كل ما تحتاج لمعرفته حول تدقيق ASQA

ال هيئة جودة المهارات الأسترالية (ASQA) هي الجهة التنظيمية الوطنية للتعليم والتدريب المهني (VET). يشرفون منظمات التدريب المسجلة (RTOs) في جميع أنحاء البلاد.

تتمثل مهمة ASQA في التأكد من أن منظمات RTO تقدم فقط أفضل تدريب وتقييم، وهو ما تقوم به جزئيًا من خلال عمليات تدقيق ASQA. تتحقق عمليات التدقيق هذه مما إذا كانت منظمات RTO تجتمع المعايير الوطنية.

المشكلة هي أن عمليات التدقيق هذه يمكن أن تكون مرهقة جدًا لمنظمات البحث والتطوير. إنها تتطلب الكثير من التحضير ويمكنها حتى أن تقف في طريق العمليات العادية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي الفشل في التدقيق إلى عواقب وخيمة، بما في ذلك العقوبات أو حتى إلغاء التسجيل.

لحسن الحظ، نحن نعرف مفتاح اجتياز تدقيق ASQA بنجاح في كل مرة. في هذا الدليل، سنطلعك على ما تبحث عنه ASQA، وكيفية الاستعداد، وكيفية الاستجابة لنتائج التدقيق.

ما هي عملية تدقيق ASQA؟

تدقيق ASQA هو مراجعة رسمية لمنظمة تدريب مسجلة (RTO). تجري ASQA عمليات التدقيق هذه للتأكد من أن منظمات البحث والتطوير تفي بالمعايير الوطنية للتدريب والتقييم.

تم تحديد هذه المعايير في إطار جودة التعليم والتدريب المهني. تأتي سلطة ASQA لإجراء عمليات التدقيق هذه من قانون تنظيم التعليم والتدريب المهني الوطني لعام 2011 (قانون NVETR). هذا القانون يجعل ASQA المنظم الوطني للتعليم والتدريب المهني، مما يعني أنه يمكنهم التحقق مما إذا كانت منظمات RTO تقدم تدريبًا جيدًا.

المصدر: بريكلي 2 سويت

تجري ASQA أنواعًا مختلفة من عمليات التدقيق، بما في ذلك:

• عمليات تدقيق الامتثال: هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من التدقيق. يتحققون مما إذا كان RTO يلبي جميع متطلبات إطار جودة التعليم والتدريب المهني. يتضمن ذلك كل شيء بدءًا من تقديم التدريب وحتى دعم الطلاب.
• عمليات تدقيق الأداء: تركز عمليات التدقيق هذه على نتائج التدريب و تقييم RTO. إنهم ينظرون إلى مدى جودة إعداد RTO لطلابها للعمل أو لمزيد من الدراسة.
• عمليات الفحص الفوري: هذه زيارات غير معلنة من قبل مدققي ASQA. يمكن أن تحدث في أي وقت وتركز عادةً على مجال معين من مجالات الاهتمام. وهي مصممة لضمان الامتثال المستمر.
• عمليات تدقيق إعادة التسجيل: يجب على منظمات RTO إعادة التسجيل بشكل دوري. تعتبر عمليات التدقيق هذه أكثر شمولاً وتقيم الأداء العام لـ RTO وقدراتها.

عملية تدقيق ASQA ليست معقدة كما قد تبدو. أولاً، ستقوم ASQA بإخطار RTO بالتدقيق القادم. سيتضمن هذا الإخطار نوع التدقيق ومجالات التركيز. بعد ذلك، سيُطلب من RTO عادةً إكمال التقييم الذاتي ومراجعة عملياته الخاصة وفقًا لإطار جودة التعليم والتدريب المهني. بعد ذلك، يجب عليهم تقديم دليل على الامتثال لـ ASQA، مثل المواد التدريبية والسياسات وسجلات الطلاب. إذا لزم الأمر، يمكن لمدققي ASQA زيارة مرافق التدريب الخاصة بـ RTO. خلال الزيارة، يمكنهم مقابلة الموظفين والطلاب ومراقبة الدورات التدريبية. أخيرًا، ستقوم ASQA بإعداد تقرير يحدد نتائج التدقيق ويحدد أي مجالات لعدم الامتثال.

إذا وجد التدقيق عدم الامتثال، فسيتعين على RTO اتخاذ إجراءات تصحيحية. يجب عليهم معالجة المشكلات وإثبات لـ ASQA أنه تم إصلاحها. إذا لم يتم إصلاح المشكلات، فإن ASQA لديها سلطة تعليق أو إلغاء تسجيل RTOs. في الفترة 2023-24، قامت ASQA بعمل 83 قرارًا لإلغاء التسجيل أو عدم تجديده. ويرجع ما لا يقل عن 52 من هذه القرارات إلى قضايا عدم امتثال خطيرة.

مجالات التركيز الرئيسية لعمليات تدقيق ASQA

المصدر: آر تي بايلوت‍

تركز عمليات تدقيق ASQA على العديد من المجالات الرئيسية لضمان الجودة في التدريب والتقييم. تغطي هذه المجالات كل شيء بدءًا من كيفية تقديم التدريب وحتى كيفية إدارة RTO.

التدريب والتقييم

يجب على منظمات البحث والتطوير تقديم التدريب الذي يتماشى مع الأمور ذات الصلة حزمة التدريب متطلبات. وهذا يعني استخدام وحدات الكفاءة الصحيحة وتقديم التدريب الذي يلبي احتياجات الصناعة. يجب أيضًا أن تكون المواد التدريبية محدثة وذات صلة، ويجب أن تقيس التقييمات كفاءة الطلاب بدقة. تبحث ASQA عن تقييم صحيح وموثوق وكافٍ، مما يعني أنها يجب أن:

• قم بقياس ما يفترض بهم قياسه
• كن متسقًا وعادلاً
• تقديم أدلة كافية على الكفاءة.

بخلاف ذلك، يجب أن تثبت أن تدريبك وتقييمك يعتمدان على الكفاءة. وهذا يعني التركيز على ما يمكن للطلاب القيام به، وليس فقط ما يعرفونه. يمكنك إظهار ذلك من خلال التقييمات العملية والمشاريع والمحافظ. الاعتراف بالتعلم المسبق (RPL) مهم أيضًا. يجب أن تحتوي منظمات RTO على عمليات RPL التي تسمح للطلاب باكتساب الاعتراف بمهاراتهم ومعرفتهم الحالية. من الناحية المثالية، يجب أن يتطابق RPL الخاص بـ RTO مع متوسط الولاية. على سبيل المثال، سجلت كوينزلاند أعلى معدل لـ RPL عند 8.8% في عام 2018، في حين سجلت فيكتوريا وإقليم العاصمة الأسترالية معدلات أقل بكثير عند 2.9% و 1.7% على التوالي.

دعم الطلاب

بصفتك RTO، فأنت مسؤول عن تقديم خدمات الدعم الكافية لطلابك. وهذا يشمل التوجيه الأكاديمي والرعاية الاجتماعية والمهنية. ستتحقق ASQA مما إذا كانت هذه الخدمات متاحة وتعمل بالفعل. يستحق طلابك معلومات واضحة ودقيقة قبل يسجلون. هذا يعني تفاصيل الدورة التدريبية والرسوم وخدمات الدعم. يساعد التوجيه الجيد الطلاب على الاستقرار ووضع توقعات واضحة، والتي ستقوم ASQA بمراجعتها جميعًا. سيتحققون أيضًا من مستوى الوصول والإنصاف في دعم الطلاب. يجب أن يتمتع جميع الطلاب بإمكانية الوصول إلى الدعم، بغض النظر عن الخلفية أو الإعاقة. أخيرًا، يحتاج الطلاب إلى طريقة واضحة وسهلة المنال للتعبير عن المخاوف والطعن في قرارات التقييم. لا يؤدي هذا فقط إلى تسهيل تدقيق ASQA الخاص بك، ولكنه يفيد أيضًا RTO الخاص بك. تظهر الأبحاث أن الطلاب على استعداد للدفع على الأقل 300 دولار إضافي للحصول على دعم أفضل عروض.

إدارة وحوكمة RTO

وأخيرا، الحكم الرشيد إدارة الطلاب بالغة الأهمية. هذا يعني أنك بحاجة إلى مراقبة:

• الحفاظ على الأدوار والمسؤوليات الواضحة واتخاذ القرارات الفعالة.
• السياسات الخاصة بكيفية عملك، والتي تغطي كل شيء من التدريب إلى دعم الطلاب.
• حفظ السجلات الدقيقة وإدارة البيانات الخاصة بالتسجيل والتدريب والتقييمات.
• إثبات الجدوى المالية أمر لا بد منه.
• شخص موثوق به ذو شخصية جيدة يدير RTO.
• الالتزام بمعايير منظمات التدريب المسجلة (RTOs) 2015.

التحضير لتدقيق ASQA

المصدر: تروبايلوت

‍يمكن أن يكون التحضير لتدقيق ASQA أمرًا مربكًا. يتطلب الكثير من التخطيط والفهم الشامل لإطار جودة التعليم والتدريب المهني. ولكن من خلال اتباع نهج منظم، يمكنك بثقة إظهار التزامك بالتدريب الجيد. النهج الاستباقي هو الأفضل دائمًا. لا تنتظر حتى وصول الإشعار. ابدأ التحضير الآن بهذه الخطوات:

• قم بإجراء تقييم ذاتي شامل: هذه هي فرصتك لتحديد أي فجوات محتملة في امتثالك. راجع جميع جوانب عمليات RTO الخاصة بك مقابل إطار جودة التعليم والتدريب المهني. نصيحة احترافية: كن صادقًا وناقدًا.
• قم بمراجعة وتحديث مواد التدريب والتقييم الخاصة بك: تأكد من أن المواد الخاصة بك حديثة وذات صلة ومتوافقة مع متطلبات حزمة التدريب. تحقق من الوضوح والدقة والاتساق.
• قم بتعزيز أنظمة دعم الطلاب الخاصة بك: يجب أن تكون خدمات دعم الطلاب الخاصة بك سهلة الوصول وفعالة. راجع سياساتك وإجراءاتك المتعلقة بدعم الطلاب والشكاوى والطعون.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة: يجب أن تكون جميع سجلات الطلاب وسجلات التدريب والسجلات المالية كاملة ومنظمة جيدًا. سيقوم مدققو ASQA بفحص هذه السجلات.
• إجراء عمليات تدقيق داخلية وتدقيقات وهمية: يمكن أن تساعدك عمليات التدريب هذه في تحديد مجالات التحسين. قم بمحاكاة تجربة التدقيق بأفضل ما يمكنك لتحديد أي نقاط ضعف في عملياتك.
• قم بتدريب موظفيك على متطلبات ASQA: يحتاج كل شخص في RTO الخاص بك إلى فهم إطار جودة التعليم والتدريب المهني ودوره في الحفاظ على الامتثال. تأكد من تقديم التدريب والتحديثات المنتظمة.
• تطوير استراتيجية اتصال واضحة: حدد خطوط اتصال واضحة داخل RTO الخاص بك ومع ASQA لعملية تدقيق سلسة وفعالة.

الأداة المناسبة، مثل كورسبوكس AI، يمكن أن يزيل كل ضغوط تدقيق ASQA. يمكن أن يبسط العديد من جوانب إعداد التدقيق. على سبيل المثال، يمكن أن يساعد في التقييم الذاتي من خلال توفير قوائم مرجعية وتذكيرات. يمكن أن يساعد أيضًا في إدارة المواد التدريبية وسجلات الطلاب في موقع مركزي واحد. أفضل جزء هو أن ميزات إعداد التقارير في Coursebox AI يمكنها إنشاء تقارير توضح امتثالك.

الاستجابة لنتائج التدقيق

قد تتلقى نتيجة «متوافقة»، مما يعني أنك استوفيت جميع المتطلبات معايير RTO. أو قد تتلقى نتيجة «غير متوافقة»، تشير إلى أنك بحاجة إلى معالجة بعض المشكلات. في بعض الأحيان، تكون النتيجة «متوافقة جزئيًا»، مما يعني أنك استوفيت بعض المعايير دون غيرها. إذا كانت لديك نتيجة غير متوافقة، فلا داعي للذعر. في الواقع، 74% من عمليات البحث والتطوير غير متوافقة مع معيار واحد على الأقل في تقييمها الأول. الشيء المهم هو اتخاذ إجراءات سريعة لإصلاح المشكلات لأنه لا يزال لديك فرصة.

الخطوة الأولى: ستحتاج إلى تطوير خطة تصحيح. توضح هذه الخطة كيفية معالجة كل حالة من حالات عدم الامتثال. كن محددًا وقدم دليلًا على كيفية إجراء التغييرات اللازمة. أيضًا، تواصل بانتظام مع ASQA طوال هذه العملية لتظهر لهم أنك ملتزم بإصلاح المشكلات. لتجنب عدم الامتثال في المستقبل، تحتاج إلى التركيز على التحسين المستمر. يتضمن ذلك:

• مراجعة العمليات والإجراءات الخاصة بك بانتظام.
• البحث عن ملاحظات من الموظفين والطلاب.
• تحديد المشكلات المحتملة ومعالجتها بشكل استباقي.
• خلق ثقافة التحسين المستمر.

إذا كنت لا توافق على نتيجة التدقيق، فيحق لك الاستئناف في غضون 30 يومًا. ستحتاج إلى تقديم أدلة لدعم قضيتك، وقد تستغرق ASQA ما يصل إلى 120 يومًا لإعادة النظر. ال قانون محكمة الاستئناف الإدارية لعام 1975 يوفر مزيدًا من التفاصيل حول قرارات ASQA الجذابة.

الخاتمة

لا يقتصر تدقيق ASQA الناجح على الامتثال فقط. يتعلق الأمر بإظهار التزامك بالتدريب الجيد وبناء الثقة مع طلابك. RTO المُعد جيدًا هو RTO ناجح.

لا تدع تدقيق ASQA يكون مصدرًا للتوتر لأنه لا يزال بإمكانك السيطرة على العملية. الأخبار الجيدة؟ يمكن أن يساعد Coursebox AI. يمكن أن يكون شريكك في التعامل مع تعقيدات الامتثال لـ ASQA. إذا كنت مستعدًا لتبسيط إعداد التدقيق وتعزيز ثقتك، للتواصل مع كورس بوكس AI لمعرفة كيف يمكننا دعم RTO الخاص بك.