ما هي قائمة مراجعة مغادرة الموظف؟ دليل شامل

يمكن أن تساعد عملية إنهاء الخدمة الرسمية الشركات على الاحتفاظ بها 71% من موظفيها. على العكس من ذلك، يمكن للشركات التي ليس لديها سياسة تسريح الموظفين الاحتفاظ بـ 57٪ فقط من موظفيها. ومع ذلك، تتجاهل العديد من الشركات هذه المهمة الأساسية. هذا يضر بسمعة الشركة ويجعل الموظفين السابقين يترددون في التوصية بها.

ومع ذلك، فإن وجود قائمة مرجعية واضحة لإنهاء الخدمة، تغطي عناصر مثل التكنولوجيا ومجموعات الخريجين والهيكل العظمي المخصص والموحد يمكن أن يسهل هذه العملية إلى حد كبير. إنه يضمن الإنهاء السلس للموظف، دون تفويت أي خطوة.

سيرشدك هذا الدليل إلى كل تفاصيل الموظفين المغادرين لمساعدة شركتك على ترك انطباع دائم لدى الموظفين المغادرين. لذلك، دعونا ندخل في الأمر!

ما هي قائمة مراجعة مغادرة الموظف؟

عملية إنهاء خدمة الموظف هي أداة منظمة تساعد متخصصي الموارد البشرية والإدارة في التعامل مع كل تفاصيل عملية إنهاء الخدمة. سواء قدم الموظف استقالته أو قررت المنظمة إنهاء الموظف، فإن قائمة مراجعة إنهاء الخدمة تساعد حقًا في تقليل فرص سوء الفهم.

تساعد قائمة التحقق هذه على تقليل المخاطر مثل خروقات البيانات، وتحمي سمعة الشركة، وتحافظ على علاقة إيجابية مع الموظفين المغادرين. تعتبر عمليات إنهاء الخدمة أمرًا عاطفيًا بشكل عام بالنسبة للموظفين، لذلك من الضروري معاملة الموظفين المغادرين بنفس الاحترام والرعاية كما انضموا لأول مرة.

أهمية إعداد قائمة مراجعة مغادرة الموظف

يمكن أن يؤدي خروج الموظفين إلى الشعور بالفوضى حقًا، خاصة بدون خطة واضحة. يمكن أن يؤدي عدم وجود عملية إلغاء رسمية إلى الإضرار بسمعة شركتك، ويؤدي إلى اضطرابات المشروع، ومخاطر المشكلات الأمنية.

يمكن أن تكلف عملية إنهاء الخدمة التي تمت معالجتها بشكل خاطئ آلاف الدولارات في حالة فقدان الإنتاجية وسوء معالجة البيانات. لذا، لماذا تحمل هذه المخاطرة؟ يمكن لقائمة مراجعة الخروج من الطائرة أن تمنع كل هذه الأخطاء المكلفة.

يساعد في:

• حماية البيانات الحساسة
• يساعد الشركات على تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية وتجنب الدعاوى القضائية المحتملة
• يقلل الارتباك والرقابة من جانب الموارد البشرية والإدارة

من خلال قائمة مراجعة مغادرة الموظفين، يمكنك ضمان التعامل مع كل التفاصيل بسلاسة. ومع ذلك، يمكنك إلغاء الوصول إلى الأنظمة الحساسة بشكل صحيح لإنهاء كشوف المرتبات دون ضغوط والحصول عليها فيديوهات تدريبية للموظفين الجدد. علاوة على ذلك، يمكن لقائمة مرجعية منظمة أن تترك للموظفين المغادرين انطباعًا إيجابيًا.

عملية إنهاء خدمة الموظف

يعد تسريح الموظفين بشكل جيد أمرًا مهمًا للغاية لكل من الشركة والموظف. في ما يلي الشكل الذي تبدو عليه عملية إنهاء الخدمة العامة:

1. الإخطار والقبول

عندما يقرر الموظف المغادرة، تعامل مع الأمر باحتراف وتعاطف. عند استلام خطاب الاستقالة، قم بتأكيد القبول كتابيًا، واذكر آخر يوم عمل وأي خطوات تالية. تذكر أن الاستقالة يمكن أن تكون عاطفية، لذا حافظ على نبرة داعمة طوال العملية.

التواصل المفتوح هو المفتاح هنا. تأكد من أن الموارد البشرية والمدير على وفاق تام بشأن الخطوة التالية. ناقش خطة الانتقال واطلب مساعدة الموظفين في التعامل مع المهام والمشاريع.

في النهاية، اشكر الموظف على وقته ومساهمته. يمكن لكلمة «شكر» بسيطة وصادقة أن تترك تأثيرًا دائمًا.

2. التواصل مع الفرق ذات الصلة

إن إبلاغ الفرق بمغادرة أحد أعضاء الفريق يجعل الأمور مريحة حقًا لاحقًا. لأن إنهاء الخدمة ليس مجرد وظيفة الموارد البشرية؛ إنه جهد جماعي.

لذلك، أول عدد قليل من الأشخاص الذين يستحقون معرفة الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات ومدير الموظف. هذا يمنحهم الوقت للتحضير للتغييرات الضرورية.

يسمح الإخطار في الوقت المناسب للموارد البشرية ببدء الأعمال الورقية، مثل نماذج التخليص وعمليات التسوية النهائية. وفي الوقت نفسه، يمكن لتكنولوجيا المعلومات جدولة إلغاء تنشيط الحسابات وأدوات الشركة والوصول إلى البريد الإلكتروني وما إلى ذلك.

إذا تعامل الموظف مع العملاء، فأبلغهم بأدب وشاركهم من سيتولى مسؤولياتهم. تذكر دائمًا توثيق كل شيء لتجنب أي ارتباك. إن وجود قائمة مرجعية لإلغاء الخدمة يساعد حقًا في تتبع المهام بكفاءة.

3. وضع اللمسات الأخيرة على يوم العمل الأخير

يجب أن يكون يوم العمل الأخير للموظف مخططًا جيدًا. لذا، ابدأ بتأكيد التاريخ مع الموظف وإبلاغه للفريق. خطط للتسليم المناسب قبل هذا اليوم. اطلب من الموظف توثيق المهام الجارية ومشاركة جميع الملفات المهمة و تدريب شخص ما في العمل إذا لزم الأمر.

حدد موعدًا في اليوم الأخير للموظف لإعادة أصول الشركة مثل المعرفات وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والمفاتيح. يجب أن تساعد تكنولوجيا المعلومات الموظف في النسخ الاحتياطي للبيانات وإغلاق أي حساب. في النهاية، يجب أن يكون هناك اجتماع نهائي أو مقابلة خروج مع مدير الموظف أو الموارد البشرية.

4. مقابلة الخروج

مقابلة الخروج هي أكثر من فرصتك للتعرف على شركتك من خلال وجهات نظر الموظفين. يمكن جدولة ذلك في اليوم الأخير أو قبله. في حين أن 91٪ من الشركات تجري الآن هذه المقابلات، فمن المهم إنشاء بيئة مريحة حتى لا تتردد في مشاركة تعليقاتها الصادقة.

المصدر: تالنت ليفت

يمكنك أن تسأل الموظفين عن:

• خبرتهم في الشركة
• دورهم
• ديناميكية الفريق
• سبب المغادرة

وأي شيء آخر تراه ضروريًا.

الصفقة الحقيقية هي استخدام هذه التعليقات لتحسين سياسات وعمليات مكان العمل. على سبيل المثال، إذا غادر العديد من الموظفين بسبب عبء العمل الثقيل، يمكنك التفكير في إعادة توزيع المهام.

خلال كل هذا الوقت، حافظ على احترافية المناقشة، وشكرهم على صدقهم، واشرح كيف سيتم استخدام ملاحظاتهم.

5. معالجة الرواتب

لضمان معالجة الرواتب بدقة وفي الوقت المناسب، ابدأ بتصفية أي مستحقات معلقة مثل المكافآت أو العمل الإضافي غير المدفوع أو الإجازات غير المستخدمة. تأكد من تضمين كل هذه الأشياء في الراتب النهائي. إذا كان لدى الموظف أي مزايا صحية مثل مساهمات التقاعد أو التأمين الصحي، اشرح له ما سيحدث بعد ذلك أو قدم وثائق مكتوبة للتوضيح.

وفي الوقت نفسه، تحقق من التفاصيل المصرفية للموظف لتجنب تفاصيل الدفع. في هذه المرحلة، قم بالتنسيق مع الفريق المالي لضمان معالجة كل شيء قبل اليوم الأخير للموظف في العمل.

6. الوداع

يريد الجميع أن يشعروا بالتقدير والتقدير، ويصبح الأمر مهمًا عندما يأتي التقدير من مكان العمل، حيث قدمت كل ما لديك كموظف. لذلك، تقع على عاتق الشركة مسؤولية جعل عملية إنهاء الخدمة ذكرى لا تُنسى.

لذلك، يمكنك تنظيم تجمع صغير حيث يمكنك مشاركة قصص الموظف وإنجازاته خلال فترة وجوده في الشركة. إذا لم يتمكن الفريق من التجمع شخصيًا، فإن مكالمة الفيديو أو البريد الإلكتروني تعمل أيضًا.

مثل هذه الوداع تتعلق بالمغادرة بشروط جيدة أكثر من مجرد الوداع!

قائمة مراجعة شاملة لتفريغ الموظفين

إذا كان السؤال حول عملية إنهاء خدمة الموظف المثالية يظل ماثلاً في ذهنك، فأنت لست وحدك. نظرًا لأن 71٪ من الشركات ليس لديها عملية إلغاء رسمية، فإنها عادةً ما تواجه مشكلات في تطوير علاقات جيدة مع خريجيها وحماية بيانات الشركة.

لذلك، لديك هنا قائمة مراجعة إنهاء الخدمة، التي تحتوي على كل ما تحتاجه لتوديع الموظفين بنبرة إيجابية.

1. التواصل بشأن إنهاء الخدمة

عادةً ما تؤثر مغادرة شخص واحد على الفريق بأكمله؛ لذلك، يستحق كل عضو من أعضاء الفريق تنبيهًا. هذا لمنع أي نوع من التأخير أو الارتباك. كما أن الطريقة التي تتواصل بها بشأن الموظفين المنفصلين من الخدمة مهمة جدًا.

التواصل مع العضو المغادر له نفس الأهمية، لا سيما في الحفاظ على الشفافية بشأن الجداول الزمنية والتوقعات. معالجة المخاوف بهذه الطريقة تقلل من عدم اليقين لكل من الموظف والفريق الذي يتركونه وراءهم.

2. خطاب استقالة رسمي

يهدف خطاب الاستقالة الرسمي إلى حماية كلا الطرفين، وبالتالي فهو جزء مهم من قائمة مراجعة إنهاء الخدمة. وبدون ذلك، يمكن أن ينشأ الكثير من سوء الفهم حول شروط الاستقالة.

من الأسهل كثيرًا ضمان المساءلة بخطاب الاستقالة ومعالجة شيكات الرواتب النهائية والمزايا والمتطلبات القانونية الأخرى. يجب أن يحتوي خطاب الاستقالة على:

• سبب المغادرة
• بيان استقالة واضح
• الاستعداد للمساعدة خلال الفترة الانتقالية
• معلومات الاتصال

3. استعادة أصول الشركة

قد يؤدي عدم استرداد أصول الشركة بعد مغادرة أحد أعضاء الفريق إلى خطأ مكلف. وفقًا لتقرير صادر عن جمهورية التكنولوجيا، تقول 20% من المؤسسات أنها واجهت خروقات للبيانات من قبل موظفين سابقين. وبالمثل، أظهر بحث آخر أن 60% من القادة يوافقون و 16% يوافقون بشدة على أن تسريح الموظفين يمثل تهديدًا أمنيًا.

مصدر: توري

لهذا السبب من الضروري ضمان إرجاع جميع الأصول، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة وبطاقات الهوية وبيانات الاعتماد والأشياء الأخرى ذات الصلة. تعكس هذه الخطوة أيضًا احترافية الشركة في التعامل مع عملية إنهاء الخدمة بمسؤولية.

4. حدد موعدًا لمقابلة الخروج

مقابلات الخروج هي مجرد فرصة مثالية لتقدير موظفيك على العمل الذي قاموا به والفرق الذي أحدثوه في الشركة. هذا هو الوقت المناسب أيضًا لمناقشة كل شيء عن شيكات الرواتب واسترداد الأصول ومعلومات الشركة الأخرى.

المصدر: حدث رؤية الموارد البشرية

اجعل كل شيء قصيرًا ومباشرًا، ودع الموظف يتحدث عن تجربته في الشركة. هذه طريقة جيدة للحصول على رؤى حول سبب مغادرة الموظفين ومساعدتك في معالجة المشكلات قبل أن تؤثر على فريقك.

5. علاقات الخريجين والوداع

ابق على اتصال مع الموظفين السابقين من خلال إشراكهم في مجموعات الخريجين، حيث أن ذلك له فوائد طويلة الأجل. على سبيل المثال، يمكن لشبكة الخريجين الجيدة والموثوقة أن تقطع شوطًا طويلاً في ربطك بالمهنيين ذوي التفكير المماثل.

لبناء هذه العلاقة الأصيلة، فكر في تنظيم وداع مدروس كجزء من قائمة مراجعة إنهاء الخدمة ودعوة الموظف للانضمام إلى مجموعات الخريجين. يضمن هذا الوداع الحار مغادرة موظفيك كمدافعين عن شركتك وليس كناقدين لها.

6. تخطيط الاستبدال

من الضروري التخطيط لاستبدال الموظفين المغادرين في أقرب وقت ممكن لأن الفشل في التخطيط للاستبدال يمكن أن يعطل سير العمل ويقلل من معنويات الفريق. يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى إرهاق الفريق حيث يتعين عليهم تحمل المسؤولية الإضافية لعضو الفريق المفقود.

لذلك، إذا كنت تنوي حقًا شغل الوظيفة، فافعل ذلك حتى قبل مغادرة موظفك، لذلك من السهل الحفاظ على التوازن أثناء الانتقال.

7. ضمان نقل المعرفة

يعد هذا أحد أهم أجزاء قائمة مراجعة إنهاء الخدمة، ويمنع فقدان الإنتاجية أثناء انتقال الموظفين. لهذا السبب من المهم تقديم أي منهما تدريب مباشرة أو إنشاء مستند تسليم أو مقطع فيديو يحتوي على كل ما يحتاجه عضو الفريق الجديد عند تولي الدور.

يجب أن تتضمن الوثيقة المعلومات التالية، على سبيل المثال لا الحصر:

• الوضوح حول أولوية المهمة
• الوصول إلى النظام والملفات
• نظرة عامة على المهام اليومية
• أعضاء الفريق الذين يعملون معهم

تتمثل فائدة إنهاء خدمة الموظف الجيد في أن الموظف المغادر سيكون أكثر سعادة للمساعدة لاحقًا في حالة حدوث أي ارتباك.

8. أكمل عملية الرواتب النهائية

حول 42% من الموظفين يعترفون بأن أخطاء الرواتب تؤثر سلبًا على تجربتهم، ولن يكون من الخطأ القول بأن كشوف المرتبات النهائية هي جانب حساس من عمليات إنهاء الخدمة.

لذلك، من الضروري أن تعكس الاحتراف والاحترام من خلال كشوف المرتبات الدقيقة وفي الوقت المناسب. يساعد هذا أيضًا على إغلاق الالتزامات المالية دون الكثير من الفوضى ويقلل من فرص النزاعات أو التعقيدات القانونية.

تأكد من صحة الدفعة التي تقوم بها، ولا تنس التفكير فيما إذا كانت هناك أي عطلات أو تعويضات تحتاج إلى دفعها.

الخاتمة

من خلال قائمة مرجعية جيدة للانسحاب من الطائرة، فأنت لا تقوم فقط بربط العقد السائبة. أنت تحافظ بشكل أساسي على سمعة شركتك وفقًا لأعلى المعايير وتترك انطباعًا دائمًا لدى الموظفين. يمكن لعملية تسريح الموظفين المدروسة هذه أن تحول الموظفين السابقين إلى دعاة لعلامتك التجارية.

توفر عملية إنهاء الخدمة جيدة التخطيط انتقالًا سلسًا وتساعد في الحفاظ على علاقات قوية مع الموظفين السابقين.

ولكن لماذا تتوقف عند هذا الحد؟ ضع في اعتبارك الاستثمار في الأدوات التي تسهل العمليات بالنسبة لك بما يتجاوز إنهاء الخدمة. جرب Coursebox.ai لتحويل طريقة تدريبك وتطوير مساحة العمل الخاصة بك. لذلك، انتقل إلى الأمام واستكشف Coursebox.ai لنقل عملك إلى المستوى التالي.

أسئلة متكررة

ما هي الخطوات المتبعة في عملية إنهاء خدمة الموظف؟

عادةً ما تتضمن عملية تسريح الموظف قبول الاستقالة وتسليم المهام ومقابلات الخروج واسترداد أصول الشركة وإلغاء الوصول إلى النظام وكشوف المرتبات النهائية. مثل هذه العملية تجعل عملية إنهاء الخدمة سلسة، وتضمن الإغلاق المناسب، وتجعل الموظفين يشعرون بالتقدير.

كيف تعمل عملية إنهاء كشوف المرتبات؟

يعد إنهاء كشوف المرتبات جزءًا مهمًا من قائمة مراجعة إنهاء الخدمة التي تضمن دقة المستندات الضريبية والمدفوعات النهائية وتعديلات المزايا. بعد ذلك، يتم استبعاد الموظف من برنامج الرواتب.

ما هي العملية الشاملة لتأهيل الموظفين؟

تتضمن عملية الإعداد الإعداد المسبق، والترحيب بالموظفين الجدد، وإعداد الأدوات والتدريب، والانتقال أخيرًا إلى الأدوار الجديدة مع التعريف بالفريق.