est que les fonctionnalités de création de rapports de Coursebox AI peuvent générer des rapports qui montrent votre conformité.

Réagir aux résultats de l'audit

Vous pourriez obtenir un résultat « conforme », ce qui signifie que vous avez satisfait à toutes les exigences normes pour les RTO. Ou vous pourriez recevoir un résultat « non conforme », indiquant que vous devez résoudre certains problèmes. Parfois, le résultat est « partiellement conforme », ce qui signifie que vous avez satisfait à certaines normes mais pas à d'autres. Si vous obtenez un résultat non conforme, ne paniquez pas. En fait, 74 % des RTO ne sont pas conformes à au moins une norme lors de leur première évaluation. L'important est de prendre des mesures rapides pour résoudre les problèmes, car vous avez encore une chance.

Première étape : vous devez élaborer un plan de rectification. Ce plan décrit la manière dont vous allez traiter chaque cas de non-conformité. Soyez précis et expliquez comment vous allez apporter les modifications nécessaires. Communiquez également régulièrement avec l'ASQA tout au long de ce processus pour leur montrer que vous vous engagez à résoudre les problèmes. Pour éviter toute non-conformité future, vous devez vous concentrer sur l'amélioration continue. Cela inclut :

• Réviser régulièrement vos processus et procédures.
• Solliciter les commentaires du personnel et des étudiants.
• Identifier et résoudre les problèmes potentiels de manière proactive.
• Créer une culture d'amélioration continue.

Si vous n'êtes pas d'accord avec les résultats de l'audit, vous avez le droit de faire appel dans les 30 jours. Vous devrez fournir des preuves à l'appui de votre dossier, et l'ASQA peut prendre jusqu'à 120 jours pour reconsidérer sa décision. Le Loi de 1975 sur le Tribunal des recours administratifs fournit plus de détails sur les recours contre les décisions de l'ASQA.

Conclusion

Un audit ASQA réussi ne se limite pas à la conformité. Il s'agit de montrer votre engagement en faveur d'une formation de qualité et d'instaurer un climat de confiance avec vos étudiants. Un RTO bien préparé est un RTO réussi.

Ne laissez pas l'audit ASQA être une source de stress car vous pouvez toujours prendre le contrôle du processus. La bonne nouvelle ? Coursebox AI peut vous aider. Il peut être votre partenaire pour gérer les complexités de la conformité à l'ASQA. Si vous êtes prêt à simplifier la préparation de votre audit et à renforcer votre confiance, contactez Coursebox AI pour savoir comment nous pouvons soutenir votre RTO.