كيفية إنشاء مصفوفة المهارات (يتضمن القالب المجاني)

بالنسبة لأي شركة، من الضروري تتبع مهارات موظفيها وشهاداتهم ومؤهلاتهم وخبراتهم. إنه نوع من جرد قدرات الموظفين. وبدون ذلك، لن تعرف لمن ستكلف مشروعًا أو مهمة معينة، وقد ينتهي بك الأمر إلى عدم الاستفادة من بعض الموظفين مع إثقال كاهل الآخرين.

ولكن كيف يمكنك رسم كل هذه التفاصيل؟ في حين أن هناك العديد من الطرق للقيام بذلك، فإن مصفوفة المهارات عادة ما تكون الأكثر فعالية. إنه تمثيل مرئي لجميع مهارات وكفاءات الموظفين في مكان واحد.

في هذا الدليل، نعلمك كيفية إنشاء مصفوفة مهارات لمؤسستك. هناك أيضًا نموذج بسيط ومجاني في النهاية يمكنك استخدامه للبدء.

ما هي مصفوفة المهارات؟

مصفوفة المهارات هي أداة تساعدك على تتبع وتصور مهارات ومؤهلات وكفاءات وخبرات موظفيك. عادة ما يكون في شكل جدول أو شبكة، مع إدراج أسماء الموظفين على أحد المحاور ومهاراتهم على الجانب الآخر.

تُظهر تقاطعات هذين المحورين الموظفين الذين يمتلكون المهارات، مما يجعل من السهل على المديرين تحديد الشخص المناسب لمهمة معينة. تسمى مصفوفة المهارات أحيانًا أيضًا مصفوفة القدرة أو الكفاءة.

أفضل جزء في استخدام مصفوفة المهارات هو أنها ليست معقدة. لا تحتاج إلى برامج خيالية لإنشاء مصفوفة المهارات. يمكن لجدول بيانات بسيط أيضًا أن يفي بالغرض.

مكونات مصفوفة المهارات

إليك ما تحتاج إليه رسم خرائط المهارات على المصفوفة:

• المهارة أو القدرة: المكون الرئيسي في مصفوفة المهارات هو قائمة كفاءات الموظفين. يمكن أن يكون أي شيء مثل المهارات التقنية أو الشهادة.
• الكفاءة: يُظهر مستوى الكفاءة مدى مهارة الموظف لمهارة معينة. عادة ما يتم تمثيله في مستويات مثل المبتدئين والمتوسطين والخبراء. يمكنك أيضًا استخدام مقياس رقمي، مثل 1 إلى 5.
• الاهتمام: إنه مؤشر على مستوى تحفيز الموظف لتعلم أو تحسين مهارة معينة. يمكنك أيضًا تمثيل ذلك في المستويات، مثل المنخفضة والمتوسطة والعالية.

عندما تضع كل هذه المعلومات على الشبكة، يصبح من السهل رؤية المهارات العامة لمؤسستك. من الأسهل أيضًا تحديد الموظفين الأفضل لأدوار أو فجوات معينة في مجموعة مهارات شركتك.

كيفية إنشاء مصفوفة المهارات: نهج تدريجي

الآن، دعونا نتعلم كيفية إنشاء مصفوفة المهارات في بضع خطوات بسيطة.

الخطوة 1: تحديد المهارات ذات الصلة

الخطوة الأولى هي تحديد المهارات التي تحتاجها لمشروع أو مهمة. يجب على أي شخص يقوم بإنشاء مصفوفة المهارات الحصول على مدخلات من المديرين وقادة الفرق. من الأفضل أن تأتي التعليقات من شخص قام بمشروع مماثل في الماضي أو لديه خبرة في هذا المجال.

ومع ذلك، ركز على المهارات ذات الصلة فقط. من السهل الابتعاد وإضافة مهارات غير ضرورية. حافظ على تركيز المصفوفة على المهارات الأكثر صلة بالمهمة المطروحة.

الخطوة 2: تقييم مستوى مهارة الموظف

الآن بعد أن قمت بإدراج المهارات ذات الصلة، حان الوقت لتقييم موقف كل عضو في الفريق. فهي تساعدك على فهم من هو المحترف، ومن يتعلم، ومن قد يحتاج إلى تدريب إضافي.

بعض الطرق لتقييم مهارات الموظفين هي:

• التقييمات الذاتية: يمكنك ببساطة أن تطلب من الموظفين تقييم كفاءتهم في كل مهارة. يمكنهم تحديد كفاءتهم على مقياس من المبتدئين إلى المتقدمين.
• تقييمات المدير: يمكن لقيادة الفريق أو المشرفين تقديم تقييم أكثر موضوعية بناءً على الأداء والخبرة السابقة.
• الاختبارات العملية أو التقييمات: إذا لزم الأمر، يمكنك إجراء التقييمات القائمة على المهارات للحصول على صورة أوضح لقدراتهم الفعلية.

مصدر

اجعل نظام التصنيف بسيطًا ومتسقًا. النهج الشائع هو استخدام مقياس 1-5، حيث يعني 1 «يحتاج إلى تدريب» و5 يعني «خبير».

الخطوة 3: قياس مستويات اهتمام الموظفين

لن يتمتع كل موظف بنفس مستوى الاهتمام أو الحماس لكل مهارة. قد يكون لدى البعض موهبة طبيعية وشغف بمهارات معينة، بينما قد يجدها البعض الآخر غير مثيرة للاهتمام أو صعبة.

على سبيل المثال، قد يمتلك الموظف الذي انتقل من خدمة العملاء إلى التسويق المهارات السابقة ولكن قد لا يكون مهتمًا باستخدامها بسبب دوره الجديد. مرة أخرى، يمكنك أن تطلب من الموظفين تقييم اهتمامهم بكل مهارة على نفس المقياس من 1 إلى 5.

الخطوة 4: رسم البيانات

الآن، يمكنك رسم كل هذه المعلومات على جدول بيانات ذاتي الصنع أو قالب. ما عليك سوى إدخال أسماء كل موظف وتقييماته المقابلة للمهارات ومستويات الاهتمام.

مصدر

استنادًا إلى البيانات، يمكنك تحديد ثلاثة أنواع من الموظفين:

• أصحاب الأداء العالي: يتمتع هؤلاء الأفراد بدرجة عالية من الكفاءة لمعظم المهارات ومستوى اهتمام عالٍ. هؤلاء الموظفون هم الأفضل أداءً لديك ويمكنهم التفوق في مختلف المجالات.
• المواهب الناشئة: على الرغم من حصولهم على درجة متوسطة من الكفاءة لبعض المهارات، إلا أن هؤلاء الموظفين يتباهون بمستوى عالٍ من الاهتمام. لديهم إمكانات غير مستغلة وقد يستفيدون من المزيد التدريب والتطوير الفرص.
• مجالات التطوير: هؤلاء هم الموظفون ذوو مستويات الكفاءة المنخفضة و/أو الاهتمامات. سيتعين عليك تزويدهم بدعم إضافي وإرشادات لتحسين مهاراتهم. بدلاً من ذلك، يمكنك تعيين مهام أخرى لهم تتوافق مع اهتماماتهم ونقاط قوتهم.

الخطوة 5: استخدم المصفوفة

الآن، يمكنك استخدام هذه المصفوفة لتحديد الفجوات في مهارات الموظفين والأدوار الأنسب. ليس عليك بالضرورة إنشاء مصفوفة مهارات جديدة في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا. يمكن أن توفر نفس المصفوفة رؤى للعديد من المشاريع القادمة.

نصيحة احترافية: قم بإنشاء مصفوفة مهارات شاملة حيث يمكنك رسم المهارات من كل مشروع تقوم به. وبهذه الطريقة، ستحصل على رؤية موحدة لنقاط القوة والضعف لدى كل موظف، ويمكنك استخراج البيانات منها في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا.

يمكنك قم بتنزيل القالب المجاني هنا.

متى تستخدم مصفوفة المهارات

عادةً، يمكنك استخدام مصفوفة المهارات وقتما تشاء. ربما تبحث عن أفضل الموظفين لمشروع معين، أو تريد معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى ذلك إنشاء برامج تدريبية لفريقك لصقل مهاراتهم.

مصدر

فيما يلي بعض المواقف التي يمكنك فيها استخدام مصفوفة المهارات.

اختيار مهارة إدارة المنتج

يجب على مدير المنتج تنسيق العديد من الأقسام للحفاظ على سير خط أنابيب المنتج بسلاسة. لذلك، يريدون أفضل الأشخاص لكل دور. يمكنهم إنشاء مصفوفة المهارات واستخدامها للتأكد من أنهم قاموا بتعيين الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة.

تحليل فجوة مهارات مجلس الإدارة

قد يرغب أعضاء مجلس الإدارة في المؤسسة في تخصيص أموال لتطوير الموظفين. ومع ذلك، يحتاجون أولاً إلى معرفة مكان وضع هذه الأموال.

يمكنهم استخدام مصفوفة المهارات للعثور على الكفاءات المفقودة حاليًا أو غير المتطورة في الشركة. يمكن أن يساعدهم التحليل في تحديد البرامج التي يجب تحديد أولوياتها وتمويلها عند الإنشاء. أنظمة تدريب الموظفين.

تقييم مهارات تقنية المعلومات

أصبحت تكنولوجيا المعلومات الآن جزءًا لا يتجزأ من كل منظمة. علاوة على ذلك، إنه مجال ديناميكي للغاية حيث يحتاج الأفراد إلى مواصلة تطوير المهارات للبقاء على صلة بالموضوع.

قد تستخدم مؤسستك مصفوفة المهارات لقياس المهارات الحالية والمفقودة. يمكنك بعد ذلك إنشاء دورات تدريبية على المهارات الفنية لسد الفجوة. والخبر السار هو أن إنشاء هذه الدورات التدريبية لا يستغرق الكثير من الوقت أو الجهد.

أداة الذكاء الاصطناعي مثل صندوق الدورة يمكن تبسيط العملية وتسريعها من خلال السماح لك بتحميل المستندات أو الملفات الموجودة لإنشاء دورة تدريبية. يمكنك بعد ذلك استخدام الذكاء الاصطناعي الخاص بالمنصة لإضافة اختبارات وتقييمات إلى الدورة التدريبية.

وفي الوقت نفسه، يقوم برنامج تصنيف الذكاء الاصطناعي الخاص به بالتحقق من إجابات المتعلمين على المعايير التي قدمتها، ويعمل روبوت الدردشة الآلي الخاص بمعلم الذكاء الاصطناعي كدليل في الوقت الفعلي لهم.

أفضل الممارسات لإنشاء مصفوفة المهارات

هل تريد تحقيق أقصى استفادة من مصفوفة المهارات الخاصة بك؟ ستساعدك أفضل الممارسات التالية.

• حافظ على تركيزك: قم فقط بتضمين المهارات ذات الصلة بالمشروع أو الدور لتجنب الفوضى.
• احصل على مدخلات من مصادر متعددة: اجمع بين التقييمات الذاتية وملاحظات المدير وبيانات الأداء من أجل الدقة.
• قم بالتحديث بانتظام: تتطور المهارات، لذا قم بإعادة النظر في المصفوفة الخاصة بك بشكل دوري للحفاظ على ملاءمتها. قد تتغير اهتمامات الموظفين وكفاءتهم أيضًا بمرور الوقت، لذلك من المهم البقاء على اطلاع بهذه التحولات.
• اجعلها سهلة الوصول: قم بتخزينه في مساحة مشتركة حتى يتمكن المديرون والموظفون من الرجوع إليه بسهولة.

إذا كنت تقوم بإنشاء مصفوفة المهارات لأول مرة، فمن الأفضل استخدام قالب بسيط مثل النموذج الذي شاركناه. ستصادف العديد من خيارات القوالب المعقدة، ولكنها قد تبدو شاقة وقد تهزم الغرض الكامل من إنشاء مصفوفة في المقام الأول.

الخاتمة

لقد تعلمت كيفية إنشاء مصفوفة المهارات وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها. ومع ذلك، فإن مصفوفة المهارات جيدة فقط مثل البيانات التي تحتوي عليها، لذا استمر في تحديث المصفوفة بشكل دوري.

إذا كنت تستخدم نظامًا يعتمد على الألوان، فأنشئ مفتاحًا وقم بتضمينه في جدول البيانات. كما ذكرنا، تريد أن تكون مصفوفة المهارات متاحة، وهذا ممكن فقط إذا تمكن الجميع من فهمها. والأهم من ذلك، استخدم مصفوفة المهارات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف وتدريب الموظفين وتعيين الأدوار والتطوير التنظيمي الشامل.